Mejor Software de Gestión de Subvenciones
El software de gestión de subvenciones ayuda a los otorgantes y solicitantes de subvenciones a gestionar el proceso de propuesta y adjudicación de subvenciones desde diferentes perspectivas. Aunque se utiliza predominantemente en el sector sin fines de lucro por fundaciones otorgantes, estas herramientas también tienen aplicaciones para agencias gubernamentales y organizaciones de investigación científica. Ciertas herramientas están mejor diseñadas para gestionar las complejidades de la financiación pública, incluidas las regulaciones gubernamentales y el cumplimiento, en contraposición a la financiación privada. El software de gestión de subvenciones agiliza la convocatoria de presentaciones al proporcionar creación de formularios, automatización de tareas y soporte de revisión. Los financiadores utilizan estas herramientas para rastrear sus presupuestos de adjudicación, monitorear el progreso de todos los beneficiarios y medir el éxito a lo largo del tiempo para determinar si las prioridades de financiación necesitan cambiar. Desde una perspectiva de gestión de proyectos, este tipo de software ayuda a los usuarios a monitorear las actividades necesarias que ocurren en diferentes etapas de cada solicitud de subvención, desde antes de la adjudicación hasta después de la adjudicación.
Por otro lado, el software de gestión de subvenciones diseñado para solicitantes de subvenciones permite a las organizaciones buscar oportunidades de subvenciones abiertas basadas en criterios seleccionados, y proporciona herramientas para ayudar con la preparación y presentación de propuestas. Estas herramientas apoyan la anexión de documentos, almacenan archivos y respuestas comúnmente utilizados, y ayudan a los otorgantes y solicitantes de subvenciones a comunicarse de manera más efectiva. Los beneficiarios pueden medir su progreso en comparación con las métricas propuestas a lo largo del tiempo y corregir el rumbo según sea necesario, y pueden generar informes para rastrear conjuntos de datos más grandes relacionados con el éxito de la financiación o programático.
Algunos software de recaudación de fondos y software de gestión de donantes apoyan funciones básicas de gestión de subvenciones, permitiendo gestionar fechas límite importantes y elementos de acción, información de relaciones, y propuestas e informes. Además, la mayoría de las herramientas de gestión de subvenciones se integran con software de contabilidad para gestionar la contabilidad de fondos y asegurar que los gastos de subvenciones se alineen con el presupuesto contratado.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Subvenciones, un producto debe:
Gestionar el flujo de oportunidades de subvenciones desde la perspectiva de un solicitante o otorgante de subvenciones Proporcionar herramientas de comunicación para que las organizaciones interactúen con sus financiadores Crear asignaciones de tareas para acciones requeridas a lo largo del proceso de pre y post adjudicación Rastrear las asignaciones de subvenciones para monitorear la salud del portafolio de financiación o asegurar el cumplimiento del beneficiarioMejor Software de Gestión de Subvenciones de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Gestión de Subvenciones
¿Qué es el Software de Gestión de Subvenciones?
Las organizaciones sin fines de lucro utilizan soluciones de gestión de subvenciones para gestionar todo el proceso de solicitud de subvenciones. Las soluciones en esta categoría encuentran oportunidades de subvenciones disponibles que coinciden con los filtros de una organización, automatizan los procesos de redacción de subvenciones y aseguran el cumplimiento durante todo el proceso de la subvención (antes y después de la solicitud). Las aplicaciones de gestión de subvenciones también contienen características de revisión y presentación de subvenciones. Las organizaciones sin fines de lucro dependen de las subvenciones como una fuente vital de ingresos, por lo que asegurar que el proceso sea eficiente, bien gestionado y optimizado es de suma importancia. Una mejor gestión de subvenciones podría llevar a solicitudes de subvenciones más exitosas, aumentando los ingresos de la organización. Algunas soluciones de gestión de subvenciones proporcionan funcionalidad tanto para organizaciones que solicitan subvenciones como para organizaciones que las crean. Ciertas soluciones pueden hacer ambas cosas, pero la mayoría se especializa en un lado u otro.
Beneficios Clave del Software de Gestión de Subvenciones
- Aumentar la facilidad de descubrimiento de subvenciones
- Consolidar toda la información relacionada con subvenciones
- Optimizar el proceso de solicitud de subvenciones
- Gestionar la respuesta a la solicitud y automatizar las actividades de gestión de subvenciones
¿Por qué Usar Software de Gestión de Subvenciones?
Canal de Solicitud de Subvenciones — El proceso de solicitud de subvenciones puede ser arduo y consumir mucho tiempo sin garantía de éxito. Solo elegir a qué subvenciones aplicar puede ser difícil, ya que hay muchas para clasificar y evaluar. El software de gestión de subvenciones puede automatizar al menos parte de este proceso, proporcionando a los posibles solicitantes de subvenciones un sólido canal de oportunidades para las cuales la organización estará calificada. Por supuesto, esto no es una garantía de éxito, pero asegurar que cada solicitud no sea descartada tan pronto como cruce el escritorio del tomador de decisiones del otro lado es un comienzo.
Automatización de Solicitudes de Subvenciones — Automatizar pasos en el proceso de solicitud de subvenciones es clave para asegurar que puedas aplicar a la mayor cantidad de subvenciones posible si eres un solicitante de subvenciones. Las solicitudes de subvenciones federales toman entre 80 y 200 horas para redactar, por lo que reducir ese tiempo es una ventaja para completar tantas solicitudes de subvenciones como sea posible.
Mejorar la Comunicación — Mejorar los canales de comunicación entre los solicitantes de subvenciones y los otorgantes de subvenciones es un aspecto importante del software de gestión de subvenciones. Estas aplicaciones están diseñadas para hacer el proceso lo más fácil posible para ambas partes. Cualquier ambigüedad en el proceso de solicitud puede ser abordada a través de los canales de comunicación que ofrece el software de gestión de subvenciones.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Subvenciones?
Organizaciones Sin Fines de Lucro — Las organizaciones sin fines de lucro son los mayores usuarios del software de gestión de subvenciones, particularmente las organizaciones que operan en áreas como las artes, que dependen en gran medida de las subvenciones para su financiación. Estas organizaciones son típicamente solicitantes de subvenciones y utilizan el software para optimizar su proceso de solicitud. Los repositorios de documentos, herramientas de informes, características de colaboración y más contribuyen a hacer el proceso de solicitud lo más fácil posible.
Gobiernos — Las organizaciones gubernamentales tienen fondos para otorgar en forma de subvenciones. El software de gestión de subvenciones para otorgantes les permite mantener portales de solicitud, un centro de revisión y herramientas de informes.
Fundaciones Privadas — Las fundaciones privadas, o las organizaciones no gubernamentales con fondos disponibles para solicitantes de subvenciones, también utilizan software de gestión de subvenciones. Utilizan la misma funcionalidad que cualquier otro otorgante de subvenciones, aunque operan con menos supervisión, ya que son instituciones privadas. Las fundaciones privadas utilizarán el portal de solicitantes, el portal de revisores y las herramientas de informes para asegurar que están otorgando sus fondos a los solicitantes más calificados.
Tipos de Software de Gestión de Subvenciones
Búsqueda de Subvenciones — Este tipo de software de gestión de subvenciones está diseñado para gestionar la recopilación y solicitud de oportunidades de subvenciones adecuadas. Estas soluciones se centran en armar solicitudes de subvenciones personalizadas y fortalecer el proceso de solicitud de subvenciones. Los buscadores de fondos buscan asegurar la mayor cantidad de financiación de subvenciones posible, por lo que cuantas más solicitudes a oportunidades adecuadas puedas armar, mejor. Debido a esto, las soluciones de gestión de subvenciones para solicitantes de subvenciones automatizan tanto del proceso como sea posible. Esto puede tomar la forma de robustos repositorios de documentos de solicitudes pasadas y herramientas para automatizar el proceso de descubrimiento.
Creación de Subvenciones — El software de gestión de subvenciones para creadores de subvenciones se encarga del otro lado de la industria. Estas soluciones de gestión de subvenciones gestionan la creación de las subvenciones en sí, la recopilación de solicitudes, la revisión de solicitudes y la difusión de los resultados del proceso.
Características del Software de Gestión de Subvenciones
El software de gestión de subvenciones a menudo incluye, pero no se limita a, las siguientes características:
Portal de Solicitudes — Este es un portal centralizado a través del cual los solicitantes pueden enviar sus solicitudes de subvenciones.
Gestión Centralizada de Solicitantes — Un panel que los otorgantes de subvenciones pueden usar para gestionar todas las solicitudes que se envían a través del portal de solicitudes. El software de gestión de subvenciones proporciona herramientas para clasificar las solicitudes de manera rápida y fácil.
Herramientas de Revisión — Proporciona a los revisores de solicitudes visibilidad completa en el proceso de revisión, incluyendo qué pasos deben tomarse y cuándo.
Integraciones — Importa datos de múltiples fuentes e integra con aplicaciones de terceros necesarias.
Visualización de Datos — Crea gráficos y tablas a partir de los datos alojados en la aplicación.
Informes — Produce informes preconstruidos o personalizables a partir de los datos disponibles en el sistema. Estos informes a menudo incluyen visualizaciones de datos.
Generación de Documentos — Proporciona a los usuarios herramientas para generar documentos relacionados con subvenciones.
Notificaciones Push — Estas notificaciones se crean y envían cada vez que ocurre un evento desencadenante, ya sea una fecha límite, una revisión de documentos u otra cosa.
Repositorio de Documentos — Esta característica es para tanto otorgantes como solicitantes de subvenciones, pero es más importante para los solicitantes de subvenciones. Las aplicaciones permiten a los usuarios almacenar documentos relacionados con solicitudes de subvenciones en el software para ser utilizados una y otra vez.
Rastros de Auditoría — Esta característica rastrea todos los cambios y revisiones hechas a una solicitud, perfil o subvención específica para que puedas volver y auditar el proceso más adelante.
Otras características del software de gestión de subvenciones: Informes Ad Hoc, Análisis de Datos, Evaluación de Elegibilidad, Contabilidad de Fondos, y Evaluación de Programas.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Subvenciones
Aumento de la Automatización — La industria de gestión de subvenciones está tendiendo hacia más automatización, particularmente cuando se trata de informes, lo que aumenta la transparencia de la industria y debería mejorar la detección de fraudes mientras mitiga el abuso y mal uso de fondos.
Transparencia — La transformación digital que ha barrido el sector de subvenciones ha llevado a que la mayoría de los datos relacionados con subvenciones se alojen en repositorios digitales fácilmente auditables. Esto continuará llevando a un mayor escrutinio sobre cómo se están gastando los fondos de subvenciones.
Aumento de la Regulación — Los gobiernos de todo el mundo están buscando activamente mejorar la transparencia con el proceso de subvenciones para que los departamentos sean responsables de cómo se está gastando el dinero del gobierno. Los EE.UU. aprobaron la Ley DATA en 2014, que requiere que todo el dinero federal que se gasta, incluyendo el dinero otorgado a través de fondos y subvenciones, sea reportado y esté disponible públicamente. Además, la Guía Uniforme de la Oficina Federal de Gestión y Presupuesto requiere que aquellos que reciben subvenciones informen sobre su gasto y el impacto de ese gasto. El aumento de regulaciones que gobiernan el proceso de subvenciones en ambos lados significa que las organizaciones necesitan una funcionalidad de informes robusta en sus aplicaciones de gestión de subvenciones. Los proveedores tendrán que seguir desarrollando este lado de su software para tener éxito en la industria en el futuro.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Subvenciones
CRM — La mayoría del software de gestión de subvenciones se integrará con el software de CRM comúnmente utilizado.
Contabilidad para Organizaciones Sin Fines de Lucro — Asegurar que los dólares gastados y ganados se rastreen adecuadamente es clave para impulsar la transparencia y la contabilidad adecuada. La mayoría de los sistemas de gestión de subvenciones se integrarán con el software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro para completar la funcionalidad.
