Prós e Contras de OfficeTools by CARET

Eu gosto da capacidade de integrar tempo/gestão de projetos e faturamento. Eu gosto de todas as informações que podem ser mantidas no Office Tools para um cliente. A equipe de suporte também é ótima. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Às vezes, demorava mais do que o esperado para executar certos relatórios (ou seja, Utilização de Pessoal YTD).

Gostaria que houvesse uma integração mais automática/melhorada com o Quickbooks e outros programas de processamento de pagamentos. E então, se algo que já foi sincronizado precisa ser corrigido, sinto que há muitos problemas e obstáculos para resolver algo assim. Por exemplo, exportar faturas para o Quickbooks está bem e os números das faturas são os mesmos. De alguma forma, não pode ser feito ao contrário porque o Office Tools atribuirá um NOVO número de fatura que é diferente da fatura SE for criada no Quickbooks.

Gostaria que as notas fossem mais óbvias em relação a um cliente. Também gostaria que mais de um contato (como um CC para um e-mail) pudesse ser mantido para um cliente.

A parte de ajuste para cima/para baixo do WIP também é muito sensível e também afeta a fatura quando você não quer que isso aconteça. Também gostaria que pudesse nos dizer se Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gosto da facilidade de uso para marcar os compromissos atuais como concluídos, o que automaticamente solicita o próximo compromisso, que pode ser na próxima semana ou no próximo ano. O programa deles funciona bem para enviar lembretes de compromissos com base em nossas especificações. Também gostamos da facilidade do sistema de faturamento. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Há relatórios adicionais que gostaria de ter para as necessidades de gestão do escritório. Pedi por mais de 3 anos pelos relatórios ou pela capacidade de criar meus próprios relatórios e nenhum progresso foi feito. Também seria bom ter um relatório que mostre a consulta do cliente no ano atual e a consulta do ano anterior para que eu possa verificar se todos os clientes do ano anterior têm uma consulta para o ano atual. Novamente, este é um relatório fácil de gerar, já que os dados estão todos lá, mas não a capacidade de assimilar os relatórios que eu gostaria. Gostaria que o lembrete de consulta por mensagem de texto fosse uma comunicação de duas vias para que o cliente pudesse responder com um sim para confirmar ou um não para cancelar ou reagendar. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Realmente gosto que conseguimos mesclar 4 ou 5 aplicativos de software diferentes em um só. Isso foi uma grande parte para nos tornar mais eficientes e nos dar a capacidade de tornar nossos processos mais escaláveis. Como o rastreamento de tempo e faturamento estão integrados com o gerenciamento de contatos, projetos e documentos, o software imerge totalmente o usuário no sistema e dá muito pouca razão para sair do software. A assinatura eletrônica integrada ao gerenciamento de documentos também é muito boa. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Algumas funções que o OfficeTools oferece não são a melhor solução para nós. O Portal é desajeitado e difícil de entender como usar tanto do lado da empresa quanto do lado do cliente. Também pensamos que poderia ser uma boa substituição para enviar e-mails em massa para clientes para marketing e/ou atualizações fiscais, mas o Tools realmente não é ótimo na comunicação com o cliente, então deve ser combinado com outro aplicativo para realizar isso.

Ocasionalmente, há uma falha ou problema com o software, mas no geral tem sido muito estável em nossos 4 anos de uso. Pode ser difícil aprender toda a funcionalidade e leva tempo para superar a curva de aprendizado, mas isso é um pouco compreensível devido a ser tão robusto e fazer tanto. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gosto da facilidade de acompanhar os clientes e da sua capacidade de controlar o fluxo de trabalho dos projetos, tudo é fantástico, posso acompanhar qualquer projeto em questão de segundos, sua interface é bem projetada para ser amigável, é bom e isso é o importante. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

O que eu não gosto são suas limitações de integração e a outra coisa é que às vezes tende a ser lento quando eu o manipulo, mas todo o resto funciona perfeitamente. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Tenho trabalhado com o OfficeTools há algumas semanas. Não consigo acreditar na eficiência que este software proporcionou ao meu escritório. Levou um pouco de trabalho para configurar tudo, mas... uma diferença incrível nas atividades administrativas depois que estava funcionando. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu realmente não tenho nenhuma aversão, estou aprendendo o software e quero conhecê-lo melhor. Existem várias etapas para criar um projeto ou configurar um código de trabalho. Acho que, se tivesse algo a sugerir, seria tornar esse processo mais simples e intuitivo, talvez com uma lista de verificação antes de começar e, em seguida, ter o software ajudando a seguir os passos adequados para completar um processo. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A capacidade de personalizar um projeto de quase qualquer maneira. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

O programa geral, eu sinto, é bastante temperamental. Por essa razão, você precisa ter uma verdadeira pessoa de TI para lidar com ele. Eu encontro um problema diferente a cada poucas semanas com o software. Nos foi dito que poderíamos vincular nossa conta de comerciante do QuickBooks ao portal e isso mudou antes de nos inscrevermos e nunca fomos informados. O treinamento em vídeo parece ser sobre os mesmos poucos assuntos, mas não oferece uma visão avançada do software. A integração opcional de 3 horas deveria ser obrigatória e incluída no preço, considerando que você assina um contrato. Isso pode ajudar com alguns dos problemas, mas, no geral, muitos dos recursos do software não funcionam como pretendido. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Time keeping has become easier. All employees can enter time at the same time.

Uniformity of client names/numbers. Office tools forced us to do this.

Smaller tasks can be set up instead of sitting on and getting lost on someones desk.

Having contact information in one place will be helpful. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

The fact that it doesn't do what it was said to do. We had major issues with the implementation and the original installation person did not have a clue as to what she was doing. Because of that we incurred significant additional costs with our own IT professional that you have still refused to address. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Gosto que ele se integre com o Lacerte e o QuickBooks e que você também possa integrar assinaturas eletrônicas e métodos de pagamento. Utilizamos o portal e tem sido ótimo para o volume adicional devido aos problemas da COVID-19 na situação atual. Também gosto que você possa criar fluxos de trabalho e atribuir tarefas à nossa equipe. Ansioso para colocar mais funcionalidades em prática à medida que podemos aprender e treinar. Brandon tem sido prestativo e responsivo com itens de treinamento. Ver onde cada projeto e tarefa está no processo é muito útil para agilizar o trabalho em toda a equipe. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A documentação sobre processos e uso diário é insuficiente. Sinto que sou razoavelmente técnico e consigo entender bem o software, mas houve muitas vezes em que precisei contatar Brandon porque simplesmente não era intuitivo. O maior obstáculo até agora tem sido que nosso servidor de e-mail não se integra com o protocolo SMTP e é um grande desafio/ineficiência ao enviar notificações para os clientes. Há algumas informações no site de suporte, mas não entram no nível de detalhe necessário para realmente usar a funcionalidade do software, às vezes até conflitantes. Alguns processos não são intuitivos para os clientes. A assinatura eletrônica parece ser um problema para as pessoas e os e-mails originais vão para o filtro de spam ou lixo eletrônico. Não poder copiar e colar informações nas telas de entrada do APX é extremamente ineficiente e cria espaço para erro humano. Deveria ser possível copiar e colar. Kayla Libuszowski tem sido gentil e prestativa por e-mail, mas aparentemente se recusa a me ligar como cliente, mesmo que eu tenha solicitado diretamente uma ligação. Em vez disso, ela gastaria tempo valioso elaborando um e-mail em vez de ligar e discutir. Não tenho como saber, mas só posso supor que teríamos chegado a um entendimento comum muito mais rápido com uma conversa por voz do que trocando e-mails. Menciono isso apenas como um exemplo de que é TÃO IMPORTANTE ter uma conversa por voz com o cliente. Já estive do outro lado em uma posição anterior e sei em primeira mão que o cliente se sente muito melhor quando pode falar com alguém em vez de tentar digitar uma conversa. Simplesmente não é tão eficiente e aumenta a ansiedade dos clientes. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu gosto de como você pode fazer tudo em um único software e não precisa de software adicional para outras funções. Ele também sincroniza com o Lacerte. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

É desajeitado. Pode ser lento às vezes. O recurso de controle de tempo tem muitas etapas e é muito difícil fazer com que os funcionários aceitem fazê-lo porque são muitas etapas. Também não gosto de como funcionam os cartões de ponto. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A capacidade de vincular o calendário de e-mail ao calendário das ferramentas de escritório. Gosto de poder extrair diferentes tipos de relatórios dependendo do que preciso reunir. Poder manter os horários nos projetos ajuda com a faturação. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu gostaria de poder manipular os relatórios um pouco mais, muitas vezes tenho que baixá-los para o Excel para organizá-los. Outra coisa que notamos que não acontece com frequência é que os projetos não aparecem na tarefa da pessoa a quem estão atribuídos. Análise coletada por e hospedada no G2.com.