Las empresas utilizan software de automatización de cuentas por pagar (AP) para gestionar grandes volúmenes de facturas y transacciones financieras entre una empresa y sus proveedores. Aunque la mayoría de las soluciones contables incluyen funciones de AP, muchas de ellas no proporcionan funcionalidad para gestionar procesos complejos de AP. Las empresas eligen el software de automatización de AP para reducir el trabajo manual y evitar errores humanos. El software de automatización de AP es utilizado por contadores y por miembros del departamento de contabilidad responsables de las cuentas por pagar. También puede ser utilizado por gerentes y ejecutivos para monitorear las actividades de procesamiento de AP. Este tipo de software simplifica actividades complejas de AP y ayuda a los contadores a gestionar grandes volúmenes de facturas de proveedores. La automatización de AP mejora la eficiencia y la precisión del departamento de AP y ayuda con otras actividades contables como el cierre financiero. Las soluciones de automatización de AP pueden entregarse como productos independientes o como parte de suites contables que también incluyen automatización de cuentas por cobrar (AR), facturación y características de procesamiento de pagos. Este tipo de software se integra con soluciones contables o con módulos contables de sistemas ERP.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Automatización de AP, un producto debe:
Entregar flujos de trabajo personalizables para agilizar tareas repetitivas de cuentas por pagar como la entrada de datos
Incluir funciones de captura e imagen de documentos para convertir facturas en papel en documentos electrónicos
Procesar grandes volúmenes de documentos de proveedores como facturas o notas de crédito
Proporcionar un único repositorio para que los usuarios busquen y recuperen documentos de AP
Emparejar facturas de proveedores con órdenes de compra correspondientes para rastrear con precisión los montos adeudados
Ofrecer procesos de aprobación para pagos, débitos o cualquier modificación a transacciones de AP
Cumplir con los estándares y regulaciones contables para el procesamiento de AP
Integrarse con software contable, ERP o sistemas financieros avanzados como
gestión del rendimiento corporativo (CPM)
