Meilleurs Logiciel de gestion des dossiers publics

Le logiciel de gestion des archives publiques aide les agences gouvernementales à archiver, gérer et numériser les archives publiques, souvent dans le but de soutenir les demandes d'accès à l'information (FOI) faites par les citoyens ; les documents courants incluent les registres fonciers, les licences de mariage, les certificats de naissance et de décès, et les contrats légaux. Les solutions de gestion des archives publiques automatisent le flux de travail pour acheminer les demandes d'archives, quel que soit le mode de réception, vers les parties appropriées et gérer le traitement des paiements. Elles garantissent également la confidentialité et la sécurité des informations gouvernementales sensibles, en caviardant les documents pour éviter de divulguer des détails confidentiels aux citoyens. En général, ces produits fournissent un portail public frontal pour permettre la recherche des archives publiques et la collecte des demandes des citoyens pour ces archives, et les demandeurs peuvent suivre leur demande depuis la réception jusqu'à l'achèvement.

En interne, ces solutions offrent aux agences gouvernementales une fonctionnalité similaire à celle des logiciels d'archivage d'informations d'entreprise. Aux États-Unis, les agences fédérales sont tenues de gérer tous les dossiers électroniquement depuis 2020 ; par conséquent, les systèmes de gestion des archives publiques sont désormais une nécessité pour de nombreuses entités gouvernementales américaines. Ils permettent aux agences de télécharger et de stocker de nombreux dossiers électroniquement, avec des fonctionnalités d'indexation pour une récupération rapide afin de répondre aux demandes. Les logiciels de gestion des archives publiques maintiennent également des pistes d'audit pour tous les dossiers afin de surveiller quand ils sont consultés et par qui. La plupart des solutions offrent des fonctionnalités de reporting et d'analyse pour suivre les indicateurs de performance et identifier les tendances dans les types de demandes d'archives effectuées.

Pour être inclus dans la catégorie de gestion des archives publiques, un produit doit :

Permettre la création de formulaires de demande pour soutenir plusieurs types de demandes d'archives publiques Faciliter la création d'assignations de flux de travail personnalisées Fournir des outils de communication pour les citoyens et les employés du gouvernement Stocker les archives publiques électroniquement ou s'intégrer à des solutions de gestion de documents dédiées Se conformer aux programmes réglementaires qui protègent les informations gouvernementales sensibles, tels que FedRAMP, CJIS et HIPAA