Este post faz parte da série de tendências digitais de 2021 da G2. Leia mais sobre a perspectiva da G2 sobre tendências de transformação digital em uma introdução de Michael Fauscette, diretor de pesquisa da G2, e Tom Pringle, VP de pesquisa de mercado, e cobertura adicional sobre tendências identificadas pelos analistas da G2.

A tecnologia continua a transformar e mudar a forma como os negócios são conduzidos em todas as indústrias, e a indústria de contabilidade e finanças não é exceção. Avanços em software de contabilidade estão transformando sistemas e processos e convertendo tarefas tradicionalmente manuais em funcionalidades automatizadas. 

À medida que nos aproximamos do final de um turbulento 2020 e começamos 2021 com um novo fôlego, as equipes de contabilidade e finanças continuarão a enfrentar os desafios de trabalhar remotamente e completar tarefas que antes eram feitas no escritório. Devido aos desafios criados pela pandemia de COVID-19 e à demanda contínua de clientes e outras partes interessadas, as tendências de software de contabilidade estão mudando para apoiar as necessidades das equipes de contabilidade e finanças. Neste artigo, analisamos algumas dessas tendências e como elas serão usadas pelas empresas nos próximos anos.

Principais tendências em contabilidade e finanças em 2021

• Contabilidade baseada em nuvem 
• Automação contábil 
• Blockchain

Adoção crescente de contabilidade baseada em nuvem

Software de contabilidade baseado em nuvem permite que os usuários acessem seu software e dados de qualquer lugar onde tenham uma conexão com a internet. A "nuvem" dá às empresas acesso a informações financeiras e outros recursos compartilhados que rodam nos servidores dos provedores, tornando as tarefas contábeis mais acessíveis e todo o processo mais eficiente. Várias pessoas podem acessar itens e documentos enquanto fazem alterações e comentários conforme necessário. Se, ao contrário, uma organização não tiver acesso a um sistema baseado em nuvem e estiver tentando manter o livro razão geral (GL), por exemplo, há muitos desafios que precisam ser superados. Nesse caso, os contadores têm que registrar manualmente as transações de contas a pagar (AP) e contas a receber (AR) acessando várias fontes, como seu banco, automação de AP e software de automação de AR, recibos ou faturas em papel, e assim por diante. Isso não só consome tempo e é tedioso, mas também abre a porta para erros humanos que, sem dúvida, causarão inconsistências mais adiante no processo de fechamento financeiro. 

A contabilidade baseada em nuvem está se tornando mais prevalente devido a menos barreiras de entrada e à necessidade de menos recursos. O relatório anual The Practice of Now Report da Sage afirma que 67% dos entrevistados acreditam que a tecnologia em nuvem torna seus trabalhos mais fáceis ao permitir a colaboração com clientes e melhorar as ofertas de serviços. O relatório também afirma que a tecnologia baseada em nuvem torna tarefas como a preparação de declarações trimestrais ou anuais muito mais fáceis e permite que os contadores observem problemas e forneçam conselhos oportunos aos clientes. 

Devido à pandemia de COVID-19 e ao fato de que muitos funcionários estão trabalhando de casa no futuro previsível, as empresas estão sendo forçadas a implementar ou atualizar rapidamente tecnologias que as ajudarão a se adaptar melhor a essas novas circunstâncias. Mudar uma organização para software de contabilidade baseado em nuvem a partir de software de desktop ou baseado em servidor permite que os tomadores de decisão e funcionários tenham acesso remoto seguro com menos problemas técnicos e, às vezes, a um preço mais baixo. 

De acordo com uma pesquisa da Microsoft de 151 empresas que já implantaram computação em nuvem, os maiores benefícios são ganhos de produtividade e economia de custos. Mais e mais empresas farão a transição para contabilidade baseada em nuvem quando perceberem os potenciais benefícios da computação na nuvem.

Fonte: Ace Cloud Hosting

Relacionado à contabilidade baseada em nuvem, contabilidade remota ou computação móvel, está a noção de contabilidade "em movimento", proporcionando aos profissionais de contabilidade a capacidade de trabalhar remotamente usando portais online e aplicativos. Essa funcionalidade dá aos funcionários o poder de rastrear dados financeiros, gerenciar contas e registrar despesas enquanto estão fora do escritório ou longe de seus computadores. É seguro dizer que, com a crescente popularidade da computação baseada em nuvem e a aceitação generalizada da documentação eletrônica, a contabilidade remota está se tornando cada vez mais atraente para os contadores. Essa funcionalidade permite que empresas de contabilidade atendam à crescente demanda de seus clientes, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Agora é o momento em que as empresas estão sendo forçadas a adotar novas tecnologias e processos porque seus funcionários precisam usá-los para ter sucesso em casa. De fato, estudos mostram que dar aos contadores e equipes de contabilidade as ferramentas necessárias para realizar seus trabalhos remotamente não é apenas o que os funcionários desejam, mas também pode ser benéfico para a empresa. De acordo com uma pesquisa da Canada Life, 77% dos funcionários que trabalham de casa concordam que são mais produtivos do que quando trabalham em um escritório. Isso pode ser devido a um ambiente mais estruturado e calmo, com menos distrações. Uma pesquisa de Stanford descobriu que os funcionários que trabalham de casa são 13% mais produtivos do que seus colegas no escritório.

Desafios na integração com ERP

Com a adoção crescente de plataformas de contabilidade e finanças baseadas em nuvem, uma tendência desafiadora que veremos é a integração desse software em sistemas ERP. Como grande parte da força de trabalho estará trabalhando remotamente em 2021, as equipes precisarão de acesso remoto confiável aos seus sistemas ERP. Por exemplo, geralmente, sistemas ERP ou outras plataformas financeiras ajudam os profissionais de finanças com a tarefa de fechamento de final de mês, automatizando processos como gerenciamento de reconciliação, importação ou integração de planilhas, sinalização de inconsistências, relatórios, fluxos de trabalho, e assim por diante. Muitas vezes, as organizações dependem de várias plataformas no processo de fechamento, cada uma realizando uma tarefa específica. Uma plataforma de orçamento e previsão pode compartilhar informações com software de fechamento financeiro, que, por sua vez, extrai dados de um sistema ERP.

Mas e se uma organização estiver usando uma plataforma ERP local cujo software roda em servidores internos em um local controlado pela empresa? Quando as empresas que usam sua própria infraestrutura de TI, pessoas e processos são forçadas a mudar para um sistema baseado em nuvem, às vezes é necessário implementar esse sistema em sua plataforma ERP atual. Geralmente, um ERP ou sistema de contabilidade é capaz de digerir as informações financeiras alimentadas a ele e produzir pelo menos os três relatórios padrão (demonstração de resultados, balanço patrimonial, demonstração de fluxo de caixa) de forma precisa e rápida, assumindo que as informações recebidas estavam corretas. Sem acesso a um sistema para auxiliar na criação desses relatórios, as equipes de contabilidade e finanças teriam que coletar, revisar e inserir manualmente dados em um modelo. Isso exigiria coordenação entre vários funcionários para garantir que os dados estejam primeiro corretos e, em seguida, formatar os relatórios para corresponder aos relatórios de períodos anteriores. Esse aumento na interação humana pode levar a erros e equívocos que sistemas ERP ajudam a evitar. 

À medida que mais empresas se movem e se adaptam a plataformas baseadas em nuvem no próximo ano, elas devem considerar procurar respostas para algumas das seguintes perguntas para ajudar a definir suas necessidades de sistema e navegar mais facilmente em qualquer integração:

• O sistema em nuvem precisa se integrar com software de terceiros?
• Que informações fluem através do seu sistema de contabilidade?
• Que tipo de relatórios sua equipe financeira usa? São relatórios personalizados ou padrão?
• Que informações suas equipes de finanças e contabilidade precisam compartilhar com outros departamentos?

Há muitas peças em movimento no mundo do software de contabilidade e finanças. Envolve cálculos complicados usando dados de várias fontes, onde o objetivo final é criar relatórios importantes que a administração e outras partes interessadas usam para guiar a direção financeira da empresa. Com a assistência de um ERP baseado em nuvem, contabilidade ou software de fechamento financeiro, equipes de contabilidade e finanças trabalhando em casa em tempo integral podem se manter produtivas, enquanto garantem que haja comunicação clara entre as equipes sobre processos e responsabilidades.

Usando automação para todo o ciclo de vida contábil

Uma das características mais importantes do software de contabilidade e finanças é a automação e a simplificação de processos. Essa automação, ou pelo menos automação parcial, pode auxiliar quase todos os aspectos da contabilidade, incluindo contas a pagar (AP), contas a receber (AR), GL, balanços patrimoniais, relatórios de fluxo de caixa e demonstrações de lucros e perdas. Não é surpresa, então, que o tráfego da web para as páginas de categoria de Automação de AP e Automação de AR da G2 tenha aumentado 78% e 74%, respectivamente, no último ano. O interesse pela automação está no auge e continuará a crescer em 2021, à medida que os produtos de software evoluem e fornecem às empresas funcionalidades avançadas, relatórios mais profundos, maior eficiência e automação expandida em suas atividades diárias.

De acordo com um estudo da Intuit, os contadores estão gastando 86% do seu tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas. Além disso, o número de contadores e auditores crescerá cerca de 22% até 2024 nos setores de negócios e finanças, de acordo com o Bureau of Labor Statistics. Essas estatísticas destacam a importância e a demanda por software de contabilidade que contenha recursos automatizados para tornar processos rotineiros instantâneos, liberando recursos para tarefas e análises mais complexas. A maioria dos sistemas de contabilidade possui funcionalidades de AP e AR integradas, mas nem sempre são suficientes e robustas o suficiente para empresas de todos os tamanhos, seja processando algumas faturas por dia ou tendo que processar milhares de faturas e lidar com centenas de fornecedores. 

À medida que as organizações continuam a cortar custos e encontrar maneiras de se tornarem mais produtivas, continuaremos a ver mais investimentos em software que apoia a automação contábil. 

De acordo com um relatório da Vanguard Systems, o software de automação de AP pode economizar $16 por fatura ou mais e, dependendo do tamanho e escopo do software, pode se pagar em 6 a 18 meses.

As empresas de software de contabilidade também estão incorporando cada vez mais inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina em seus softwares. IA são aplicativos de software que incorporam aprendizado de máquina e algoritmos na funcionalidade cotidiana para automatizar uma variedade de tarefas para os usuários. A IA tem ganhado tração e popularidade há anos porque pode ser incorporada em qualquer indústria; equipes de contabilidade e finanças podem usar esse software para simplificar a entrada e análise de dados, reduzir fraudes e aplicar políticas corporativas identificando questões de não conformidade.

Já houve grandes investimentos em software de contabilidade impulsionado por IA em 2020, o mais recente sendo Tipalti, um High Performer no Enterprise Payment Software Grid® da G2 (bem como um player de nicho no AP Automation Software Grid®). Eles agora são avaliados em mais de $2 bilhões após arrecadarem $150 milhões em financiamento Série E, liderado pela Durable Capital Partners. A empresa usa aprendizado de máquina para reduzir riscos e erros enquanto descobre fluxos de trabalho que poderiam ser simplificados.

Outro exemplo relevante é a Nym Health, que é uma plataforma para automatizar gestão do ciclo de receita para faturamento hospitalar, que arrecadou $16,5 milhões, incluindo financiamento do braço de investimentos do Google, GV. Suas ferramentas de aprendizado de máquina ajudam hospitais com o problema perene de faturamento, que pode ser particularmente difícil devido à codificação complicada.

Serviços automáticos são agora comuns em muitos setores da indústria financeira, como software de preparação de impostos, mas o setor contábil ainda não emergiu totalmente e se beneficiou desses recursos. À medida que as indústrias se desenvolvem e mudam, e o software se torna mais eficiente e difundido, as indústrias de finanças e contabilidade continuarão a incorporar plataformas com recursos de automação para manter o crescimento e a sustentabilidade em um ambiente em constante mudança.

Contabilidade e finanças são a espinha dorsal da maioria das instituições, e é vital que essas empresas aproveitem o software que ajuda a automatizar e simplificar o máximo de processos possível, liberando tempo para outras tarefas. A automação é alimentada pelo avanço do software, e cabe a cada organização se manter atualizada com as tendências, enquanto utiliza plenamente o potencial de economia de tempo e dinheiro que essas soluções podem proporcionar.

O uso de blockchain em grandes empresas de contabilidade e bancos

Uma das tecnologias mais comentadas (e disruptivas) que surgiu recentemente é o software de blockchain, mas o que exatamente é blockchain? Essencialmente, é um sistema eficiente, confiável e seguro para transações que não podem ser revertidas ou adulteradas; permite que duas partes se envolvam em transações digitais seguras sem um terceiro. 

Quando o blockchain foi originalmente desenvolvido em 2008, era usado principalmente para transações de criptomoedas, mas agora, o blockchain está ajudando os contadores ao automatizar o registro de ativos e livros, bem como reduzir os custos associados à manutenção desses registros. As Quatro Grandes empresas de contabilidade já começaram a investir em blockchain e é apenas uma questão de tempo até que mais empresas adotem essa tecnologia em suas práticas de negócios também. Uma vez inicialmente vista como concorrência pela indústria financeira, mais e mais bancos estão agora se aquecendo à ideia por trás da tecnologia blockchain. Centenas de bancos ao redor do mundo já estão usando essa tecnologia, com mais certamente a seguir nos próximos anos.

A variedade de casos de uso ilustra que a demanda por tecnologia blockchain está aumentando e pode ser usada em uma infinidade de indústrias, grandes e pequenas. A taxa de adoção pode ser lenta, mas será constante nos próximos anos e os benefícios gerais de segurança e transparência valerão a pena, com vantagens decorrentes de recursos como contratos inteligentes e segurança de redes IoT.

Editado por Sinchana Mistry