Qu'est-ce que la gestion de la paie ?
La gestion de la paie est un processus administratif par lequel les employés sont financièrement rémunérés pour le travail qu'ils ont accompli. Les dossiers financiers tels que les gains bruts des employés, les déductions sur la paie et la responsabilité fiscale sont également régis par les systèmes de gestion de la paie.
La plupart des équipes des ressources humaines (RH) utilisent des logiciels de paie pour gérer ces processus afin que les employés reçoivent leurs paiements dus à temps et pour le montant correct. Une fois les employés intégrés, la paie est généralement automatisée grâce à ce logiciel pour maintenir l'exactitude et l'efficacité.
Types de gestion de la paie
Indépendamment de leur taille, toutes les entreprises devraient envisager d'utiliser des solutions de gestion de la paie pour payer leurs employés avec précision et respecter les exigences de conformité réglementaire. Le personnel de la paie utilise quatre types différents de gestion.
- Gestion interne. Pour les petites entreprises, s'occuper de la gestion de la paie en interne peut être la meilleure option. Cela implique plus de travail manuel que d'autres solutions mais peut être réussi pour les petites équipes.
- Gestion professionnelle. Les comptables et les experts-comptables certifiés (CPA) peuvent superviser la paie pour les grandes entreprises ou celles sans personnel interne. Externaliser la gestion de la paie à des experts peut prévenir les écarts ou les problèmes fiscaux.
- Gestion par logiciel. Une approche plus passive de la gestion interne de la paie, les options de gestion par logiciel ont généralement des portails en ligne qui exécutent la paie automatiquement. Cependant, des écarts peuvent survenir sans supervision régulière et devenir des problèmes plus importants au fil du temps.
- Agences de services de paie. Contrairement à un comptable ou un CPA, une agence de paie ne gère que cet aspect unique d'une entreprise. Pour les entreprises avec un comptable interne, cela représente une bonne option.
Éléments de base de la gestion de la paie
Dans toutes les formes de gestion de la paie, certains éléments doivent être pris en compte.
C'est le cas pour les équipes de toutes tailles en ce qui concerne le maintien de la conformité et l'assurance que les employés sont payés ce qui leur est dû au bon moment.
- Calcul des salaires des employés. Les feuilles de temps et de présence peuvent faire partie du logiciel de gestion de la paie ou, si elles ne sont pas incluses, devraient s'intégrer à ces outils. Cela calcule ce qu'un employé non exempté est dû en fonction de ses heures de travail. Cela prend en compte les congés payés. Le logiciel de gestion de la paie enregistre également toutes les déductions volontaires sur chaque chèque de paie, comme les contributions au plan de retraite ou les cotisations syndicales.
- Traitement des impôts sur la paie. Les impôts d'État, fédéraux et locaux sont généralement retenus sur les salaires des employés par les employeurs. Tout cela est enregistré et traité par le système de gestion de la paie.
- Conservation des dossiers de paie. Les dossiers doivent être conservés pour chaque employé. Cela inclut des informations critiques telles que le numéro de sécurité sociale, le taux de rémunération horaire ou le salaire brut, les heures de travail hebdomadaires, les déductions sur la paie et les impôts retenus. Les informations fiscales pour les employés comme les W-4 ou les certificats de retenue d'État doivent également être conservées dans les systèmes de gestion de la paie.
- Fournir des rapports au moment des impôts. En plus de conserver les dossiers de paiement des employés, une fonction cruciale de la gestion de la paie est de générer des rapports trimestriels ou annuels pour que les employeurs et les employés les utilisent à des fins fiscales. Ces rapports doivent détailler les salaires payés pour la période donnée, les retenues fiscales et tous les détails sur ce qu'un employé peut devoir en paiements d'impôts.
Avantages de la gestion de la paie
Payer les employés est l'une des responsabilités les plus importantes de l'équipe RH. Des systèmes de gestion de la paie efficaces signifient que :
- Les employés sont plus engagés. Les gens veulent être payés pour le travail qu'ils font. La gestion de la paie est essentielle pour suivre ce qui est dû aux employés et traiter ces paiements à temps. La cohérence et l'exactitude de la paie aident à satisfaire les employés, de sorte qu'ils sont plus susceptibles de rester intéressés par leur travail à long terme.
- Les erreurs de paie sont réduites. La saisie manuelle répétitive de données peut conduire à des informations inexactes et devenir rapidement difficile à résoudre. Gérer la paie grâce à un logiciel dédié peut prévenir ces erreurs et signaler les incohérences potentielles pour que l'équipe RH les examine.
- Les informations personnelles sont plus sécurisées. Les détails de la paie contiennent des informations hautement sensibles et personnellement identifiables sur les employés. L'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie dédié avec des mesures de sécurité comme le cryptage, les données des employés et de l'entreprise restent à l'abri des violations de données et du vol.
Meilleures pratiques en gestion de la paie
Bien que la gestion de la paie change fréquemment à mesure que les logiciels deviennent plus sophistiqués, il existe des meilleures pratiques continues que les entreprises devraient essayer d'incorporer dans leurs processus de paie.
- Créer des politiques et procédures standardisées. La gestion de la paie peut devenir complexe très rapidement. En adhérant à une politique standard à travers toute l'entreprise, les entreprises restent conformes et simplifient le traitement de la paie.
- Ajouter des notifications avant les échéances importantes. Chaque État et pays a des exigences fiscales différentes qui doivent être respectées. Construire des alertes avant ces échéances permet aux équipes RH de rester organisées et à jour.
- Revoir régulièrement la classification du travail. En raison de leur statut légal concernant les paiements d'impôts, les employés à temps plein et à temps partiel et les entrepreneurs indépendants doivent être catégorisés différemment dans le système de gestion de la paie. Les entreprises peuvent faire face à des pénalités fiscales importantes si les employés sont mal classés et doivent soit un salaire supplémentaire, soit retenir des impôts supplémentaires.
- Automatiser les fonctions fréquentes de la paie. Non seulement l'automatisation des tâches permet de gagner du temps, mais elle signifie également que les équipes peuvent éviter les erreurs humaines tout au long du processus de gestion de la paie.
Assurez-vous que les employés sont payés ce qui leur est dû pour le temps qu'ils travaillent avec un logiciel de suivi du temps dédié.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
