Las empresas utilizan software de facturación y gestión de facturas para crear y enviar facturas a los clientes con el fin de solicitar el pago por los productos y servicios que entregan. Al usar este tipo de software, las empresas pueden reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar las facturas y mejorar la precisión de sus procesos de facturación.
Este tipo de software es utilizado típicamente por profesionales de la contabilidad, pero también puede ser utilizado por vendedores o gerentes de proyectos para proporcionar a los clientes estimaciones o facturas pro forma. El software de facturación ayuda a las empresas a gestionar la facturación para diferentes tipos de productos o servicios, como la facturación por proyectos para servicios profesionales y la facturación recurrente para servicios públicos.
El software de facturación se integra con software de contabilidad y soluciones ERP o CRM donde se almacena la información sobre los clientes y los productos o servicios que adquirieron. La etapa final del proceso de facturación (cuando se reciben los pagos) generalmente se realiza utilizando un software de contabilidad o un módulo de una solución más grande como ERP.
Para calificar para la inclusión en la categoría de software de facturación, un producto debe:
Proporcionar características para crear múltiples tipos de facturas
Ser capaz de consolidar múltiples facturas en una o dividir una factura
Incluir plantillas para facturas y otros documentos
Permitir a los usuarios enviar facturas en diferentes formatos (PDF, MS Word) a través de varios canales de comunicación (correo electrónico, efax)
Ofrecer informes y análisis sobre el estado de cada factura
Incluir notificaciones de alerta de pago
Integrarse con soluciones de software como ERP, CRM y paquetes de contabilidad
