La technologie peut améliorer la fonctionnalité d'un espace de bureau. Le défi est de trouver un système technologique unifié qui fonctionne ensemble pour faciliter la vie de tout le monde.

Les entreprises ont beaucoup à gagner en mettant en œuvre des outils qui permettent aux employés de se concentrer sur les tâches les plus importantes. Chez G2, nous avons récemment déménagé dans un espace de bureau plus grand et meilleur. Bien que l'espace supplémentaire soit utile, la transition s'accompagne de conséquences mineures. Il n'est pas rare de voir un collègue errer dans le bureau en essayant de trouver la salle où il doit se rendre pour une réunion. Le stress inutile cause de l'inefficacité ; il existe des solutions pour aider les entreprises à résoudre ce problème. Heureusement, G2 a également adopté cette idée, ce qui a conduit à beaucoup moins de collègues errants seuls dans le bureau.

Comment améliorer l'efficacité du bureau

Selon le type de bureau dans lequel vous travaillez, certains outils peuvent être plus bénéfiques que d'autres. Une entreprise avec de nombreux visiteurs extérieurs pourrait mettre en œuvre un logiciel de gestion des visiteurs pour suivre qui entre et sort. Pour une entreprise où les employés organisent beaucoup de réunions, un système de réservation de salles de réunion a du sens. Ces outils font partie des nombreuses solutions utiles qu'un bureau peut envisager pour créer un environnement efficace et confortable. Ensuite, nous passerons en revue les quatre principaux outils recommandés pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur environnement de travail.

Réservation de salles de réunion

Ces outils sont programmés pour refléter chaque espace disponible dans un bureau, ce qui montre avec précision si une salle est disponible ou si elle est réservée par quelqu'un d'autre. Avoir 10 salles désignées pour les réunions n'aide personne si personne ne sait dans quelle salle se trouve leur réunion. Les systèmes de réservation de salles de réunion (MRBS) aident à cela et offrent de nombreux autres avantages. Ce logiciel est particulièrement utile pour les entreprises qui organisent fréquemment des réunions consécutives. Les systèmes de réservation de salles de réunion aident non seulement les employés à réserver des salles pour les réunions, mais l'outil aide également à réserver des salles de conférence ou d'autres espaces de réunion. De plus, le MRBS encourage la transparence au bureau en permettant aux employés de voir qui rencontre qui, tout en évitant les doubles réservations.

Calendriers

Les calendriers sont une nécessité de base dans chaque environnement de bureau. Le logiciel de calendrier fonctionne avec le MRBS pour garantir que les réunions sont transparentes pour les employés concernés. Les utilisateurs peuvent voir à quelle heure une salle est réservée pour une réunion et la liste des participants, le tout dans la même vue de leur calendrier personnel, ce qui facilite la planification de vos propres réunions en comparant la disponibilité de vos collègues avec les salles disponibles. Les calendriers ajoutent un élément simple et visuel aux systèmes de réservation de salles de réunion.

Gestion des visiteurs

Tout bureau qui reçoit des visiteurs, qu'il s'agisse de clients ou d'employés, a une raison d'utiliser un logiciel de gestion des visiteurs. Suivre les personnes qui entrent et sortent du bâtiment est un atout majeur pour la sécurité et garantit que les visiteurs sont pris en compte. Dans l'ensemble, le logiciel de gestion des visiteurs rend tout le monde responsable de sa visite, aidant à la transparence de l'entreprise.

Signalisation numérique

Nous avons discuté de la transparence avec les trois solutions précédentes, et le logiciel de signalisation numérique clôture ce système technologique intégré. Pour créer un espace de bureau unifié, la transparence est essentielle. Le logiciel de signalisation numérique présente les informations fournies par le MRBS sous un format numérique, tel qu'un écran de télévision ou un iPad. En installant du matériel à l'extérieur d'une salle de réunion et en mettant en œuvre un logiciel de signalisation numérique, le matériel indique si la salle désignée est libre. La signalisation numérique est publique, ce qui signifie qu'elle est un moyen parfait pour les employés de vérifier facilement si une salle est libre.

Vive l'efficacité !

L'unification technologique est une réalisation merveilleuse qui montre un retour sur investissement instantané une fois mise en œuvre. À mesure que la technologie continue d'avancer, les entreprises peuvent oublier de la refléter dans leur espace de bureau physique. Les employés avec des ordinateurs haut de gamme, mais des méthodes de réservation inefficaces, perdent en efficacité accrue. En élevant la technologie dans l'espace de bureau, tout le monde bénéficie d'une transparence améliorée et d'une productivité accrue au travail.

Vous voulez porter la technologie de bureau au niveau supérieur ? Consultez cet article sur ce qu'est l'automatisation de bureau, et comment elle peut changer votre lieu de travail.