As empresas utilizam software de automação de contas a pagar (AP) para gerenciar grandes volumes de faturas e transações financeiras entre uma empresa e seus fornecedores. Embora a maioria das soluções de contabilidade inclua recursos de AP, muitas delas não fornecem funcionalidades para gerenciar processos complexos de AP. As empresas escolhem software de automação de AP para reduzir o trabalho manual e evitar erros humanos. O software de automação de AP é usado por contadores e por membros do departamento de contabilidade responsáveis por contas a pagar. Também pode ser usado por gerentes e executivos para monitorar atividades de processamento de AP. Este tipo de software simplifica atividades complexas de AP e ajuda os contadores a gerenciar grandes volumes de faturas de fornecedores. A automação de AP melhora a eficiência e a precisão do departamento de AP e ajuda com outras atividades contábeis, como fechamento financeiro. As soluções de automação de AP podem ser entregues como produtos independentes ou como parte de suítes de contabilidade que também incluem automação de AR, faturamento e cobrança, e recursos de processamento de pagamentos. Este tipo de software é integrado com soluções de contabilidade ou com módulos contábeis de sistemas ERP.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Automação de AP, um produto deve:
Entregar fluxos de trabalho personalizáveis para agilizar tarefas repetitivas de contas a pagar, como entrada de dados
Incluir recursos de captura e imagem de documentos para converter faturas em papel em documentos eletrônicos
Processar grandes volumes de documentos de fornecedores, como faturas ou notas de crédito
Fornecer um repositório único para os usuários pesquisarem e recuperarem documentos de AP
Conciliar faturas de fornecedores com ordens de compra correspondentes para rastrear com precisão os valores devidos
Oferecer processos de aprovação para pagamentos, débitos ou quaisquer modificações em transações de AP
Estar em conformidade com normas e regulamentos contábeis para processamento de AP
Integrar-se com software de contabilidade, ERP ou sistemas financeiros avançados, como
gestão de desempenho corporativo (CPM)
