Beste Öffentlichkeitsarbeit und Advocacy-Software
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Was ist Public Affairs und Advocacy Software?
Public Affairs und Advocacy Software stattet Organisationen mit Akquisitions-, Engagement- und Mobilisierungswerkzeugen aus, um Ergebnisse für Initiativen zu erzielen, die sich auf Advocacy, Public Affairs und Regierungsbeziehungen konzentrieren. Durch die Kombination von CRM-Systemen und Marketing-Software-Funktionen mit branchenspezifischen Merkmalen können Benutzer wichtige Interessengruppen identifizieren, mit ihnen über mehrere Kanäle zur richtigen Zeit interagieren und Handlungsaufforderungen einsetzen. Basis-Advocacy-Organisationen verlassen sich auf diese Software, um Unterstützer in Bezug auf spezifische Themen wie lokale Gesetzgebung oder Wahlen geografisch zu lokalisieren und sie dazu zu bringen, Petitionen zu unterschreiben, ihre Vertreter zu kontaktieren und Bildungsmaterialien zu erkunden.
Public Affairs und Advocacy Software hilft Organisationen auch dabei, neue Interessengruppen und Befürworter zu identifizieren, die ihre Sache unterstützen, indem sie die oben genannten geografischen Zielgruppenfunktionen sowie Beziehungstracking-Tools, benutzerdefinierte Formulare, Social-Media-Posts und -Anzeigen sowie SMS-Outreach nutzen. Insbesondere Non-Profit-Organisationen nutzen diese Funktionen, um wichtige Befürworter innerhalb ihrer bestehenden Unterstützerbasis zu identifizieren, wenn sie versuchen, sich um ein Thema zu mobilisieren, das mit ihrer organisatorischen Mission zusammenhängt. Abhängig von den Bedürfnissen einer Organisation können diese Lösungen bei der Mittelbeschaffung und dem Veranstaltungsmanagement helfen. Visuelle Diagramme und analytische Berichte verfolgen den Erfolg von Kampagnen mit der erforderlichen Spezifität.
Einige Produkte, die mehr auf Public Affairs-Profis ausgerichtet sind, können auch Regierungsausschusssitzungen, Social-Media-Kommentare sowie Entwicklungen in der Gesetzgebung und Regulierung auf lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Ebene verfolgen. Dies hält die Benutzer über Gesetzentwürfe auf dem Laufenden, während sie den Gesetzgebungsprozess durchlaufen. Verzeichnisse können entweder nativ oder über Integrationen verfügbar sein, um schnell den entsprechenden Regierungsmitarbeiter oder politischen Entscheidungsträger zu identifizieren, den man kontaktieren sollte.
Was sind die häufigsten Funktionen von Public Affairs und Advocacy Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen von Public Affairs und Advocacy Software, die Benutzern helfen können:
Kontakt- und Beziehungsmanagement: Als grundlegende Funktion ermöglicht das Kontakt- und Beziehungsmanagement Benutzern, Interaktionen zu verfolgen, alle relevanten Daten zu Interessengruppen und Befürwortern zu verwalten und alle Outreach-Bemühungen mithilfe von Segmentierung und geografischer Zielgruppenansprache zu steuern. Abhängig vom Produkt wird diese Funktion alle vergangenen finanziellen Beiträge, die Teilnahme an Veranstaltungen und bestehende Mitgliedschaften verfolgen, je nach den Bedürfnissen einer Organisation. Befürworter können auch den entsprechenden Regierungsvertretern und Gesetzgebern zugeordnet werden, was nützlich ist, wenn man Handlungsaufforderungskampagnen in bestimmten geografischen Gebieten startet.
E-Mail- und Textnachrichten: Das Engagement von Befürwortern hängt von der Multikanal-Kommunikation ab. Public Affairs und Advocacy Software bietet E-Mail- und Text-Outreach-Tools und oft auch Social-Media-Integration, um Aktionsalarme zu aktuellen Themen zu verteilen, Unterschriften für Petitionen zu sammeln, Kontaktinformationen für Entscheidungsträger bereitzustellen und Updates zum Kampagnenfortschritt und -ergebnissen zu senden.
Patch-Through-Anrufe: Patch-Through-Anrufe erleichtern es Befürwortern und Interessengruppen, mit Vertretern, Gesetzgebern und politischen Entscheidungsträgern in Kontakt zu treten. Abhängig vom Anbieter wird diese Funktion normalerweise von einem automatischen Wähler, einem Freiwilligen oder einem Kundendienstmitarbeiter aktiviert. Patch-Through-Anrufe sind eine effektive Mobilisierungsstrategie, um Unterstützer mit dem entsprechenden Vertreter zu verbinden, um die öffentliche Politik zu beeinflussen, oft bei dringenden Themen, die unerwartet auftreten.
Formular- und Website-Builder: Durch eine Kombination aus Vorlagen und anpassbaren Builder-Tools macht es Public Affairs und Advocacy Software einfach, E-Mail-, Text- und allgemeine Inhaltsvorlagen zu erstellen, um Outreach-Bemühungen zu rationalisieren. Personalisierte Zielseiten für spezifische Kampagnen können ebenfalls erstellt werden, was es einfach macht, Befürworter und Interessengruppen auf eine Seite mit relevanten Ressourcen und Handlungsschritten zu leiten.
Kartierung: Visuelle Diagramme machen es einfach, die Standorte der Unterstützer und ihre lokalen Bezirke zu sehen. Diese geografische Zielgruppenfunktionalität ist praktisch für Handlungsaufforderungskampagnen auf lokaler Ebene. Diese Funktion ist auch wichtig für Erzählzwecke, wenn Organisationen den Erfolg von Kampagnen auf regionaler oder bundesstaatlicher Ebene visualisieren möchten.
Datenbank öffentlicher Beamter: Für Public Affairs- und Beziehungsteams machen öffentliche Datenbanken es einfach, Regierungsbeamte, Gesetzgeber und politische Entscheidungsträger zu identifizieren und auf aktuelle Kontaktinformationen, Hintergrundinformationen und Wählervertretung zuzugreifen. Benutzer können auch Treffen und andere Interaktionen für jeden Beamten verfolgen.
Was sind die Vorteile von Public Affairs und Advocacy Software?
Die Vorteile von Public Affairs und Advocacy Software sind wie folgt:
Personalisierung: Am bemerkenswertesten macht es Public Affairs und Advocacy Software unglaublich einfach und effizient, gezielte Outreach-Bemühungen an Befürworter zu senden und sie um relevante Themen zu mobilisieren. Dies stellt sicher, dass Handlungsaufforderungen nur an diejenigen gesendet werden, die ein Interesse an dem Thema haben, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Unterstützer zu dauerhaften Befürwortern werden.
Automatisierung: Durch die Automatisierung vieler mühsamer Aufgaben und Arbeitsabläufe gibt diese Software den Mitarbeitern Zeit, sich mit sich entwickelnden Themen auseinanderzusetzen, bedeutungsvollere Gespräche zu führen und Beziehungen aufzubauen und sicherzustellen, dass Unterstützer mobilisiert werden, um den Erfolg der richtigen Kampagnen zu fördern. Public Affairs und Advocacy Software automatisiert mehrere Aufgaben, von der Erstellung von Formularen und Kampagnenseiten bis hin zu Petitionstemplates, die Unterstützer schnell ausfüllen können, und sogar der Identifizierung von Verbindungen zwischen Befürwortern und politischen Entscheidungsträgern. Auf der Seite der Public Affairs automatisieren einige Produkte auch den Prozess der Verfolgung von Gesetzesaktualisierungen, während Gesetzentwürfe durch Verfahrensschritte gehen, was Lobbying-Bemühungen unterstützt.
Erhöhtes bürgerschaftliches Engagement: Public Affairs und Advocacy unterstützt letztendlich ein erhöhtes bürgerschaftliches Engagement, indem es Befürwortern erleichtert wird, Maßnahmen zu ergreifen. Da digitale Advocacy immer wichtiger wird, unterstützen diese Lösungen einen Multikanal-Ansatz, um Menschen um Anliegen zu mobilisieren. Ob per E-Mail, Text oder Social-Media-Engagement, Befürworter können die von der Organisation bereitgestellten anpassbaren Vorlagen verwenden, um schnell Nachrichten zu senden und ihre Meinung zu wichtigen Themen zu äußern.
Wer nutzt Public Affairs und Advocacy Software?
Die folgenden Personas nutzen Public Affairs und Advocacy Software:
Non-Profit-Organisationen: Einige Non-Profit-Organisationen engagieren sich in Advocacy-Bemühungen, um politische Veränderungen zu fördern, die sich positiv auf ihre Fähigkeit auswirken, Programme und Dienstleistungen bereitzustellen. Dazu können Lebensmittelbanken, Organisationen für soziale Dienste und Veteranenangelegenheiten gehören. Eine dedizierte Advocacy-Plattform neben ihren bestehenden Tools kann diese Bemühungen unterstützen, indem sie ihre bestehenden Unterstützer mit den entsprechenden gewählten Vertretern verbindet, weiß, welche Unterstützer in bestimmten Gebieten für die Mobilisierung angesprochen werden sollen, und Spenden für bestimmte Anliegen fördert.
Fachleute für Regierungsangelegenheiten: Fachleute für Regierungsangelegenheiten müssen den Finger am Puls von Gesetzes- und Regulierungsänderungen haben, die sich auf eine bestimmte Regierungsabteilung oder -behörde auswirken können. Public Affairs und Advocacy Software, die auf diese Persona ausgerichtet ist, unterstützt fortschrittliches Stakeholder-Engagement und Beziehungstracking, Gesetzesverfolgung und die Verbindung zu lokalen Datenbanken, um die entsprechenden Regierungsbeamten für Outreach zu identifizieren.
Verbände, Agenturen und Unternehmen: Aus ähnlichen Gründen können Verbände, Agenturen und Unternehmen Public Affairs und Advocacy Software nutzen, um politische Veränderungen zu beeinflussen, die ihnen oder den von ihnen vertretenen Personen direkt zugutekommen. Für Verbände kann dies Arbeitsgesetze und Gewerkschaftsschutz umfassen. Für Agenturen kann dies eine Vielzahl von Lobbying-Bemühungen umfassen, abhängig davon, wer ihre Kunden sind. Für Unternehmen konzentriert sich dies oft auf regulatorische Fragen, die ihre Geschäftspraktiken betreffen, wie FDA-Vorschriften für Pharmaunternehmen und Lebensmittel- und Getränkehersteller.
PACs: Während PACs hauptsächlich daran arbeiten, bestimmte Kandidaten zu wählen, können sie sich an laufenden Advocacy-Kampagnen zu Themen beteiligen, die ihr Kandidat oder die mit ihrem Kandidaten verbundene Partei zu einem Kernpunkt ihrer politischen Plattform gemacht haben. Entweder neben oder anstelle von politischer Kampagnensoftware können sie Public Affairs und Advocacy Software nutzen, um Unterstützer für die Sache eines Kandidaten zu mobilisieren.
Software im Zusammenhang mit Public Affairs und Advocacy Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Public Affairs und Advocacy Software verwendet werden können, umfassen:
Politische Kampagnensoftware: Politische Kampagnensoftware hat einige Überschneidungen mit Public Affairs und Advocacy Software, kann jedoch einige der robusteren Stakeholder-Engagement- und Advocacy-Tools fehlen. Für Kandidaten, die ihre Unterstützer außerhalb von Wahlzyklen einbinden möchten, kann Public Affairs und Advocacy Software Bildung über gesetzgeberische Entwicklungen unterstützen, Unterschriften für Petitionen fördern und wichtige Befürworter identifizieren, die möglicherweise daran interessiert sind, in Zukunft dem Kampagnenpersonal beizutreten.
Non-Profit-CRM-Software: Während die meisten Public Affairs und Advocacy Software über native CRM-Funktionalität verfügen, ziehen es einige Non-Profit-Nutzer möglicherweise vor, sich mit ihrem Non-Profit-CRM-Tool zu integrieren, um Spenderinformationen über das Engagement in Advocacy-Kampagnen hinaus zu verwalten.
Fundraising-Software: Während einige Public Affairs und Advocacy Software über native Fundraising-Funktionen verfügen, müssen diese Lösungen oft mit einer dedizierten Fundraising-Lösung integriert werden. Unterstützende native Funktionen können Spendenbuttons und Text-to-Give-Aufforderungen umfassen.
Herausforderungen mit Public Affairs und Advocacy Software
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Parteiische Neigung: Public Affairs und Advocacy Software kann nur Benutzern dienen, die eine bestimmte politische Partei vertreten, abhängig vom Anbieter. Dies kann auf begrenzten Zugang zu Gesetzgeberdatenbanken und APIs oder auf die politische Affinität des Anbieters zurückzuführen sein.
Datenmigration: Die Wirksamkeit von Public Affairs und Advocacy Software hängt teilweise von der Datenqualität ab. Für Benutzer, die von anderen Systemen wechseln, ist die Fähigkeit, diese Daten genau zu migrieren, entscheidend, um die Einführung der neuen Software sicherzustellen. Dies kann besonders herausfordernd sein, wenn die Daten in mehreren Systemen leben, wie einem Spendenmanagementsystem, einer Marketingplattform oder einem anderen CRM.
Wie kauft man Public Affairs und Advocacy Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Public Affairs und Advocacy Software
Egal, ob eine Organisation gerade erst beginnt, Public Affairs und Advocacy Software zu erkunden, oder nach einer geeigneteren Lösung für ihre Bedürfnisse sucht, G2.com kann Käufern helfen, sich über den Markt zu informieren und sie bei der Auswahl des besten Softwareprodukts für ihr Unternehmen zu unterstützen.
Käufer sollten überlegen, was mit ihrem aktuellen System funktioniert und was nicht, und dies als Ausgangspunkt verwenden. Einige Fragen könnten sein:
- Möchte die Organisation ihren Technologie-Stack in ein zentrales System konsolidieren?
- Benötigen sie eine cloudbasierte Lösung?
- Welche Herausforderungen haben sie bei der Gewinnung von Unterstützern, im Marketing und bei Kampagnenerfolgen?
Das Verständnis der Schwächen ihres aktuellen Systems kann helfen, potenzielle neue Produkte auszuschließen, die diese Bedenken nicht lindern. Ein Produkt, das sich in ihre bestehenden Fundraising- und Spendenmanagementsysteme integriert, wird für Non-Profit-Organisationen entscheidend sein.
Darüber hinaus kann die Integration mit spezifischen Marketingplattformen für Organisationen erforderlich sein, die mehr Funktionalität wünschen, als ein Public Affairs und Advocacy Produkt nativ bietet. Käufer sollten auch das Unterstützungsniveau verstehen, das jeder Anbieter beim Migrieren von Daten aus bestehenden Systemen in ein neues Produkt bietet.
Vergleich von Public Affairs und Advocacy Software Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Der erste Schritt zur Suche nach der perfekten Softwarelösung besteht darin, eine vorläufige Liste von Produkten zu erstellen, die den allgemeinen Bedürfnissen des Käufers entsprechen. Der nächste Schritt besteht darin, die Liste zu verkleinern, indem spezifische Funktionen ausgewählt werden, die für den Käufer unverzichtbar oder erforderlich sind. Die Liste der potenziellen Produkte wird unterschiedlich sein, je nachdem, ob sich eine Organisation mehr auf Advocacy-Kampagnen oder Regierungsangelegenheiten und -beziehungen konzentriert. G2.com bietet Informationen über die beste Public Affairs und Advocacy Software, sodass Käufer Optionen und Benutzerbewertungen filtern können, um die Produktliste auf eine relevantere Auswahl zu reduzieren.
Erstellen Sie eine Shortlist
Das Erstellen einer Shortlist von Softwareprodukten ist ein wichtiger Schritt im Kaufprozess. Während es entmutigend sein kann, sich durch verschiedene Produkte zu filtern, können Benutzer Hilfe erhalten, indem sie die Vergleichsfunktion von G2 nutzen. Diese Funktion zeigt die ausgewählten Produkte nebeneinander an, sodass der Käufer leicht feststellen kann, welche Software die wichtigen Punkte auf der Liste erfüllt.
Führen Sie Demos durch
Sobald der Käufer die Produktliste eingegrenzt hat, besteht der nächste Schritt darin, eine Demo durchzuführen. Demos ermöglichen es Käufern, ein Produkt und seine Funktionen im Detail zu sehen. Um sicherzustellen, dass ein Käufer das Beste aus einer Demo herausholt, ist es wichtig, vorbereitet zu sein und jedes Produkt gründlich zu testen. Einige der Fragen, die man im Hinterkopf behalten sollte, könnten sein:
- Wie intuitiv ist das System für das Personal im Vergleich zum bestehenden System?
- Welche Social-Media-Plattformen unterstützen die Marketingfunktionen des Produkts?
- Bietet das Produkt Vorlagen, und wie viel Anpassung erlaubt der Formular-Builder?
- Wie viel Segmentierung bietet das Produkt für den Aufbau von Outreach-Listen?
- Aus welchen Gesetzgebungsdatenbanken zieht das Produkt Informationen?
- Kann das Produkt die lokale, staatliche, bundesstaatliche oder nationale Arbeit der Organisation unterstützen?
- Hat das Produkt eine mobile App-Komponente?
Darüber hinaus sollten Käufer nach Kosten, Integrationen, Anbieterunterstützung und allen Bedenken fragen, die sie bezüglich des Produkts haben. Zum Beispiel, bietet der Anbieter Lead-Akquisitionsdienste an? Eine angemessene Vorbereitung erleichtert es einem Käufer, Produkte nach Abschluss der Demos zu vergleichen.
Auswahl von Public Affairs und Advocacy Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Idealerweise sollte ein Auswahlteam mehrere oder mehr Mitarbeiter umfassen, die die wichtigsten Geschäftsbereiche der Organisation repräsentieren. Dazu können der Marketingmanager oder -direktor, der Social-Media-Manager, der Freiwilligenmanager und der Advocacy- oder Outreach-Manager gehören. Für eine Public Affairs-Organisation kann dies den Manager für Regierungsbeziehungen und andere obere Führungskräfte umfassen, die an Lobbying-Bemühungen beteiligt sind. Wer auch immer ausgewählt wird, das Auswahlteam sollte Personen umfassen, die regelmäßige Benutzer der Software wären.
Verhandlung
Sobald das Auswahlteam seine Softwareauswahl eingegrenzt hat, ist es an der Zeit, Anpassungsoptionen, Preise und die Art der Unterstützung zu besprechen, die vom Anbieter benötigt wird. Es ist immer wichtig, Preisoptionen zu besprechen, auch wenn sie auf der Website eines Anbieters aufgeführt sind. Viele Softwareanbieter bieten Rabatte und kundenspezifische Preisoptionen basierend auf dem, was der Käufer kaufen möchte.
Endgültige Entscheidung
Sobald ein Käufer die endgültige Entscheidung für ein Produkt getroffen hat und bereit ist, mit einem Kauf fortzufahren, wird empfohlen, eine abschließende Demo durchzuführen, eine Testphase zu erfragen und die nächsten Schritte zu bestimmen, falls das Produkt letztendlich nicht ihren Bedürfnissen entspricht. Diese Schritte können einem Käufer mehr Sicherheit und Vertrauen bei der Entscheidung geben. Käufer sollten auch das Unterstützungsniveau nach dem Kauf verstehen, das der ausgewählte Anbieter bietet, und ob Implementierungs- oder Schulungsunterstützung Probleme lösen kann.
