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Zusammenfassung und Relevanz für Covid-19 Desk Sharing ist eine Lösung für Schreibtischreservierungen. Es ist während der Covid-19-Pandemie mit ihren Vorschriften wie Sicherheitsabständen immer relevanter geworden. Büroverwalter können die neuesten Richtlinien einhalten, indem sie die Anzahl der verfügbaren Schreibtische erhöhen oder verringern. Einige Unternehmen haben sich während der Pandemie erweitert und Heimarbeiter eingestellt. Die neuen Mitarbeiter erhielten keinen festen Schreibtisch und es gibt einfach nicht genug Platz für alle. Außerdem sagt jeder: „Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben“. Warum sich um die Schaffung von mehr Büroraum kümmern? Stellen Sie einfach sicher, dass an beliebten Tagen keine Überbuchung erfolgt und überwachen Sie die Schreibtischauslastung. Ein weiterer Fall für viele Unternehmen weltweit ist: 2020-2021 verlief nicht wie geplant. Wenn Sie den Büroraum aufgrund von Kostensenkungen verkleinern müssen, ist Desk Sharing die perfekte Lösung, um hybrides Arbeiten zu unterstützen. Mit der Desk Sharing-Lösung können Benutzer in Echtzeit verfügbare Schreibtische im Browser oder über dedizierte Displays vor Ort sehen. Die Buchung deckt die Walk-in-Situation für die nächsten Stunden ab und unterstützt diejenigen Benutzer, die die nächsten Wochen von zu Hause aus planen möchten. Letztere können bequeme Mehrfachbuchungen für die Tage vornehmen, an denen sie das Büro besuchen möchten. Die Lösung kann auf Programmen wie O635, Microsoft Exchange oder Google Workspace (ehemals GSuite) basieren. Sie kann jedoch auch ohne Kalenderintegrationen betrieben werden. Funktionalität Die Hauptansicht bietet eine visuelle Orientierung auf dem Grundriss, einschließlich benutzerdefinierter Orientierungselemente wie Türen, Wände, Kopiergeräte. Diese Ansicht zeigt rote und grüne Elemente, die den Reservierungsstatus von Schreibtischen oder Arbeitsplätzen anzeigen. Auf jeder Etage können Kunden große Übersichtsdisplays oder Tablets betreiben. Alle Benutzer können die Grundrisse auch auf ihren PCs/Smartphones aufrufen. Benutzer befinden sich in der Situation, zu fragen: „Welcher Schreibtisch ist für wie viele Stunden frei?“ oder „Wo ist der Schreibtisch, den ich gestern gebucht habe?“. Bei einer Walk-in-Buchung können Benutzer die Verfügbarkeit basierend auf Zeitfenstern überprüfen oder den Layoutplan einsehen. Dies ist eine visuelle Suche nach freiem Raum. Ein weiterer unterstützter Anwendungsfall ist: „26 von 40 Schreibtischen sind frei, aber ich möchte in der Nähe meines Teamleiters sitzen, den ich dort drüben sehen kann“. Die Buchung erfolgt durch Drücken auf den Schreibtisch. Die Buchung für zukünftige Tage funktioniert normalerweise so, dass Benutzer den Ort und den Tag angeben. Die freien Tische sind durch ihre grüne Färbung erkennbar. Durch zusätzliche Farbkennzeichnung ist ersichtlich, ob ein Schreibtisch den ganzen Tag besetzt ist, nur für den Vormittag oder für den Nachmittag gebucht ist. Die Buchungen der Kollegen werden mit ihren Namen aufgelistet. Auswählen und bestätigen - fertig. Wenn es besondere Anforderungen an den Arbeitsplatz gibt, können diese über zusätzliche Informationen abgerufen werden (z.B. zwei Monitore oder spezielle Ausrüstung). Bilder können ebenfalls gespeichert werden. Akzeptierte Reservierungen werden per E-Mail bestätigt und enthalten Links zum Importieren von Kalendereinträgen für Outlook, Google Kalender oder andere Client-Programme. Erweiterte Upgrade-Optionen Wenn man die letzten Meter erreicht hat, gibt es weitere Konzepte zur Unterstützung der Wegfindung oder zur Anzeige des Status. Optionale Mini-Displays zeigen den Buchungsstatus an jedem Schreibtisch an - ähnlich einem digitalen Türschild für Besprechungsräume. Einige Kunden bevorzugen ein Tablet-Display für eine Gruppe von Schreibtischen im offenen Büro. Um Hardwarekosten für Tablets zu sparen, könnten auch Android-Boxen implementiert werden. Diese sind als 2. HDMI-Eingangsquelle mit den vorhandenen Monitoren verbunden. Eine weitere Option ist die Integration von 3rd-Party-Standalone-Programmier-LEDs, um Sichtbarkeit aus der Ferne zu gewährleisten. Je nach Kundenanforderungen kann die Belegung mit Sensoren erfasst werden. Die Lösung kann innerhalb eines Tages implementiert werden. In großen Büroumgebungen mit Hunderten von Schreibtischen ist ein Projektansatz erforderlich, um individuelle Anforderungen wie erweiterte Integrationen zu erfüllen.