Existem várias maneiras de escrever e enviar uma fatura.

Você pode escrever uma fatura manualmente ou usar software de contabilidade para criar uma também. No entanto, não importa como você as cria, é importante garantir que suas faturas incluam tudo o que é necessário para garantir pagamentos pontuais.

Embora as empresas enviem e recebam muitas faturas todos os dias, há um grande problema com o pagamento das faturas em dia. Um relatório do setor de 2013 mostrou que na indústria de publicidade digital:

• 6 por cento das faturas são pagas em menos de 30 dias.

• 94 por cento das faturas demoram mais de 30 dias para serem pagas.

• 62 por cento das faturas demoram mais de 60 dias para serem pagas.

Descobrir por que essas faturas não estão sendo pagas em dia não é difícil. Em outro estudo realizado pela fundação de pesquisa de crédito, foi mostrado que 61 por cento dos pagamentos atrasados são devido a problemas de conformidade ou administrativos, como faturas incorretas ou atrasadas.

Os dados são claros: cada vez mais empresas estão falhando em enviar faturas precisas. Para melhorar a saúde financeira da sua empresa, é importante estabelecer práticas precisas de contabilidade. Um benefício imediato de estabelecer tais práticas é descobrir como enviar faturas precisas.

O que é uma fatura?

Em muitos aspectos, uma fatura é como uma conta. A diferença é que uma fatura pode fornecer informações extras, como o nome do emissor, endereço, termos de pagamento, descrição do item faturável e um número de conta.

Uma vez que uma fatura é enviada ao destinatário, ela se torna uma conta a receber. Este é o valor que você deve por serviços ou bens recebidos e mostra um acordo de que você pagará a outra empresa até uma determinada data.

É importante para uma empresa rastrear faturas porque isso fornece ao seu negócio um histórico de todas as transações de vendas. As faturas ajudam as empresas a manter livros precisos, o que ajuda com os impostos da empresa no final do ano.

Exemplo de fatura

Abaixo está um exemplo de fatura e um passo a passo de como escrever uma fatura. Inclui todas as partes comumente encontradas em uma folha de fatura. Este é um bom formato a seguir quando você começar a enviar suas próprias faturas.

1.) Nome e Endereço da Empresa:

O topo de uma fatura deve sempre incluir o nome e o endereço da empresa. Quer você esteja enviando uma fatura ou recebendo uma, é importante identificar o nome e o endereço físico do fornecedor caso você precise entrar em contato.

2.) Número e Data da Fatura:

Abaixo do nome e endereço da empresa, a fatura deve incluir o número da fatura e a data em que a fatura foi enviada. O número da fatura é um código único atribuído a cada fatura. Se uma fatura não tiver um número de fatura, então não é considerada um documento legal. Contadores usam esses números para garantir que a fatura seja devidamente documentada para fins fiscais. Também facilita o rastreamento de pagamentos atrasados.

Incluir a data em uma fatura é igualmente importante. A data de emissão inicia a contagem regressiva de pagamento para o destinatário. Algumas empresas também incluem uma data de vencimento para o pagamento. Isso garante que os pagamentos sejam feitos em tempo hábil e que o processo de faturamento geral funcione sem problemas.

3.) Nome do Cliente, Endereço e Saldo Devido:

Abaixo do número da fatura e da data de emissão, é importante listar o nome e o endereço do cliente. A razão é simples: garantir que a fatura chegue ao destinatário. Os usuários costumam integrar software de faturamento e cobrança com software de CRM para armazenar informações sobre clientes, serviços e transações. O número do saldo também deve estar claramente rotulado no topo para que não haja discrepâncias.

4.) Itens Comprados e Descrições dos Itens:

Abaixo do nome e endereço do cliente, deve haver uma lista de itens comprados e uma descrição desses itens. Certifique-se de que cada cobrança seja detalhada. A descrição não precisa ser longa; uma explicação simples deve ser suficiente.

Se você perceber um problema de precificação que possa surgir, pode ser útil incluir notas que acrescentem às descrições dos itens e detalhes das cobranças.

5.) Valor Final Devido com Impostos:

A última coisa a incluir em uma fatura deve ser o subtotal junto com impostos ou outras taxas. Especificar todas as cobranças garante que as transações sejam claras e diretas.

Conclusões:

Estabelecer um bom processo de faturamento é o primeiro passo para garantir pagamentos mais precisos e pontuais de seus clientes.

Também é a melhor maneira de registrar transações de vendas e pode ajudar sua equipe de contabilidade quando eles lidam com impostos no final do ano.

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