Les entreprises utilisent des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) pour gérer de grands volumes de factures et de transactions financières entre une entreprise et ses fournisseurs. Bien que la plupart des solutions comptables incluent des fonctionnalités AP, beaucoup d'entre elles ne fournissent pas de fonctionnalités pour gérer des processus AP complexes. Les entreprises choisissent des logiciels d'automatisation AP pour réduire le travail manuel et éviter les erreurs humaines. Les logiciels d'automatisation AP sont utilisés par les comptables et par les membres du département comptable responsables des comptes fournisseurs. Ils peuvent également être utilisés par les gestionnaires et les cadres pour surveiller les activités de traitement AP. Ce type de logiciel simplifie les activités AP complexes et aide les comptables à gérer de grands volumes de factures fournisseurs. L'automatisation AP améliore l'efficacité et la précision du département AP et aide avec d'autres activités comptables telles que la clôture financière. Les solutions d'automatisation AP peuvent être proposées en tant que produits autonomes ou dans le cadre de suites comptables qui incluent également l'automatisation AR, la facturation et l'invoicing, et les fonctionnalités de traitement des paiements. Ce type de logiciel est intégré aux solutions comptables ou aux modules comptables des systèmes ERP.
Pour être inclus dans la catégorie Automatisation AP, un produit doit :
Fournir des flux de travail personnalisables pour rationaliser les tâches répétitives des comptes fournisseurs telles que la saisie de données
Inclure des fonctionnalités de capture et d'imagerie de documents pour convertir les factures papier en documents électroniques
Traiter de grands volumes de documents fournisseurs tels que des factures ou des notes de crédit
Fournir un référentiel unique pour que les utilisateurs puissent rechercher et récupérer des documents AP
Faire correspondre les factures fournisseurs avec les bons de commande correspondants pour suivre avec précision les montants dus
Offrir des processus d'approbation pour les paiements, les débits ou toute modification des transactions AP
Se conformer aux normes comptables et aux réglementations pour le traitement AP
S'intégrer aux logiciels comptables, ERP, ou aux systèmes financiers avancés tels que la
gestion de la performance d'entreprise (CPM)
