E-Signatur-Software ermöglicht es Benutzern, Unterschriften auf elektronisch geteilten Dokumenten zu sammeln, wodurch die Notwendigkeit für physische Dokumente zur Aufzeichnung von Unterschriften entfällt. E-Signatur-Software erleichtert die Verteilung rechtlich sensibler Dokumente zur Sammlung elektronischer Unterschriften. Organisationen nutzen E-Signatur-Software, um Dokumente wie Verkaufsverträge oder Beschäftigungspapiere zu verschlüsseln, für die häufig Unterschriften von Kunden, Mitarbeitern oder Partnern erforderlich sind. Die beste E-Signatur-Software integriert sich häufig mit Drittanbieteranwendungen, einschließlich CRM-Software, ERP-Systemen, HR-Management-Suiten und Buchhaltung, um Angebote, Verträge und Lieferantenmanagement zu erleichtern. Eingebaute Sicherheitsstandards, die lokale und bundesstaatliche rechtliche Anforderungen erfüllen, rationalisieren den Austauschprozess von Rechtsdokumenten weiter und garantieren die Legitimität und rechtlichen Auswirkungen von Unterschriften, die über E-Signatur-Software geleistet werden.
Um sich für die Aufnahme in die Kategorie E-Signatur zu qualifizieren, muss ein Produkt:
-Es sowohl Absender- als auch Empfängerbenutzern ermöglichen, Dokumente auf einer Vielzahl von Geräten und Betriebssystemen zu unterschreiben
-Kommunikationen und geteilte Dokumente zwischen den Benutzern der Lösung verschlüsseln und sichern
-Den Dokumentenstatus verfolgen und Benutzer benachrichtigen, wenn Aktionen erforderlich sind (unterschreiben, genehmigen, etc.)
-Benutzern ermöglichen, Benutzerrollen und Berechtigungsrechte sowohl intern als auch für externe Benutzer (Auftragnehmer, Partner, Kunden, etc.) zu definieren
-Eingebaute Dokumentenerstellungs- und Speicherfunktionen anbieten oder sich mit Drittanbieter-Softwarelösungen integrieren, die Dokumentenerstellungs- oder Speicherfunktionen bieten
