Les plateformes de gestion d'événements intègrent de nombreux outils pour rationaliser le processus de planification d'événements, offrant des fonctionnalités qui couvrent plusieurs aspects de la gestion d'événements au sein d'un seul produit. Les plateformes de gestion d'événements peuvent être utilisées pour gérer des événements de toute taille, mais elles sont plus couramment utilisées pour des événements grands et complexes tels que des conférences, des festivals, des salons professionnels et des réunions d'organisations professionnelles. Les produits de cette catégorie gèrent tous les aspects d'un événement du début à la fin. Cela inclut, mais ne se limite pas à, la création d'un site web pour l'événement, la collecte des inscriptions et la vente de billets, la gestion de la liste des invités, la construction d'un agenda, la promotion de l'événement en ligne, l'engagement des participants et le reporting sur les indicateurs clés de performance (KPI) pour un événement. Ces plateformes offrent souvent des fonctionnalités telles que le marketing par e-mail intégré, des pages d'événements personnalisables et des enquêtes liées à l'événement, ce qui peut aider à rationaliser et améliorer le processus d'organisation de tout événement.
Les plateformes de gestion d'événements offrent généralement une combinaison de logiciels d'enregistrement et de billetterie d'événements, de logiciels de planification d'événements et de logiciels de marketing d'événements. Aujourd'hui, la plupart des plateformes de gestion d'événements sont déployées dans le cloud, permettant aux organisateurs d'événements et aux participants d'accéder facilement aux informations sur l'événement en ligne. En conséquence, certaines plateformes peuvent également fournir des outils tels que des applications mobiles pour événements, des logiciels de réponse du public ou des logiciels de mise en réseau et de matchmaking pour événements.
Traditionnellement, les plateformes de gestion d'événements sont conçues pour gérer des événements en direct et en personne. Selon le fournisseur, les capacités sur site peuvent inclure la technologie pour l'enregistrement sur place, l'impression de badges, l'enregistrement à l'événement, le suivi des sessions et les applications de récupération de prospects. Certaines plateformes de gestion d'événements fournissent également des fonctionnalités de plateformes d'événements virtuels, permettant aux organisateurs d'événements d'adapter les événements en formats virtuels ou hybrides.
Pour être qualifié pour inclusion dans la catégorie des plateformes de gestion d'événements, un produit doit :
Permettre la création d'une page de destination ou d'un site web spécifique à l'événement et à la marque
Fournir des formulaires personnalisables pour l'inscription des participants et permettre aux utilisateurs de gérer les listes de participants
Inclure ou s'intégrer avec des outils de traitement des paiements
Offrir des fonctionnalités de marketing d'événements, telles que le marketing par e-mail, le marketing sur les réseaux sociaux ou d'autres moyens de promotion d'événements
Inclure des fonctionnalités pour la planification et la gestion des événements sur site, telles que l'enregistrement sur place, l'impression de badges, la récupération de prospects et les plans d'étage
Rapporter sur les métriques d'événements telles que la participation, l'engagement et le retour sur investissement via des analyses intégrées ou des tableaux de bord
