El software de cuentas por pagar (AP) y análisis de gastos rastrea el gasto corporativo y AP para identificar tendencias, riesgos y oportunidades de optimización. Este tipo de software consolida información de múltiples fuentes o entidades sobre el gasto en adquisiciones y cuentas por pagar. El software de AP y análisis de gastos proporciona a las empresas visibilidad sobre la información de cuentas por pagar y adquisiciones, como datos externos conciliados con datos de transacciones internas, lo que permite a los gerentes reducir gastos innecesarios y recuperar pagos a proveedores. Este software a veces utiliza tecnología de inteligencia artificial (IA) para identificar errores en los procesos de AP, como pagos duplicados, anomalías y fraudes, así como para ayudar a recuperar pagos en exceso, pagos duplicados o créditos no utilizados de los proveedores. Este tipo de software es utilizado por profesionales de adquisiciones y por departamentos de AP para rastrear e informar sobre el cumplimiento de proveedores y contratos.
El software de AP y análisis de gastos no debe confundirse con el software de gestión de gastos, que se centra exclusivamente en los gastos laborales relacionados con los empleados. Las soluciones de AP y análisis de gastos se integran con el software de gestión de gastos y el software de automatización de AP.
Para calificar para la inclusión en la categoría de AP y Análisis de Gastos, un producto debe:
Clasificar el gasto en adquisiciones por tipo de compra, categoría, proveedor o todos ellos
Proporcionar evaluación comparativa e informes para AP y análisis de gastos
Ayudar a las empresas a mejorar el poder de compra y reducir costos
Asegurar el cumplimiento de los términos del contrato por parte de los proveedores
Mejorar la visibilidad de AP y gastos en múltiples ubicaciones y entidades
Proporcionar monitoreo de fraude o riesgo para pagos y transacciones de AP
