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El software de intranet para empleados proporciona a las organizaciones una suite de colaboración dentro de una red privada y segura. Estas herramientas pueden servir como el punto focal de la pila de software de colaboración de una empresa, combinando características como mensajería, intercambio de archivos, creación de perfiles de usuario y distribución de tareas, todo en una plataforma de marca. Los usuarios pueden acceder a la intranet utilizando un inicio de sesión único (SSO), y aquellos fuera de la organización no podrán usar la plataforma a menos que se les proporcionen credenciales de inicio de sesión.
Beneficios Clave del Software de Intranet para Empleados
Consolidación — Las intranets corporativas están equipadas con características específicamente determinadas por la empresa en cuestión, lo que permite que el software se adapte a medida para una organización dada. Esto permite a las empresas consolidar las características y funcionalidades que normalmente obtendrían de múltiples soluciones y agruparlas en una sola plataforma. Aunque la intranet puede ser costosa de construir y mantener, a largo plazo, una empresa puede ahorrar más dinero simplemente construyendo una plataforma para sus necesidades de comunicación en lugar de comprar múltiples licencias para un puñado de productos.
Seguridad — Dada la cantidad de información manejada dentro de las intranets, a menudo requerirán que los usuarios configuren la autenticación multifactor para acceder al portal. Estas herramientas son a menudo más seguras que otras aplicaciones donde los usuarios no necesitan proporcionar credenciales adicionales para probar su identidad. Dado que los usuarios solo tienen que recordar un inicio de sesión para acceder a todos sus canales de comunicación, hay menos riesgo de que ocurra una violación de seguridad debido a una debilidad en una aplicación.
Comunicación — Muchas empresas con intranets sociales consolidarán todos sus canales de comunicación y colaboración en su intranet, ya sea de forma nativa o a través de integraciones. Los usuarios se vuelven más receptivos y comprometidos ya que solo tienen que revisar un portal para todos sus canales de comunicación. También es más fácil para las empresas difundir información a toda su empresa porque pueden confiar en que los empleados revisen la intranet.
Productividad — Dado que las intranets consolidan múltiples funcionalidades en un solo producto, los empleados pasan menos tiempo cambiando entre aplicaciones y canales de comunicación. Algunas intranets incluso pueden incluir gestión de contenido nativa o integrada, permitiendo a los usuarios comunicarse y compartir contenido sin problemas, todo dentro de una sola aplicación.
Compromiso de los Empleados — Algunas intranets tienen un fuerte énfasis en el compromiso de los empleados. Estas herramientas ofrecerán características adicionales como la solicitud de retroalimentación de los empleados y el reconocimiento de los empleados, permitiendo a los empleados responder a los cambios de la empresa a través de encuestas de pulso.
Las intranets para empleados son un elemento básico popular para las grandes organizaciones que requieren mucha funcionalidad personalizada dentro de un portal de marca. Aunque las intranets pueden ser utilizadas por cualquier organización, son particularmente comunes entre ciertos tipos de instituciones.
Educación — La mayoría de las universidades tendrán su propia intranet donde tanto empleados como estudiantes pueden acceder a noticias, estudiar materiales de clase y solicitar documentos. Cómo se verá la intranet y las funciones dentro de ella se basan en el tipo de membresía que tenga el usuario. Los estudiantes tendrán acceso a un conjunto diferente de características en comparación con los profesores y administradores.
Atención Médica — Los proveedores de atención médica requieren herramientas de software que cumplan con HIPAA y a menudo agruparán toda la funcionalidad de comunicación que requieren en una sola intranet por conveniencia. Las intranets para empleados de proveedores de atención médica a menudo ofrecerán un software de mensajería compatible con HIPAA y software de comunicación y colaboración clínica de forma nativa dentro de una plataforma.
Organizaciones Sin Fines de Lucro — Muchas organizaciones sin fines de lucro requieren funcionalidades de software específicas que de otro modo no pueden encontrar en soluciones de software dispares. En su lugar, eligen construir todas las características que necesitan en un portal de intranet para administradores, empleados y voluntarios. Aunque hay muchas soluciones de software para organizaciones sin fines de lucro disponibles, una intranet permite a las organizaciones construir solo las características que requieren y poner toda esa funcionalidad en un solo lugar.
Las soluciones de intranet para empleados pueden incluir, pero no se limitan a, las características enumeradas a continuación:
Comunicaciones Internas — Permite a los usuarios participar en discusiones 1:1 o en grupo a través de mensajería instantánea o comentarios.
Notificaciones Push — La plataforma permite a los administradores enviar notificaciones o noticias a nivel de toda la empresa.
Calendario — Proporciona o se integra con un calendario donde las empresas pueden planificar eventos. Esto también puede incluir calendarios para individuos.
Compartición de Contenido — La plataforma proporciona un feed de noticias donde las empresas pueden compartir y discutir contenido.
Encuestas de Pulso — Distribuir encuestas o sondeos cortos y personalizables centrados en la cultura a los empleados para medir los diversos factores del compromiso de los empleados, incluyendo la satisfacción laboral, del entorno y del pago.
Reconocimiento entre Pares — Enviar y recibir reconocimiento en forma de insignias digitales, premios o mensajes a colegas, empleados y gerentes. El reconocimiento se muestra en tiempo real en la plataforma en un feed de actividad en vivo.
Redundancia — Aunque algunas intranets para empleados están construidas específicamente para una empresa en particular, muchas se venden como soluciones listas para usar que no requieren mucha configuración. Sin embargo, estos productos pueden proporcionar características que no son aplicables a las necesidades de una empresa o que ya son proporcionadas por otra solución de software.
Este es a menudo el caso con las intranets que proporcionan un componente de comunicaciones internas. Las empresas a menudo ya emplean una herramienta popular de comunicaciones internas antes de la implementación de una intranet, y a menos que la intranet pueda integrarse con ella, los usuarios se enfrentan a características redundantes. Esto puede ser confuso para los empleados, o una característica completa de la intranet será ignorada, reduciendo la rentabilidad.
Costo — Las intranets para empleados son típicamente empleadas por organizaciones muy grandes que necesitan un espacio singular para permitir la comunicación y alojar su base de conocimiento. Como resultado, pueden ser muy costosas, y las organizaciones medianas pueden no tener el capital para afrontar el costo de una intranet, incluso si la necesitan.
Aunque algunos productos están específicamente orientados hacia el mercado medio, las intranets aún necesitan escalar a medida que una organización crece. El costo de desarrollo y mantenimiento de una intranet social juntos puede ahuyentar a las empresas potenciales. Muchas empresas, en cambio, optan por emplear una pila de herramientas de comunicación que juntas pueden simular una intranet.