Beste Qualitätsmanagementsysteme (QMS)

Was ist Qualitätsmanagement-Software?

Was ist ein beliebter QMS-Dienst zur Verbesserung der Softwarequalität?

Was sind die häufigsten Funktionen von Qualitätsmanagement-Software?

Was ist die beste Qualitätsmanagement-Software für Technologieunternehmen?

Basierend auf Expertenbewertungen von G2 sind dies einige der besten Qualitätsmanagement-Software für Technologieunternehmen:

• ComplianceQuest
• Ideagen Qualitätsmanagement
• Arena PLM & QMS

Diese Tools sind darauf ausgelegt, Technologieunternehmen dabei zu helfen, hohe Standards aufrechtzuerhalten, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und die Produktqualität zu verbessern.

Was sind die Vorteile von Qualitätsmanagement-Software?

Die Implementierung eines QMS ist eine der besten Möglichkeiten, um die kontinuierliche Verbesserung der Qualität der Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens sicherzustellen. Benutzer sollten ein QMS als One-Stop-Shop für Ressourcen zur Qualitätssicherung und als Möglichkeit betrachten, effizient auf Chancen und Hindernisse zu reagieren, denen Mitarbeiter begegnen können.

Verbesserte Dokumentation: Einer der bedeutendsten Vorteile der Implementierung eines QMS ist die verbesserte Dokumentation aller Geschäftsprozesse und -verfahren. Alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu haben, verbessert die Sichtbarkeit und hilft, potenzielle Risiken zu mindern.

Einheitliche Verfahren: Ein zentraler Ort für das Qualitätsmanagement hilft, Unternehmensstandards zu definieren und festzulegen, wie jeder Arbeitsprozess durchgeführt wird, um in das Qualitätssystem des Unternehmens zu passen. Da jedes Unternehmen über eine eigene Dokumentation, Werte und Compliance verfügt, muss es ein einheitliches Qualitätssystem geben, das festlegt, wie jede Aktion in die Struktur des Unternehmens passt.

Starke Kundenbeziehungen pflegen: Ein QMS ermöglicht es Unternehmen, bewährte Geschäftspraktiken zu aktualisieren, die direkt mit den Kundenanforderungen korrelieren. Wann immer ein Unternehmen konsistente Kundenbeschwerden identifiziert, können Benutzer die Verfahren entsprechend aktualisieren. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und verbesserter Kundenbindung.

Zeit sparen: Letztendlich soll ein QMS einen konsistenten Ansatz für Geschäftspraktiken in einem Unternehmen aufrechterhalten. Dies bedeutet, Konsistenz in Projektaktivitäten zu wahren, was die Nutzung von Ressourcen und Zeit innerhalb des Unternehmens verbessern wird. Qualitätsmanagement-Software kann Unternehmen helfen, Zeit bei verschiedenen Aktivitäten wie der Entwicklung neuer Produkte, der Fertigung und der Wartung zu sparen.

Wer nutzt Qualitätsmanagement-Software?

Qualitätsmanagement-Software ist hauptsächlich für die folgenden Personen von Vorteil:

Qualitätskontrollfachleute: Die Mitglieder des Qualitätssicherungsteams benötigen QMS-Software, um über die neuesten Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und Qualitätskontrollprozesse zu definieren und umzusetzen. Sie verwenden QMS auch, um die Implementierung dieser Prozesse in anderen Abteilungen wie Produktion und Produktentwicklung zu verfolgen.

Produktionsleiter: Diese Art von Software hilft Produktionsleitern, Qualitätsverfahren während aller Fertigungsaktivitäten umzusetzen und zu überwachen. Qualitätsprozesse können je nach Produkttyp erheblich variieren.

Produktentwicklungsteams: QMS-Daten können helfen, neue Produkte zu entwickeln und bestehende Produkte zu verbessern. Historische Daten bieten Einblicke in die Vor- und Nachteile eines Produkts aus Qualitätssicht, was Produktmanagern hilft, bessere Produkte zu entwickeln.

Was sind die Alternativen zur Qualitätsmanagement-Software?

Alternativen zur Qualitätsmanagement-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:

ERP-Systeme: ERP-Systeme können Qualitätsmanagement-Software nur ersetzen, wenn sie alle oder die meisten der oben beschriebenen Qualitätssicherungsfunktionen bieten. ERP-Lösungen, die nur begrenzte Funktionalitäten wie Inspektionsmanagement enthalten, können Qualitätsmanagement-Software nicht vollständig ersetzen und sollten nicht als Alternativen betrachtet werden.

Umwelt-, Qualitäts- und Sicherheitsmanagement-Software: Diese Art von Software kombiniert Funktionalitäten für Qualitätsmanagement und Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmodule (EHS).

Software im Zusammenhang mit Qualitätsmanagement-Software

Verwandte Lösungen, die zusammen mit Qualitätsmanagement-Software verwendet werden können, umfassen:

Produktlebenszyklus-Management (PLM) Software: PLM-Software verwaltet Daten während der Entwicklung eines Produkts von der Entstehung bis zum Herstellungs-, Wartungs- und Entsorgungsprozess. Im Wesentlichen ist ein PLM eng mit einem QMS verwandt, da beide Softwarelösungen darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu optimieren und den Produktionsprozess effizienter zu gestalten. Während ein PLM helfen kann, Produktionsdaten zu verwalten, kann ein QMS mehr Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen erleichtern, um sicherzustellen, dass die Daten genau sind und den Standardanforderungen entsprechen. Die Integration der beiden kann helfen, das Design und die Produktionsüberwachung zu verbessern.

GRC-Plattformen: GRC-Plattformen helfen Unternehmen, die Einhaltung vieler Vorschriften, Standards und interner Richtlinien sicherzustellen. Während diese Art von Software Dokumentationen zu Qualitätsanforderungen verwalten kann, bietet sie nicht die Funktionen, um Qualitätskontrollaktivitäten wie Inspektionen und Korrekturmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.

ERP-Systeme: Produktionsplanung und -steuerung werden mit ERP-Systemen durchgeführt, aber dieser Softwaretyp enthält nicht immer Funktionalitäten für die Qualitätskontrolle. Selbst wenn ERP Qualitätsmanagement-Module bietet, reichen diese möglicherweise nicht für komplexe Operationen und stark regulierte Branchen aus.

Manufacturing Execution System (MES) Software: MES hilft Herstellern, die Qualität auf dem Shopfloor zu überwachen. Hersteller verwenden QMS, um Qualitätssicherungsverfahren zu definieren, die auf dem Shopfloor mit MES-Lösungen eingesetzt werden. MES überwacht die Produktion in Echtzeit und liefert Qualitätskennzahlen, die von Qualitätsmanagern verwendet werden, um Nichtkonformitäten zu identifizieren.

Herausforderungen mit Qualitätsmanagement-Software

Qualitätsmanagement-Software kann mit eigenen Herausforderungen verbunden sein.

Überdokumentation: Viele Organisationen, die Qualitätsmanagement-Software implementieren, übertreiben es mit der Dokumentation in Bezug auf bewährte Geschäftspraktiken und Verfahren. Dies führt dazu, dass einige QMS mehrere Dokumente für eine Methode haben, was die Mitarbeiter verwirren und in die Irre führen kann. Um dieses Problem zu bekämpfen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass das QMS konsequent auf doppelte Dokumentation überprüft wird.

Veraltete Dokumentation: Viele Organisationen, die ein QMS implementieren, aktualisieren nicht immer die Dokumentation in Bezug auf bewährte Geschäftspraktiken und Verfahren. Dies führt dazu, dass einige QMS veraltete Qualitätsdaten haben, die für Mitarbeiter irreführend sein können. Um dieses Problem zu bekämpfen, sollte das QMS konsequent auf neue Änderungen in den Vorschriften und Verfahren überprüft werden.

Geschäftsprozess-Reengineering: Ein QMS kann nicht sehr effizient sein, es sei denn, Benutzer folgen detaillierten und konsistenten Geschäftsprozessen. Idealerweise sollten Unternehmen, die Qualitätsmanagement implementieren, ihre Abläufe überprüfen, um sicherzustellen, dass sie optimiert sind, um die bestmögliche Qualität zu bieten und die Vorschriften einzuhalten. Dies erfordert zusätzlichen Aufwand und Investitionen und kann von Käufern übersehen werden, was Engpässe und Inkonsistenzen schafft, die die Software nicht lösen kann.

Welche Unternehmen sollten Qualitätsmanagement-Software kaufen?

Qualitätsmanagement ist für alle Unternehmen wichtig, aber für die folgenden Arten von Unternehmen von entscheidender Bedeutung:

Hersteller: Produktqualität kann ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil in der Fertigung sein, insbesondere in Branchen wie Konsumgütern, in denen viele Unternehmen ähnliche Produkte herstellen. Eine zunehmende Anzahl von Verbrauchern ist bereit, mehr für bessere Qualität zu zahlen, und Hersteller benötigen Qualitätsmanagement-Software, um die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen. Selbst Unternehmen, die weniger auf Qualität und mehr auf Kostensenkung setzen, müssen dennoch die Qualitätsvorschriften einhalten, um Geldstrafen oder rechtliche Schritte zu vermeiden.

Stark regulierte Unternehmen: Unternehmen in einigen Sektoren stehen vor strengeren Vorschriften, da ihre Aktivitäten die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter, Kunden und der Öffentlichkeit gefährden können. Einige Beispiele sind Öl und Gas, Bergbau, Bauwesen, Gesundheitswesen, Chemikalien sowie Lebensmittel- oder Getränkeindustrien.

Wie kauft man Qualitätsmanagement-Software?

Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Qualitätsmanagement-Software

Anforderungen für das Qualitätsmanagement sollten sich auf die Spezifikationen jedes Käufers konzentrieren, wie z. B. ihre Branche oder die Art des Produkts, das sie herstellen. Zum Beispiel erfordert die Lebensmittelherstellung eine erweiterte Qualitätskontrolle, da die falsche Mischung von Zutaten ernsthafte Gesundheitsprobleme verursachen kann. Qualitätsanforderungen können auch je nach Art der Operationen variieren, wie z. B. Produktentwicklung, Produktion, Lagerung und Logistik.

Globale Unternehmen müssen die Vorschriften einhalten, die für ihre Standorte und Märkte gelten, in denen sie tätig sind. Während einige Industriestandards weltweit durchgesetzt werden, sind andere spezifisch für einen bestimmten Kontinent oder ein Land.

Vergleich von Qualitätsmanagement-Software-Produkten

Erstellen Sie eine Longlist

Es gibt Dutzende von QMS-Lösungen, und eine Longlist kann erstellt werden, indem diejenigen eliminiert werden, die nicht gut zum Käufer passen. Zum Beispiel wird ein Gesundheitsunternehmen nicht von QMS-Software profitieren, die sich auf die Fertigung oder Öl und Gas konzentriert. Weitere Kriterien, um Anbieter aus dem Auswahlprozess zu eliminieren, sind ihre geografische Präsenz oder das Softwarebereitstellungsmodell (Cloud vs. On-Premises).

Erstellen Sie eine Shortlist

Um eine Shortlist zu erstellen, müssen Käufer weitere Anbieter von der Longlist eliminieren, was weitere Informationen erfordert. Die oben erwähnte Anforderungsliste wird normalerweise an die Anbieter von der Longlist gesendet, die Details dazu liefern, wie sie jedes Kriterium unterstützen. Die Antworten der Anbieter werden von den Käufern verglichen, was es ihnen ermöglicht, die besten Optionen auszuwählen.

Unternehmen müssen ein klares Verständnis dafür haben, wie die Qualitätsmanagement-Funktionalität bereitgestellt wird. Funktionen können im System enthalten sein, durch Integration mit anderen Lösungen bereitgestellt werden oder Anpassungen und Änderungen am Quellcode der Software erfordern. Kritische Funktionalitäten wie Inspektionsmanagement und Korrekturmaßnahmen müssen out of the box geliefert werden (im Standardversion des Systems enthalten).

Die Kosten der Software und der damit verbundenen professionellen Dienstleistungen können auch ein Kriterium zur Erstellung einer Shortlist sein, sollten jedoch nicht das wichtigste sein. Käufer müssen vermeiden, Funktionalitäten oder Dienstleistungen zu opfern, um Geld zu sparen.

Demos durchführen

Die Shortlist-Produkte bieten normalerweise ähnliche Funktionen, und Käufer müssen Live-Demos jedes Produkts sehen, um die Fähigkeiten jeder Lösung zu validieren. Alle Demos sollten einem vordefinierten Skript folgen, das die wichtigsten Qualitätskontrollaktivitäten des Käufers simuliert.

Es ist auch wichtig, sich auf Vorschriften oder Standards zu konzentrieren, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, wie z. B. FDA-Anforderungen für Lebensmittelverarbeitungsunternehmen oder ISO 13485 für Hersteller von Medizinprodukten.

Auswahl von Qualitätsmanagement-Software

Wählen Sie ein Auswahlteam

Das Auswahlteam sollte Qualitätsmanager, Compliance-Spezialisten und Mitglieder des Produktentwicklungsteams umfassen. Externe Berater sind oft beteiligt, weil sie über Fachwissen in einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Branche verfügen, wie z. B. Fertigung oder Lieferkette.

Verhandlung

Während die Softwarepreisgestaltung ein wichtiger Verhandlungsfaktor ist, ist es vorzuziehen, die Kosten und den Nutzen der Software zu vergleichen. Anstatt einen Rabatt auf Softwarelizenzen zu erhalten, sollten Käufer für erweiterte Funktionen verhandeln, die nicht im Standardsystem enthalten sind, wie z. B. prädiktive Qualitätsanalysen oder erweiterte Dienstleistungen wie unbegrenzter Support und Schulung. Diese ermöglichen es dem Unternehmen, seine Mitarbeiter, die an den Qualitätssicherungsprozessen beteiligt sind, besser zu unterstützen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem bessere Produkte und Dienstleistungen geliefert werden.

Endgültige Entscheidung

Während Führungskräfte oft die endgültige Entscheidung treffen, sollte dies eine Teamleistung sein, und Manager müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Vor- und Nachteile der Software informiert sind. Die Akzeptanz der Benutzer muss vor der endgültigen Entscheidung erreicht werden, nicht während der Implementierung.

Was kostet Qualitätsmanagement-Software?

Es gibt zwei Arten von Kosten im Zusammenhang mit Qualitätsmanagement-Software:

Direkte Kosten: Dazu gehören Softwarelizenzen, Schulungen, Implementierung und Beratungsdienste, die vom Anbieter angeboten werden.

Indirekte Kosten: Diese Kosten beziehen sich auf die Kosten, die mit der Schulung von Mitarbeitern verbunden sind, um sie mit den Vorschriften und Standards vertraut zu machen, die das Unternehmen einhalten muss. Unternehmen müssen möglicherweise auch neue Mitarbeiter einstellen, die über umfangreiche Erfahrung mit der Software oder einem ähnlichen System verfügen.

Return on Investment (ROI)

Die Hauptvorteile der Verwendung von Qualitätsmanagement-Software sind zweifach:

• Einsparungen durch Reduzierung von Mängeln und Vermeidung von Geldstrafen und Strafen für Nichtkonformität
• Erhöhte Verkäufe und Kundenbindung durch Bereitstellung zuverlässiger Produkte und Dienstleistungen

Um den ROI der Software zu berechnen, müssen Käufer den finanziellen Wert sowohl der Kosten als auch der Vorteile schätzen. Zum Beispiel können die Kosten für die Einstellung eines Qualitätsmanagers 100.000 US-Dollar pro Jahr betragen. Ein Unternehmen, das Waren im Wert von 1.000.000 US-Dollar pro Monat herstellt und seine Mängel um 5 % reduziert, spart jährlich 600.000 US-Dollar.

Um einen positiven ROI zu erzielen, sollte der finanzielle Wert der Vorteile die Kosten für die Nutzung des QMS übersteigen.

Implementierung von Qualitätsmanagement-Software

Wie wird Qualitätsmanagement-Software implementiert?

Die Komplexität der QMS-Implementierung variiert je nach Unternehmensgröße, Branche und Art der Produkte und Dienstleistungen, die es anbietet. Kleine Unternehmen mit standardisierten Qualitätskontrollverfahren neigen dazu, QMS selbst mit Hilfe des Anbieters zu implementieren. Mittelständische und große Unternehmen arbeiten eher mit einem dedizierten Projektmanager des Anbieters zusammen, was den Implementierungsprozess verlangsamen kann, aber die Erfolgschancen erhöht.

Wenn der Käufer auch andere verwandte Lösungen wie ERP ersetzt, ist es wichtig, die Implementierung beider Systeme zu synchronisieren, um sicherzustellen, dass sie kompatibel sind und die Qualitätsmanagementprozesse in allen Systemen konsistent sind.

Wer ist für die Implementierung von Qualitätsmanagement-Software verantwortlich?

Die Implementierung des QMS wird vom Käufer mit Unterstützung des Anbieters oder eines seiner Partner geplant und durchgeführt. Mittelständische und große Unternehmen können von einem dedizierten Projektmanager für die Implementierung profitieren und arbeiten manchmal mit externen Beratern zusammen, die über umfangreiche Erfahrung im Qualitätsmanagement verfügen.

Die Ausführung des Implementierungsplans umfasst alle Mitglieder des Qualitätskontrollteams und andere Abteilungen, die von der Nutzung des Systems profitieren können, wie z. B. Produktion, Logistik und Produktentwicklung. Die Mitarbeiter, die am Auswahlprozess beteiligt waren, sollten auch in die Implementierung einbezogen werden, da sie bereits mit dem neuen System einigermaßen vertraut sind.

Wie sieht der Implementierungsprozess für Qualitätsmanagement-Software aus?

Der Implementierungsprozess sollte die Prozesse und Workflows im Zusammenhang mit der Qualitätssicherung überprüfen und verbessern. Dies wird alle anderen Phasen der Implementierung beeinflussen, wie folgt:

Datenmigration: Die Migration von Daten aus Altsystemen und anderen Datenquellen sollte sich auf die benötigten Informationen für die neuen oder verbesserten Prozesse konzentrieren. Veraltete historische Daten und veraltete Verfahren sollten nicht in das neue System übertragen werden.

Systemkonfiguration: Dabei geht es darum, die QMS-Lösung an die Prozesse des Unternehmens anzupassen, nicht umgekehrt. Während QMS Standardfunktionen für Funktionalitäten wie Inspektionsmanagement bietet, passen Käufer sie oft basierend auf ihren Workflows an.

Schulung: Die Schulung sollte sich nicht ausschließlich auf Funktionen konzentrieren, sondern darauf, wie die Funktionalität den Benutzern hilft, die Qualität zu verbessern und mit anderen Abteilungen wie dem Vertrieb zusammenzuarbeiten.

Go-Live: Der Go-Live sollte nicht stattfinden, bis alle Qualitätskontrollprozesse klar definiert und das System entsprechend konfiguriert wurden.

Wann sollten Sie Qualitätsmanagement-Software implementieren?

Es gibt keinen perfekten Zeitpunkt für die Implementierung, aber Käufer sollten Spitzenzeiten vermeiden, in denen dies ihre Aktivitäten erheblich stören könnte. Die Implementierung sollte Monate im Voraus geplant werden, um Zeit für die Datenmigration, Integration und Schulung zu ermöglichen.

Wenn Käufer auch planen, andere verwandte Software wie ERP oder EHS zu implementieren, ist es vorzuziehen, alle Systeme gleichzeitig zu implementieren. Wenn dies nicht möglich ist, sollten Unternehmen ihre Pläne zur Implementierung mehrerer Softwarelösungen synchronisieren und Geschäftsprozesse über mehrere Systeme hinweg überprüfen.

Trends in der Qualitätsmanagement-Software

Nachhaltigkeit

Qualitätsmanagement-Software konzentriert sich zunehmend darauf, Nachhaltigkeitspraktiken zu verbessern. Dazu gehört die Verbesserung der Möglichkeiten, wie Unternehmen Abfall und ihren CO2-Fußabdruck reduzieren können. Das übergeordnete Ziel ist es, den menschlichen Einfluss auf die Umwelt zu reduzieren und eine bessere unternehmerische soziale Verantwortung zu praktizieren.

Soziale Medien

Qualitätsmanagement-Software extrahiert zunehmend Kundendaten von sozialen Medien und integriert sie in ihr QMS. Dies ermöglicht es Unternehmen, Erwähnungen über ihre Produkte zu sehen und zu erfahren, worüber Kunden sprechen, was ihnen hilft, die Kundenerwartungen zu erfüllen und ihre Produkte zu verbessern.