Las plataformas de eventos virtuales permiten a las organizaciones planificar, gestionar y organizar eventos en línea que replican el compromiso, la interactividad y el valor de las experiencias presenciales. Estas plataformas admiten una amplia gama de formatos de eventos, incluidos conferencias, ferias comerciales, reuniones de asociaciones y ferias de empleo, y proporcionan herramientas flexibles tanto para eventos completamente virtuales como híbridos.
Capacidades principales de las plataformas de eventos virtuales
Las plataformas de eventos virtuales suelen incluir:
Integraciones de transmisión web y seminarios web, ya sea integradas o a través de conexiones con
software de seminarios web
Registro de eventos, venta de entradas y herramientas de procesamiento de pagos
Gestión de agenda y sesiones para eventos de múltiples pistas o de varios días
Funciones de participación como preguntas y respuestas en vivo, encuestas, chat, salas de grupos y redes uno a uno
Funcionalidad de stands para patrocinadores y expositores para replicar experiencias estilo exposiciones
Accesibilidad móvil a través de soporte multiplataforma y
aplicaciones móviles para eventos dedicadas
Analítica y reportes post-evento para rastrear el rendimiento
Integraciones con CRM, automatización de marketing y plataformas de colaboración para apoyar todo el ciclo de vida del evento
Casos de uso para plataformas de eventos virtuales
Las organizaciones utilizan plataformas de eventos virtuales para organizar conferencias, cumbres o exposiciones a gran escala que alcanzan audiencias globales sin limitaciones geográficas. También son comúnmente adoptadas por asociaciones para apoyar reuniones de miembros y oportunidades de networking, por empleadores para organizar ferias de empleo y eventos de reclutamiento, y por empresas para llevar a cabo programas de capacitación para clientes o socios. Estas plataformas son particularmente valiosas para ofrecer experiencias digitales de marca e inmersivas que necesitan networking, intercambio de contenido y visibilidad de patrocinadores.
Cómo las plataformas de eventos virtuales difieren de otras soluciones
Las plataformas de eventos virtuales difieren de las plataformas de gestión de eventos, que se centran principalmente en la logística presencial, como la reserva de lugares, el catering y los registros en el sitio. Mientras que las herramientas de gestión de eventos sobresalen en las operaciones de eventos físicos, las plataformas de eventos virtuales se especializan en experiencias digitales que replican la interactividad y el networking que se encuentran en los eventos presenciales. También son distintas del software de seminarios web, que generalmente se limita a presentaciones de una sola sesión. Las plataformas de eventos virtuales van más allá al admitir agendas de múltiples pistas, stands de expositores y redes avanzadas. De manera similar, a diferencia de las herramientas de videoconferencia que están diseñadas para reuniones más pequeñas y colaboración, las plataformas de eventos virtuales están diseñadas para entornos de gran escala y marca que ofrecen experiencias de eventos inmersivas y escalables.
Perspectiva del mercado
Se espera que el mercado global de eventos virtuales se expanda significativamente, impulsado por la adopción de eventos híbridos y las eficiencias de costos de los formatos digitales. Muchos organizadores de eventos ahora incluyen un componente virtual o híbrido en sus estrategias a largo plazo, destacando la permanencia de estas soluciones.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Plataformas de Eventos Virtuales, un producto debe:
Permitir a los organizadores de eventos alojar contenido de video en vivo o bajo demanda a través de capacidades de transmisión web integradas o integraciones
Proporcionar funciones de participación de asistentes como preguntas y respuestas, encuestas, chat grupal y redes uno a uno
Incluir registro de eventos y procesamiento de pagos, o integrarse con herramientas de registro de eventos
Apoyar cada etapa del ciclo de vida del evento, desde el registro y marketing hasta la analítica y retroalimentación post-evento
Escalar de acuerdo con la cantidad, tamaño, tipo y complejidad de los eventos en línea
