O software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), também chamado de captura de documentos, é a tecnologia usada para converter a maioria dos tipos de imagens contendo texto escrito em dados de texto legíveis por máquina. Uma vez que documentos digitalizados passam pelo processamento OCR, o texto pode ser editado usando processadores de texto. O software OCR abrange uma ampla gama de casos de uso devido à sua funcionalidade básica. Essas ferramentas podem ser usadas por praticamente qualquer equipe dentro de uma organização, especialmente contabilidade, recursos humanos e equipes de entrada de dados para extrair informações importantes de grandes quantidades de arquivos tanto em papel quanto digitais. O software OCR pode reduzir significativamente o tempo gasto em entrada manual, minimizar erros críticos e melhorar os esforços de detecção de fraudes. Certas ferramentas nesta categoria também podem tornar os documentos pesquisáveis e organizados de forma ordenada para acesso posterior pelos indivíduos necessários dentro da organização.
O software OCR tradicional tem funcionalidade limitada, mas fundamentalmente poderosa. Recentemente, uma versão aprimorada da tecnologia OCR, chamada software de processamento inteligente de documentos (IDP), evoluiu a partir das limitações do OCR. A categoria OCR da G2 contém ambos os tipos de produtos—software OCR puro e software IDP. O software OCR puro tem toda a funcionalidade e casos de uso listados acima. O software IDP também possui toda a funcionalidade do software OCR, no entanto, ele também utiliza tecnologia avançada, como software de aprendizado de máquina, software de processamento de linguagem natural (NLP) e software de reconhecimento de imagem para escanear documentos de forma inteligente e melhorar continuamente com base em padrões e comportamento do usuário. Esses produtos também diferem do software OCR puro, pois estão apenas preocupados com a simples digitalização de um documento, não com a análise de informações dele. Como o texto extraído usando essa tecnologia tem significado, esses dados podem ser usados para processos subsequentes. Assim, o software IDP pode ser integrado a várias aplicações, sistemas e outras plataformas de automação.
O software OCR é frequentemente considerado uma tecnologia oculta porque é utilizado em muitos outros produtos de software cujo propósito principal é algo diferente do processamento de documentos. Muitas opções de software, como software de CRM, sistemas ERP, software de contabilidade e software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) todos utilizam a tecnologia OCR para aumentar a eficiência.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), um produto deve:
Processar imagens digitais e/ou digitalizações de vários tipos de documentos
Identificar e extrair dados relevantes dentro de documentos digitalizados e convertê-los em texto legível por máquina que pode ser pesquisado e editado
Ajudar na classificação e organização dos arquivos de documentos capturados
