Meilleur Logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
Logiciel d'automatisation des formulaires mobiles en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
Qu'est-ce que le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles ?
Le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles aide les travailleurs de terrain et leurs gestionnaires à créer des documents, des formulaires et des données transférables qui peuvent être accessibles à distance ou autrement. Indépendamment de l'emplacement d'un chantier, ce logiciel aide à collecter des données en temps réel et à aider les organisations avec des employés sur le terrain à rationaliser leur collecte de données. Souvent, il permet à l'utilisateur de se connecter hors ligne, permettant aux équipes distantes de créer des mises à jour plus fréquentes et précises des données. Le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles crée ensuite des analyses à partir des données qui sont utilisées pour créer des tableaux de bord et remplir et soumettre des formulaires tels que des inspections, des audits et des rapports directement depuis un appareil mobile. Ce type de logiciel permet aux entreprises d'améliorer la prise de décision, de réduire les coûts, d'accéder à des données importantes en temps réel et de rationaliser les flux de travail. Ces flux de travail notifient les utilisateurs des changements et aident les équipes à rester informées des tâches, des ordres de travail et d'autres missions. Lorsqu'il est intégré au système informatique d'une entreprise, les documents papier peuvent être rapidement et facilement convertis en formulaires numériques, à la fois en ligne et hors ligne, et stockés en toute sécurité dans le cloud de l'entreprise ou dans un stockage sur site.
Principaux avantages du logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
- Numérise les formulaires et documents pour éliminer les dossiers papier
- Capture les données des employés sur le terrain électroniquement
- Permet le partage de formulaires numérisés avec les clients et les employés
- Automatise les tâches, les notifications de délais et autres alertes
- Collecte et analyse les données avec divers tableaux de bord et rapports
Pourquoi utiliser un logiciel d'automatisation des formulaires mobiles ?
La fonction principale du logiciel d'automatisation des formulaires mobiles est de créer et de transférer des documents à distance, à la fois en ligne ou hors ligne. Cependant, il existe plusieurs autres raisons pour lesquelles les organisations décident d'investir dans ce logiciel, dont certaines sont listées ci-dessous :
Productivité améliorée – Le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles aide à automatiser les processus de collecte, de rapport et de stockage des informations tout en permettant à l'employé de remplir et de compléter ces formulaires pratiquement n'importe où. Cela réduit à son tour le multitâche, permettant aux employés de travailler sur des tâches plus complexes tout en laissant les tâches routinières au logiciel d'automatisation des formulaires mobiles.
Collaboration d'équipe – Ce logiciel envoie des ordres de travail à toute l'équipe tout en collectant des informations auprès des employés impliqués dans le projet. Il recueille rapidement et facilement les informations nécessaires et les stocke en toute sécurité, permettant aux travailleurs de trouver rapidement les fichiers qu'ils recherchent.
Réduction du temps de collecte des données – Les formulaires mobiles permettent aux équipes de recueillir les données pertinentes de la manière la plus rapide possible, et par conséquent, les données sont accessibles rapidement et plus efficacement.
Qui utilise le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles ?
Toute entreprise ou organisation avec des employés qui travaillent sur le terrain ou gèrent des propriétés ou des projets à distance peut utiliser le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles. Au sein de ces organisations, à la fois l'employé et l'employeur peuvent tirer parti des avantages de ce logiciel.
Entreprises de transport – Les entreprises de transport utilisent principalement le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles pour les inspections de véhicules. Le logiciel aide à collecter et sécuriser rapidement les données pour créer des formulaires pour les agences de réglementation des transports, telles que le Département des Transports des États-Unis (DOT) ou la Federal Aviation Administration (FAA). Les formulaires mobiles peuvent également être utilisés par les gestionnaires pour examiner le travail des employés en temps réel et s'assurer qu'ils suivent les instructions lors des inspections.
Gestionnaires de projets de construction – Les gestionnaires de projets de construction utilisent ce logiciel pour automatiser la documentation impliquée dans tous les processus de construction. Ces documents incluent les feuilles de temps, les contrats, les rapports d'inspection et tout autre suivi de contractant. Les formulaires mobiles aident les gestionnaires à rationaliser et contrôler le flux de travail de toute la documentation.
Entreprises de gestion d'installations — Toute entreprise ayant diverses propriétés rapportant au bureau principal peut utiliser ce logiciel pour collecter des données. Le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles stocke de nombreux rapports dans un emplacement centralisé, donnant aux employés un accès facile aux données. Certains de ces rapports peuvent inclure des contrats immobiliers, des rapports d'inspection, des ordres de travail ou des estimations de coûts.
Entreprises de services publics — Les entreprises de services publics, telles que le gaz, l'énergie, et l'eau ou les égouts, bénéficient de ce logiciel grâce à l'automatisation de leurs nombreux rapports de conformité réglementaire, ordres de travail, levés de terrain, photos et vidéos. Les formulaires mobiles aident à rationaliser la collecte et le partage de ces données sur le terrain.
Types de logiciels d'automatisation des formulaires mobiles
Il existe divers formulaires mobiles pris en charge par le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles. Ils varient en fonction de facteurs tels que l'étendue des fonctionnalités, le prix et la simplicité. Certains des types les plus populaires sont listés ci-dessous :
Formulaire Web — C'est le type de formulaire le plus simple car il n'y a que quelques champs à remplir. Son principal avantage est sa simplicité mais il peut manquer d'autres fonctionnalités, telles que la gestion des flux de travail et les notifications. Dans la plupart des organisations, ce ne sont que des formulaires texte avec plusieurs champs.
PDF — Le PDF est probablement le formulaire mobile le plus populaire car il est le plus compatible, et les formulaires ressemblent au formulaire original utilisé dans le flux de travail. L'avantage principal du formulaire est qu'il ressemble à un document de marque avec le logo de l'entreprise, le schéma de couleurs et la taille de la police. Si des calculs spécifiques, des listes déroulantes ou des paramètres de sécurité sont nécessaires dans le formulaire, le logiciel peut devoir être personnalisé et ces fonctionnalités doivent être implémentées, ce qui n'est pas toujours facile ou bon marché. Les entreprises peuvent avoir besoin de ressources et de temps supplémentaires pour adapter le formulaire à leurs exigences spécifiques.
Documents Word et feuilles de calcul — Ces formulaires sont également populaires car ils sont créés à l'aide de documents largement compatibles. Ces formulaires peuvent être facilement créés et modifiés, mais manquent parfois de fonctionnalités, comme la conception de formulaires et le stockage centralisé, tout en ayant des problèmes de sécurité potentiels.
Fonctionnalités du logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
Parmi les nombreux avantages et fonctionnalités du logiciel d'automatisation des formulaires mobiles, les suivantes sont quelques fonctionnalités courantes généralement trouvées dans ce type de logiciel :
Application mobile — Les employés doivent souvent utiliser ce logiciel sur leurs appareils mobiles, y compris les smartphones et les tablettes. Une interface mobile est essentielle pour effectuer le travail en déplacement et en cas de nécessité.
Alertes — Des e-mails de notification ou des alertes système sont envoyés dès qu'une étape de flux de travail est prête pour l'employé suivant, permettant à l'utilisateur de compléter la tâche plus rapidement.
Gestion des tâches — Pour que les employés soient automatiquement informés des alertes, des escalades et de tout suivi, les flux de travail peuvent être rationalisés et créés à la volée.
Rapports & Tableaux de bord analytiques — Des rapports et tableaux de bord personnalisés peuvent être créés et distribués à des listes de contacts définies en utilisant les données peuplées et filtrées par le logiciel. Ces ensembles de données peuvent ensuite être explorés pour une analyse plus approfondie.
Intégrations — Le logiciel s'intègre parfaitement avec d'autres plateformes, telles que les feuilles de calcul, les systèmes CRM ou les outils de marketing pour envoyer et recevoir des données.
Fonctionnalité hors ligne — Le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles fonctionne hors ligne, capture les données et remplit automatiquement les formulaires même lorsqu'un appareil n'a pas de connexion Internet. Une fois la connexion Internet rétablie, le logiciel commence automatiquement à mettre à jour les formulaires.
Flux de travail — Une fois que les formulaires et les tâches sont mis à jour et complétés, ils sont livrés au prochain employé pour saisie ou à un gestionnaire pour résolution de problème ou approbation selon les règles de flux de travail spécifiques de l'entreprise.
Autres fonctionnalités du logiciel d'automatisation des formulaires mobiles : Capacités de création d'API, Capacités d'instructions de travail intégrées, Capacités de capture d'image et de vidéo, Capacités OCR
Problèmes potentiels avec le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
Choisir un logiciel trop complexe — En fonction de la taille d'une organisation et de l'étendue de leurs projets, il est important qu'ils sélectionnent une solution qui correspond le mieux à leurs besoins et qui n'est pas trop compliquée ou trop vaste dans ses fonctionnalités. S'il y a plus de champs de formulaire que nécessaire, cela peut amener les employés à perdre du temps à trier des données non pertinentes, ce qui va à l'encontre de l'objectif d'utiliser un logiciel d'automatisation des formulaires mobiles.
Logiciels et services liés au logiciel d'automatisation des formulaires mobiles
Logiciel de gestion des flux de travail — Le logiciel de gestion des flux de travail aide les entreprises à définir et gérer des séquences d'activités et de tâches commerciales. Ce type de logiciel est utilisé pour améliorer la productivité des employés et optimiser l'utilisation des ressources. Il augmente également la collaboration entre les équipes et les départements. Le logiciel de gestion des flux de travail est principalement utilisé par les gestionnaires pour définir les flux commerciaux inter- et intra-départementaux.
Logiciel d'automatisation des processus numériques (DPA) — Le logiciel DPA est un marché émergent d'outils contenant des fonctionnalités trouvées dans de nombreuses technologies, y compris un certain nombre de technologies d'automatisation des processus et de développement rapide d'applications. Ces outils aident les entreprises à développer des solutions de cas et de processus entièrement automatisées de bout en bout. Les plateformes DPA fournissent les outils nécessaires pour construire des applications, déclencher des intégrations et gérer les processus associés à pratiquement n'importe quel flux de travail numérique.
Logiciel de gestion des processus métier — Le logiciel de gestion des processus métier (BPM) aide à définir, automatiser et rapporter sur les processus qui sont destinés à aider à optimiser les entreprises pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Les systèmes BPM sont utilisés pour définir clairement les processus qui couvrent l'ensemble des opérations d'une entreprise et ensuite surveiller ces processus. Ces outils sont également utilisés pour aider à automatiser les processus ou, dans certains cas, à construire des applications numériques pour différentes étapes du processus. La force des systèmes BPM est qu'ils regardent l'ensemble de l'entreprise et peuvent être utilisés par n'importe quel département, mais ils sont généralement sélectionnés par les équipes d'opérations.
