Funktionen von Onboarding-Software
Self-Service-Portal — Diese Funktion ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich anzumelden und den Onboarding-Prozess zu sehen, bevor sie ihren neuen Job beginnen. Durch diese Portale haben neue Mitarbeiter oft Zugang zu Ressourcen wie W-4-Formularen, Organisationsdiagrammen und Trainingsplänen. Indem neue Mitarbeiter über ein Portal auf diese Informationen zugreifen können, verlieren sie weniger wahrscheinlich wichtige Dokumente und Informationen vor der Einstellung, als wenn diese Dokumente per E-Mail gesendet würden. Da diese Funktion es neuen Mitarbeitern oft ermöglicht, ihren gesamten Onboarding-Plan online zu sehen, haben sie weniger wahrscheinlich Fragen zur Logistik ihrer ersten Tage im Job. Beachten Sie, dass nicht alle Onboarding-Tools ein Self-Service-Portal für neue Mitarbeiter bieten. Abhängig von der Größe des Unternehmens und ihrem Onboarding-Prozess kann diese Funktion entweder eine Notwendigkeit oder eine überflüssige Ausgabe sein.
Integrationen — Mitarbeiter-Onboarding-Software kann als HR-Tool verpackt sein, das auch Funktionen für Rekrutierung, Bewerberverfolgung und Offboarding bietet, um nur einige zu nennen. Alternativ bieten einige Onboarding-Lösungen Integrationen zu HR-Tools wie Gehaltsabrechnung oder Leistungsmanagementlösungen.
Formularverwaltung — Eine Bibliothek von vorgefertigten Formularen im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess. Die meisten Tools kommen mit Vorlagen für erforderliche Formulare sowie Dokumente im Zusammenhang mit Compliance. HR-Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass die von der Software bereitgestellten Vorlagen ihren Bedürfnissen entsprechen, und wenn ihre Branche Compliance-Vorschriften hat, sollten sie sicherstellen, dass das Produkt diesen Anforderungen entspricht.
Autopopulation — Autopopulation rationalisiert den Prozess der Informationsausfüllung über alle erforderlichen Dokumente hinweg. Die Informationen müssen einmal eingegeben werden und werden dann automatisch in alle notwendigen Dokumente übernommen.
Elektronische Unterschriften — Diese Funktion hilft HR-Mitarbeitern und Managern, den Prozess der Dokumentenfreigabe zu rationalisieren.
Compliance — Onboarding-Lösungen helfen HR-Mitarbeitern, die notwendige Compliance aufrechtzuerhalten, wie z.B. Work Opportunity Tax Credits (WOTC) und Affordable Care Act (ACA) Compliance.
Berichterstattung — Einige Tools bieten eine Analyse der Zeit bis zur Produktivität. Diese Funktion ermöglicht einen Einblick, wie lange es dauert, bis neue Mitarbeiter produktive Mitglieder des Teams werden. Diese Daten können für Unternehmen unglaublich nützlich sein, um ihre Onboarding-Prozesse in Zukunft zu verbessern. Unternehmen, HR-Mitarbeiter und Manager können Berichterstattungsfunktionen nutzen, um zu sehen, welche Komponenten des Onboarding-Prozesses erfolgreich sind und welche von Verbesserungen profitieren können.
Dashboards — Echtzeitdaten werden gesammelt und über Dashboards angezeigt, um HR-Mitarbeitern und Managern Einblicke in den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess im gesamten Unternehmen und in den Abteilungen zu geben.
Zusätzliche Funktionen von Onboarding-Software
Anpassbarer Workflow — Einige Onboarding-Anbieter bieten anpassbare Onboarding-Prozesse, die um Faktoren wie Jobtitel, Abteilung, Standort und Sprache herum gestaltet werden können.
Personalisierte Angebotsbriefe — Mit Angebotsbriefoptionen können Benutzer personalisierte Angebotsbriefe mit einer Inhaltsbibliothek entwerfen und verwalten, die das Messaging von Angebotsbriefen rationalisieren und verwalten kann.
Pre-Onboarding — Diese Pre-Onboarding-Funktionen bieten oft Compliance-Lösungen für Leistungen und Gehaltsabrechnung.
Offboarding — Einige Onboarding-Lösungen helfen auch HR-Mitarbeitern, den Offboarding-Prozess zu verwalten und bieten eine vollständige Lösung für den Mitarbeiterlebenszyklus.
