El software de procure to pay gestiona todas las actividades de adquisición, desde la compra hasta los pagos a proveedores. Este tipo de software ayuda a las empresas a optimizar las operaciones de adquisición y aumentar la eficiencia mediante el uso de un sistema centralizado en lugar de soluciones separadas. Las soluciones de procure to pay son utilizadas principalmente por profesionales de adquisiciones, pero también pueden ser aprovechadas por contadores para monitorear facturas y pagos. Los proveedores también pueden usar el software de procure to pay a través de portales en línea.
El software de procure to pay generalmente se entrega como una combinación de múltiples soluciones o como un conjunto de software independiente. Cuando no está incluido en el producto, el software de procure to pay necesita integrarse con software de automatización de cuentas por pagar y software de gestión de relaciones con proveedores. La integración con plataformas de comercio electrónico y suites de cadena de suministro también es esencial.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Procure to Pay, un producto debe:
Consolidar la información de adquisiciones de múltiples fuentes de datos
Gestionar todas o la mayoría de las operaciones que forman parte del ciclo de adquisiciones
Crear e implementar políticas de compra y mejores prácticas
Monitorear las transacciones financieras relacionadas con las adquisiciones
Definir y gestionar los procesos de negocio de adquisiciones