Meilleur Logiciel de conseil académique

Qu'est-ce que le logiciel de conseil académique ?

Pourquoi utiliser un logiciel de conseil académique ?

Qui utilise le logiciel de conseil académique ?

Fonctionnalités du logiciel de conseil académique

De nombreux produits de logiciel de conseil académique contiennent certaines ou toutes les fonctionnalités suivantes :

Planification de rendez-vous — La plupart des produits de logiciel de conseil contiennent un outil de planification en ligne qui permet aux étudiants de prendre rendez-vous avec leurs conseillers. Les membres du personnel universitaire aident à organiser des rendez-vous avec les étudiants. Certains outils synchronisent ces rendez-vous avec le calendrier personnel d'un étudiant ou d'un conseiller.

Planification de cours — Les étudiants peuvent construire des plans de diplôme personnalisés qui s'alignent avec leurs objectifs et leur emploi du temps, avec l'aide de leur conseiller. Les administrateurs peuvent définir les exigences universitaires pour chaque programme dans le logiciel afin que les étudiants sachent si leur plan omet des cours essentiels.

Simulateurs d'emploi du temps — Les étudiants envisageant de changer de majeure peuvent utiliser des fonctions "et si" dans les outils de conseil académique pour visualiser les impacts d'un changement potentiel avant de prendre une décision finale.

Tableau de bord du conseiller — Le logiciel de conseil académique offre généralement des tableaux de bord dynamiques qui montrent des informations mises à jour sur les progrès d'un étudiant. Les conseillers utilisant ces portails en ligne peuvent voir des notes des étudiants, des rapports de progrès académiques, des contacts que l'étudiant a eus avec différents départements, et d'autres informations sur un seul écran.

Prise de notes — Les outils de prise de notes collaboratifs permettent aux conseillers, enseignants, tuteurs et autres membres du personnel d'enregistrer des notes sur les interactions avec les étudiants ou de consigner des préoccupations sur les progrès d'un étudiant et de voir les notes laissées par d'autres.

Analytique prédictive — La modélisation informatique intégrée dans certains logiciels de conseil académique peut exploiter des données de différents départements du campus pour identifier les étudiants à risque — à la fois individuellement et en groupe — afin que les conseillers sachent quels étudiants ont besoin d'un soutien supplémentaire. Cette technologie de modélisation prédictive est souvent conçue sur mesure pour chaque collège ou université, en fonction de facteurs uniques à chaque campus.

Alertes automatisées — Les conseillers peuvent configurer des outils logiciels pour les notifier automatiquement des développements préoccupants pour les étudiants dans leur charge de travail, comme un étudiant manquant régulièrement des cours ou obtenant de mauvaises notes dans un trimestre académique donné. Ces alertes peuvent être envoyées directement aux étudiants, leur faisant savoir qu'ils sont hors piste et les connectant avec des ressources pour une aide supplémentaire.

Messagerie — Les fonctions de messagerie individuelle et de groupe permettent aux conseillers de contacter les étudiants entre les réunions. Les fonctionnalités de messagerie dans les applications mobiles permettent aux étudiants de contacter facilement leurs conseillers.

Évaluations — Certains outils de conseil ont des tests intégrés pour aider les étudiants à explorer quelle majeure poursuivre, quelles carrières pourraient leur convenir, quelles sont leurs forces, ou quels collèges pourraient être un bon choix.

Correspondance de collège — Les outils de conseil pour les conseillers d'orientation au lycée peuvent combiner plusieurs points de données étudiants tels que le GPA, les scores de test, les préférences de majeure universitaire, et les intérêts personnels, pour générer une liste d'écoles à considérer pour un étudiant.

Tendances liées au logiciel de conseil académique

Utilisation de l'analytique — Les entreprises ont de plus en plus utilisé la modélisation prédictive et les logiciels d'apprentissage automatique pour atteindre des objectifs stratégiques et obtenir des informations sur les résultats futurs. Ces mêmes technologies font leur chemin dans les bureaux de conseil universitaire, car les produits modernes de logiciels de conseil permettent aux administrateurs de signaler de manière proactive les étudiants en difficulté. Cette intelligence peut donner au personnel une chance d'intervenir et d'aider les étudiants à risque avant qu'ils ne prennent du retard.

Personnalisation — Les fournisseurs donnent aux administrateurs des collèges et universités une plus grande liberté pour configurer les outils de conseil académique afin de répondre aux besoins de leur campus. Les algorithmes de modélisation prédictive peuvent être personnalisés pour analyser quels facteurs sont les plus importants pour les objectifs de chaque institution. Les conseillers peuvent ajuster les tableaux de bord pour suivre les progrès des étudiants et afficher différentes combinaisons de données. Les exigences académiques peuvent être ajustées pour correspondre aux changements effectués par les principaux administrateurs. La personnalisation permet aux institutions d'adapter l'outil à leurs besoins uniques.

Intégrations avec les appareils mobiles — Les développeurs ont intégré des intégrations mobiles directement dans leur logiciel car la plupart des étudiants universitaires utilisent des smartphones. Les étudiants peuvent utiliser des applications téléphoniques ou des sites Web adaptés aux mobiles pour passer des évaluations, communiquer avec des conseillers et prendre des rendez-vous.

Problèmes potentiels avec le logiciel de conseil académique

Profilage des étudiants — Bien que la modélisation prédictive soit un outil puissant, elle a également le potentiel d'avoir des impacts négatifs sur certains groupes démographiques d'étudiants si elle n'est pas mise en œuvre avec soin. Un algorithme informatique qui prend en compte les données démographiques pourrait considérer les étudiants issus de groupes historiquement sous-représentés comme étant plus "à risque" que d'autres étudiants. Par conséquent, ce système pourrait décourager, par exemple, un étudiant de couleur de poursuivre une majeure universitaire plus difficile, ou pourrait être plus sensible s'ils échouent dans une classe. Les conseillers doivent être conscients du potentiel de biais dans l'analytique prédictive et doivent utiliser ces outils de manière réfléchie pour éviter de décourager involontairement les étudiants et de limiter leur potentiel.

Confidentialité des données — Les collèges et universités doivent sécuriser correctement les données sensibles sur lesquelles repose le logiciel de conseil académique, telles que les dossiers académiques des étudiants et les informations démographiques des étudiants. Cela devient plus important lorsque les institutions partagent ces données avec des entreprises de logiciels tierces. Les étudiants doivent être bien informés sur les données que leur école collecte et comment elles sont utilisées. Une mauvaise gestion des données des étudiants pourrait exposer les institutions au risque de violer les lois fédérales sur la confidentialité des étudiants.

Personnel adéquat — Malgré le potentiel du logiciel de conseil académique pour rationaliser les opérations de conseil, ces outils ne remplacent pas les conseillers humains. Les conseillers sont souvent responsables de centaines d'étudiants. Les établissements d'enseignement doivent donner la priorité au personnel afin que les conseillers aient la capacité de rencontrer les étudiants en tête-à-tête et la bande passante pour répondre rapidement aux besoins des étudiants.

Logiciels et services liés au logiciel de conseil académique

Le logiciel de conseil académique s'intègre souvent avec les systèmes d'information des étudiants, permettant aux conseillers d'accéder aux données du carnet de notes et aux informations démographiques. Ces produits peuvent également extraire des données des plateformes de gestion de l'aide financière pour donner aux conseillers une image complète de la situation financière d'un étudiant.