Melhor Software de Gestão de Registros Públicos

O software de gestão de registros públicos ajuda as agências governamentais a arquivar, gerenciar e digitalizar registros públicos, muitas vezes com o objetivo de apoiar solicitações de Liberdade de Informação (FOI) feitas por cidadãos; documentos comuns incluem registros de terras, licenças de casamento, certidões de nascimento e óbito, e contratos legais. As soluções de gestão de registros públicos automatizam o fluxo de trabalho para encaminhar solicitações de registros, independentemente de como foram recebidas, para as partes apropriadas e lidar com o processamento de pagamentos. Elas também garantem a privacidade e segurança das informações governamentais sensíveis, redigindo documentos para evitar a divulgação de detalhes confidenciais aos cidadãos. Normalmente, esses produtos fornecem um portal público de front-end para permitir a busca de registros públicos e a coleta de solicitações de cidadãos para esses registros, e os solicitantes podem acompanhar sua solicitação desde a entrada até a conclusão.

Internamente, essas soluções oferecem às agências governamentais funcionalidade semelhante ao software de arquivamento de informações empresariais. Nos Estados Unidos, as agências federais são obrigadas a gerenciar todos os registros eletronicamente a partir de 2020; portanto, os sistemas de gestão de registros públicos são agora uma necessidade para muitas entidades governamentais americanas. Eles permitem que as agências carreguem e armazenem muitos de seus registros eletronicamente, com recursos de indexação para recuperação rápida para responder a solicitações. O software de gestão de registros públicos também mantém trilhas de auditoria para todos os registros para monitorar quando são acessados e por quem. A maioria das soluções oferece recursos de relatórios e análises para rastrear métricas de desempenho e identificar tendências nos tipos de solicitações de registros que estão sendo feitas.

Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Registros Públicos, um produto deve:

Permitir a criação de formulários de solicitação para suportar múltiplos tipos de solicitações de registros públicos Armazenar registros públicos eletronicamente ou integrar-se com soluções dedicadas de gestão de documentos Estar em conformidade com programas regulatórios que protegem informações governamentais sensíveis, como FedRAMP, CJIS e HIPAA