Uma sala de dados virtual (VDR) é um repositório online seguro usado para o armazenamento e distribuição de arquivos e documentos digitais. As VDRs permitem que as empresas compartilhem informações confidenciais ou proprietárias com uma parte adicional em um ambiente controlado. Os recursos robustos de segurança de uma VDR frequentemente incluem criptografia, autenticação de dois fatores e controles de login único. As ferramentas permitem o alojamento de informações confidenciais sob permissões rigorosas e gerenciam a capacidade do visualizador de liberar as informações, limitando a capacidade de encaminhar, copiar ou imprimir os documentos.
O gerenciamento de direitos digitais é um aspecto crítico das salas de dados virtuais devido ao seu uso durante o processo de due diligence para transações de fusões e aquisições, bem como transações de private equity e venture capital. Além disso, escritórios de advocacia e profissionais do setor imobiliário usam VDRs como um ambiente controlado e seguro para compartilhar acordos confidenciais que envolvem seus clientes. Além dos casos de uso granulares para indústrias e profissões específicas, departamentos de conformidade também usam VDRs como um centro para compartilhar arquivos sensíveis relacionados à conformidade. As empresas podem incorporar um software de armazenamento e compartilhamento de arquivos separado junto com uma sala de dados virtual como um repositório de documentos adicional que requer menos medidas de segurança.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Sala de Dados Virtual, um produto deve:
Permitir o armazenamento e distribuição seguros de conteúdo, dados e documentos em um ambiente controlado
Fornecer medidas de segurança como criptografia, autenticação de dois fatores e controles de login único
Oferecer estruturas de permissões personalizáveis
Controlar remotamente arquivos através do gerenciamento de direitos digitais
Verificar, rastrear e aplicar permissões de documentos
Permitir a compartimentalização de dados dentro de múltiplos projetos, garantindo zero sobreposição ou interação entre os projetos individuais
