As empresas de serviços de folha de pagamento lidam com todo o processo de pagamento de funcionários. Elas calculam o pagamento dos funcionários, realizam os pagamentos e auxiliam as empresas no preenchimento de formulários fiscais, como W-2s ou 1099s.
Muitos provedores de serviços de folha de pagamento oferecem uma plataforma de software com uma interface de autoatendimento para que os funcionários registrem suas horas, atualizem dados pessoais e acessem informações fiscais. Além disso, esses provedores podem oferecer aos empregadores relatórios detalhados sobre a compensação e mão de obra dos funcionários.
Geralmente, as empresas de serviços de folha de pagamento coordenam com os departamentos de recursos humanos ou contabilidade de uma organização. No entanto, algumas empresas podem optar por uma abordagem mais prática e gerenciar seu processo de folha de pagamento usando software de folha de pagamento.
Pequenas e médias empresas podem usar empresas de serviços de folha de pagamento em vez de empregar um departamento de folha de pagamento completo como uma medida de economia de custos. Essas empresas também podem auxiliar as empresas em questões legais para garantir conformidade. As empresas podem usar esses serviços em conjunto com provedores de consultoria de RH, empresas de contabilidade e empresas de consultoria de diversidade e inclusão.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Serviços de Folha de Pagamento, um provedor de serviços deve:
Executar a folha de pagamento e gerenciar pagamentos de funcionários
Auxiliar na preparação e processamento de documentos fiscais
Manter conformidade com as leis de folha de pagamento em nível local, regional ou internacional
Oferecer gerenciamento de processos por meio de uma plataforma que se integra a outros sistemas de RH
Incluir suporte adicional ao cliente com a capacidade de conversar com especialistas em folha de pagamento