Le logiciel de gestion des subventions aide les bailleurs de fonds et les demandeurs de subventions à gérer le processus de proposition et d'attribution des subventions sous différents angles. Bien que principalement utilisé dans le secteur à but non lucratif par les fondations de financement, ces outils ont également des applications pour les agences gouvernementales et les organisations de recherche scientifique. Certains outils sont mieux conçus pour gérer les complexités du financement public, y compris les réglementations gouvernementales et la conformité, par opposition au financement privé. Le logiciel de gestion des subventions rationalise l'appel à soumissions en fournissant la création de formulaires, l'automatisation des tâches et le soutien à l'examen. Les bailleurs de fonds utilisent ces outils pour suivre leurs budgets d'attribution, surveiller les progrès de tous les bénéficiaires et mesurer le succès au fil du temps pour déterminer si les priorités de financement doivent changer. D'un point de vue de gestion de projet, ce type de logiciel aide les utilisateurs à surveiller les activités nécessaires qui se produisent à différentes étapes de chaque demande de subvention, de la pré-attribution à la post-attribution.
D'autre part, le logiciel de gestion des subventions conçu pour les demandeurs de subventions permet aux organisations de rechercher des opportunités de subventions ouvertes en fonction de critères sélectionnés, et fournit des outils pour aider à la préparation et à la soumission des propositions. Ces outils prennent en charge la pièce jointe de documents, stockent des fichiers et des réponses couramment utilisés, et aident les bailleurs de fonds et les demandeurs de subventions à communiquer plus efficacement. Les bénéficiaires peuvent mesurer leurs progrès par rapport aux indicateurs proposés au fil du temps et corriger le cap si nécessaire, et peuvent extraire des rapports pour suivre des ensembles de données plus importants liés au financement ou au succès programmatique.
Certains logiciels de collecte de fonds et logiciels de gestion des donateurs prennent en charge des fonctions de gestion des subventions de base, permettant de gérer les échéances importantes et les éléments d'action, les informations sur les relations, ainsi que les propositions et les rapports. De plus, la plupart des outils de gestion des subventions s'intègrent avec des logiciels de comptabilité pour gérer la comptabilité des fonds et s'assurer que les dépenses de subvention sont conformes au budget contracté.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Subventions, un produit doit :
Gérer le pipeline d'opportunités de subventions du point de vue d'un demandeur ou d'un bailleur de fonds
Fournir des outils de communication pour que les organisations interagissent avec leurs bailleurs de fonds
Créer des affectations de tâches pour les actions requises tout au long du processus de pré- et post-attribution
Suivre les allocations de subventions pour surveiller la santé du portefeuille de financement ou assurer la conformité des bénéficiaires
