Avaliações e Detalhes do Produto Ottimate

Este software me economiza muito tempo todos os dias. Antes do software, eu podia gastar até 2 horas inserindo faturas. Com o Ottimate, esse tempo foi reduzido para cerca de 10 minutos por dia. Ao utilizar este software, consegui adiar a contratação de um assistente. Isso tem sido uma grande economia para nossa pequena organização. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A única coisa que não gosto neste software é que pode levar até 24 horas para que as faturas estejam prontas após o upload. Portanto, se eu tiver uma fatura que precisa ser processada no mesmo dia, ainda é necessário fazer a entrada manual. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu uso o Ottimate para processar faturas de fornecedores e aprecio como ele elimina o papel da operação de contas a pagar. As faturas são enviadas ou carregadas diretamente no software, e a cadeia de aprovação permite uma revisão e aprovação digital rápida e eficiente, o que acelera os pagamentos aos nossos fornecedores. As informações históricas das faturas também são facilmente acessíveis para referência rápida, economizando tempo e aumentando a organização para rastrear faturas pendentes. Gosto que todas as faturas, atuais e históricas, estejam disponíveis rapidamente para pesquisa, em vez de ter que retirar faturas em papel de um arquivo. Isso facilita muito a referência a cobranças passadas ou informações de faturamento histórico de um fornecedor e economiza muito tempo. Acho as cadeias de aprovação eletrônicas especialmente ótimas porque evitam que as faturas se percam enquanto se movem de departamento para departamento. O Ottimate também lembra como as faturas de fornecedores anteriores foram codificadas e sugere codificação com base em dados históricos, economizando muito tempo e esforço durante o processo de codificação. A configuração e o atendimento ao cliente foram bem avaliados, com um processo de configuração fácil que foi bem apoiado pela equipe do Ottimate. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Atualmente, estou percebendo que quando os fornecedores completam convites para se inscreverem em pagamentos ACH, o processo de aprovação no backend da Ottimate para essas contas parece demorar um pouco (mais do que os 1-2 dias mencionados no convite concluído). Precisei abrir tickets de suporte para verificar a aprovação dessas contas a fim de liberar esses fornecedores para pagamento eletrônico. Este é um passo extra que tem sido um pouco frustrante, mas vale a pena no final. Também estou percebendo que a codificação de 'Ação em Massa' dos itens de linha é um pouco peculiar, pois parece que essa ação não pode ser confiável de forma consistente para atualizar a codificação de todos os itens de linha em uma fatura. Às vezes, seleciono 'Ação em Massa' e designo a codificação para descobrir que, por algum motivo, nem todos os itens de linha foram atualizados com a Ação em Massa. Outra área onde estou tendo alguns problemas é com fornecedores que recebem descontos por pagamento antecipado. Alguns de nossos fornecedores oferecem esses descontos em algumas faturas e não em outras, e parece que a Ottimate não consegue lidar com esse tipo de arranjo - é necessário inserir manualmente essas faturas para processar os descontos com precisão. Outra área que seria interessante é se os pagamentos do VendorPay fossem processados para os fornecedores em um prazo mais curto desde quando são processados através da Ottimate. Atualmente, processamos pagamentos do VendorPay na sexta-feira e nossos fornecedores não recebem o pagamento até a quinta-feira seguinte, embora os fundos saiam de nossa conta bancária no próximo dia útil. Se houver um pagamento urgente que precisamos fazer, é difícil explicar a um fornecedor que processamos um pagamento, mas leva alguns dias para ele receber (enquanto, se fizéssemos um pagamento ACH manualmente através de nosso banco, o fornecedor o receberia no dia seguinte). Finalmente, notamos que alguns fornecedores estão enviando documentos que a Ottimate tenta dividir em várias faturas, embora provavelmente sejam uma única fatura - passei por uma chamada com a Ottimate onde eles configuraram um endereço de e-mail de Documentos de Suporte para fornecer a esses fornecedores, mas tem sido um pouco de trabalho extra tentar identificar esses fornecedores e fazer as correções. Enquanto isso, fomos cobrados pelo excesso de faturas do nosso contrato como resultado desse problema. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Ottimate tem sido uma ótima ferramenta para nossa equipe de AP -- combinando recursos de EDI, um repositório fácil de usar de faturas e processamento de pagamentos. Agora usamos exclusivamente o Ottimate para tudo relacionado a Contas a Pagar e aceleramos tremendamente nossa velocidade de processamento. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Ainda há algumas coisas a desejar -- a capacidade de ajudar o sistema a aprender onde as informações são encontradas em faturas específicas de fornecedores, visibilidade nos termos de desconto e gestão para várias estruturas de termos, e alguns outros itens menores. No geral, nada que não possamos contornar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu realmente aprecio como a Ottimate nos ajudou a processar faturas muito mais rápido, liberando tempo para nossa equipe. A automação de AP é incrível e ver uma fatura ser carregada e codificada pelo sistema é maravilhoso. Pagar nossos fornecedores agora é extremamente fácil, graças aos pagamentos por ACH e cartão de crédito. Rastrear todos os nossos pagamentos para nossos fornecedores e dentro do nosso software de contabilidade é muito conveniente. Os relatórios têm sido extremamente úteis para fins de fechamento mensal, e o analisador de gastos nos ajuda a ver quanto um produto custa em vários hotéis, o que tem sido ótimo para reduzir custos e garantir preços universais. A configuração inicial foi muito tranquila, e conseguimos trabalhar rapidamente em toda a configuração com a equipe de implementação. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A única coisa que encontrei que poderia ser melhorada é que a IA tende a fazer coisas e inserir itens ou código que já foram excluídos anteriormente. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu simplesmente gosto que o Ottimate se integrou com nosso sistema de contabilidade de back office, o que é muito bom e sem falhas, então não precisamos fazer exportações e importações assim. A equipe de suporte tem sido fantástica, especialmente a Stephanie. O que eu mais gosto são os cartões virtuais e ganhar algum cashback com isso, permitindo-nos fazer ACH diretamente. Além disso, gosto que ele seja capaz de fazer nosso arquivo de pagamento positivo diretamente para o nosso banco, o que tem sido muito bom. A IA aprende toda vez que carregamos faturas e conhece nossa codificação, economizando nosso tempo. É bom que o vCard nos permita pagar nossos fornecedores mais rapidamente e o cashback ajude com as taxas de assinatura mensal. Também é bom que nossos fornecedores sejam pagos diretamente em suas contas bancárias via ACH, evitando a necessidade de enviar cheques pelo correio. A integração com nosso sistema de back office é fantástica e funciona bem com nossa ferramenta de inteligência de negócios, ajudando-nos a melhorar nosso sistema ao nos fornecer insights de dados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Uma coisa seria que ele não consegue discernir a quantidade de cheques. Havíamos solicitado que qualquer cheque acima de $25.000 tivesse uma segunda assinatura. Infelizmente, o sistema neste momento não consegue fazer isso. Então, fizemos uma solução alternativa com uma segunda assinatura, e isso está bem. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gosto da facilidade de enviar documentos para o Ottimate e aprecio a capacidade de revisitar os envios através de confirmações vinculadas. Cada vez que recebo um e-mail de confirmação do envio, eu o salvo para meus registros. Isso é realmente útil, pois me permite verificar quando as contas são pagas, e posso usar a confirmação do Ottimate para enviar ao contas a pagar para uma atualização de status. Uso o Ottimate regularmente para enviar faturas de fornecedores terceirizados e fazer com que o contas a pagar gerencie as contas administrativas. Ele contabiliza todas as faturas enviadas e permite pesquisa ou referência às informações enviadas, o que é valioso porque a administração pode revisar os materiais enviados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Houve algumas vezes em que carreguei documentos e eles não foram encontrados pelo nosso departamento de AP. Uma vez identificados, eu simplesmente recarreguei os documentos e enviei por e-mail para garantir que eles pudessem ser referenciados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu realmente gosto de como o Ottimate elimina a digitação manual, economizando tempo e reduzindo erros. As trilhas de auditoria que ele fornece são incrivelmente valiosas para transparência e responsabilidade. Acho fácil de usar e aprecio poder acessá-lo de qualquer lugar. Ele resume nossas compras por fornecedores e itens, o que é ótimo para gerenciar gastos e entender como as mudanças de preço impactam o resultado final. A configuração inicial foi simples e tranquila. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gostaria de um recurso para revisar a codificação de contas facilmente antes de exportar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Recentemente, fizemos a transição do Market Basket para o Ottimate. Eu realmente aprecio como ele lembra a codificação, o que torna todo o processo muito mais suave e eficiente para nós. À medida que continuamos a carregar tudo, espero que se torne ainda mais fácil. Também acho útil poder ajustar rapidamente o roteamento quando necessário, como para CapEx, e aplicar essas mudanças a apenas um único pedido. Além disso, ter a capacidade de visualizar pagamentos sem precisar contatar o departamento de contabilidade para obter detalhes é fantástico e economiza muito tempo. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Minha única reclamação real sobre o Ottimate é que a entrada às vezes separa coisas que não deveria, o que não é difícil de corrigir, mas definitivamente me surpreendeu no início. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Do ponto de vista de aprovação, é muito simples. Eu uso o Ottimate para aprovar faturas de fornecedores que eu contrato, e também posso pesquisar faturas passadas sob um determinado nome de fornecedor, além de verificar os termos de pagamento e o histórico. Eu não trabalho na parte de inserir as informações, mas do meu ponto de vista, é muito intuitivo e fácil de navegar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu gostaria que houvesse uma maneira de pesquisar tanto pelo nome do fornecedor como ele é inserido pela contabilidade, quanto por outras palavras-chave quando estou procurando por um fornecedor cujo nome real é diferente do nome do fornecedor. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Após alguns contratempos, a Ottimate reduziu o tempo de processamento para mais de 2000 faturas por mês. Nossos fornecedores estão acostumados com o cronograma de pagamentos e como o VCard funciona - isso aumentou nossa eficiência. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Tivemos preocupações sobre como eles apresentaram o Vcard no início, pois estava causando confusão entre alguns de nossos fornecedores. A maioria ainda prefere a opção Ach. Análise coletada por e hospedada no G2.com.