What is the best way to optimize searches to return the correct result?

Salut Ashley, J'espère que tu as trouvé la réponse de Lisa utile. J'ajouterais que tu peux simplement utiliser l'aspect de contrôle de version de DocuShare de manière plus appropriée. En configurant la limite de version à une valeur supérieure à la valeur par défaut de 4, tu peux maintenir toutes tes versions dans la même chaîne de documents. Ainsi, lors du téléchargement d'un nouveau document de contrôle, télécharge-le comme une nouvelle version du document existant. Le document plus ancien est maintenant répertorié comme une version du document visible. Si tu as fait une erreur ou si tu veux réactiver une version plus ancienne pour que les utilisateurs la voient, sélectionne simplement cette version comme version active. Si tu veux vraiment garder les versions des documents comme des documents séparés, envisage d'utiliser des champs de métadonnées appropriés. Crée des champs personnalisés tels que le statut ou la date d'archivage ou un champ similaire approprié qui facilite tes critères de recherche. Comprendre comment tu veux trouver les documents, avant de créer les documents, te permettra de créer les champs de métadonnées appropriés pour les récupérer. Cela peut également être quelque peu automatisé par l'utilisation de l'option Règles de contenu qui permet la mise à jour automatique, par exemple, du champ de statut et de la date d'archivage pour changer automatiquement lorsqu'ils sont placés dans une certaine hiérarchie de dossiers. Ainsi, déplacer un document dans le dossier d'archive avec des règles de contenu et 2 champs personnalisés de statut et de date d'archivage mettrait automatiquement à jour le statut à archivé et la date d'archivage au jour où il a été déplacé. Si ce type de recherche est très fréquent, tu peux soit enregistrer la recherche et la modifier, soit activer la Recherche rapide, qui offre une page unique pour rechercher et trouver des objets rapidement.

Salut Ashley, Vous pouvez réduire la recherche à une collection et/ou inclure ses sous-collections. Une façon est sous la recherche 'Avancée', de sélectionner 'Rechercher dans' une collection spécifique. Un autre conseil est de déplacer la collection Archive à un niveau au-dessus ou détaché des collections principales à rechercher, afin que vous puissiez rechercher les documents actifs et leurs sous-collections, mais pas la collection d'archives. J'espère que cela aide.