¿Qué es la colaboración visual?
La colaboración visual o colaboración en diseño conecta a los compañeros de equipo a través de elementos visuales para comunicarse de manera efectiva y descomponer conceptos complejos en información digerible. La colaboración visual es especialmente útil para equipos remotos que desean mejorar la comunicación asincrónica y trabajar juntos en tiempo real.
Un proceso que consiste en actividades conectadas, la colaboración visual permite a los miembros del equipo crear un sistema de ideas y diseños. El proceso asegura que las empresas se mantengan innovadoras y mantengan sus planes escalables mientras desarrollan soluciones que proporcionen valor a los clientes y mejoren su experiencia.
Los líderes de proyecto utilizan plataformas de colaboración visual para ofrecer a los equipos un lienzo digital infinito a través de funciones como pizarra, diagramación, edición simultánea y videoconferencia.
Estas plataformas involucran a equipos remotos e híbridos con aplicaciones de colaboración y productividad para diversos casos de uso como planificación de proyectos, creación de guiones gráficos y prototipado.
Proceso de colaboración visual
La colaboración visual debe tratarse como cualquier otra actividad colaborativa empresarial en el sentido de que debe ocurrir en cada etapa de un proyecto, desde la ideación hasta los conocimientos y los resultados.
Usar elementos visuales a lo largo del proceso de planificación crea una imagen completa de los objetivos, hitos y entregables a lograr. La colaboración visual está en el corazón del ciclo de vida del proyecto y proporciona oportunidades de mejora en cada parte del flujo de trabajo.
- Identificar brechas en los sistemas actuales: La colaboración visual comienza visualizando el estado actual de la tecnología, los flujos de trabajo, la infraestructura y los recorridos del cliente para entender qué ideas y entregables deben destacarse durante la colaboración.
- Lluvia de ideas: La siguiente parte del proceso es colectivamente generar ideas sobre la solución ideal a un problema y encontrar formas de entregar ese resultado. Técnicas de ideación como mapas mentales son herramientas visuales poderosas para organizar información.
- Idear: Los equipos también utilizan software de diagramación para crear visuales a partir de datos e imágenes. Los programas de diagramación permiten a los usuarios ver y editar archivos simultáneamente, lo cual es útil al crear plantillas para todo el proyecto.
- Realizar síntesis de ideas: Una vez que las ideas se juntan, los interesados que gestionan el proyecto pueden tomar decisiones basadas en conocimientos derivados de los datos. Los mapas de afinidad son una herramienta valiosa para categorizar temas generales y llegar a la raíz del problema.
- Planificar proyectos: El proceso de colaboración visual implica construir wireframes y prototipos que se alineen con las decisiones tomadas de manera transversal. Los procesos, cronogramas y dependencias del proyecto se visualizan para realizar cambios significativos.
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Continuar mejorando: La colaboración visual no está diseñada para conformarse con un solo método; puede cambiar una y otra vez dentro del mismo proyecto a medida que diferentes personas aportan diferentes ideas y pensamientos a la mesa.
Para optimizar la eficiencia laboral, es esencial revisar continuamente qué funcionó y qué no durante el proceso de colaboración a través de bucles de retroalimentación regulares.
Beneficios de la colaboración visual
La colaboración visual es más que solo un espacio para líneas, formas y volcado de ideas. Los beneficios del proceso van más allá de la simple lluvia de ideas y se extienden a cada etapa de un proyecto.
- Mejora la comunicación del equipo. La colaboración visual funciona en tiempo real y ayuda a los equipos a entender puntos de referencia de manera clara y concisa. Esto ayuda a descomponer grandes ideas en equipos dispersos.
- Mejora la retención de información. Herramientas como pizarras interactivas y diagramas de flujo mantienen a los empleados más comprometidos que los documentos estáticos y los procesos manuales. Un mayor compromiso conduce a una mejor concentración y mejora la retención de información.
- Impulsa la innovación. El pensamiento visual organiza y comunica problemas complejos utilizando palabras e imágenes para transmitir significado e ilustrar relaciones. Revisar los cambios de manera concurrente ayuda a todos a entender sus impactos rápidamente.
Aplicaciones de la colaboración visual
Las aplicaciones de la colaboración visual son infinitas, ya que los empleados pueden aplicar los métodos a varias industrias en diferentes sectores para apoyar la conceptualización, la ideación de proyectos y el pensamiento de diseño.
Algunos ejemplos comunes de colaboración visual incluyen la síntesis de ideas, el apoyo a metodologías ágiles, el desarrollo de organigramas y la visualización del recorrido del cliente.
Negocios
El propósito principal de la colaboración visual en los negocios y la consultoría es facilitar la comunicación. Las plantillas y los lienzos de optimización mejoran la eficiencia operativa y reúnen a grandes equipos para visualizar los objetivos y obstáculos del proyecto.
Las soluciones de lluvia de ideas y diagramación son métodos efectivos de comunicación interpersonal y compartición de información dentro y entre organizaciones. Las herramientas de colaboración visual también se integran bien con software de colaboración en equipo para facilitar la comunicación y el acceso al conocimiento y archivos compartidos.
Educación
En el pasado reciente, el aprendizaje virtual a través de la colaboración se ha convertido en un modo principal de enseñanza y aprendizaje para educadores en todo el mundo. Compartir contenido en tiempo real, abrazar el aprendizaje grupal y usar aulas virtuales como entornos de aprendizaje en línea proporcionan espacio para interacciones creativas.
La colaboración visual aumenta la flexibilidad en los modos de aprendizaje (revisiones por pares, pruebas tipo juego) y la comunicación entre estudiantes y profesores que viven en diferentes regiones. Los interesados pueden usar el uso compartido de pantalla y la pizarra para esbozar, presentar y discutir temas simultáneamente.
Mejores prácticas para la colaboración visual
Cuando se realiza de manera efectiva, la colaboración visual anima a los miembros del equipo a ser más creativos dentro de la infraestructura existente. Dado que el proceso de colaboración visual se ve diferente para cada equipo, es esencial tener en cuenta algunas mejores prácticas para asegurar el máximo compromiso.
- Aceptar diferentes formas de participación. La colaboración visual puede parecer abrumadora para algunas personas ya que requiere que sean el centro de atención, lo cual no se adapta a la personalidad de todos. Las pizarras colaborativas son una excelente manera de lograr que los miembros introvertidos y los equipos aislados interactúen con otros o contribuyan a maquetas a través del chat.
- Recoger retroalimentación regularmente. La colaboración visual existe para facilitar las conexiones entre los participantes. Recoger retroalimentación sobre qué metodologías funcionan mejor para las necesidades de todos es esencial para que la actividad funcione de manera cohesiva para todos.
- Fomentar la comunicación descendente. En un entorno de trabajo remoto, introducir nuevas formas de trabajar puede simplificarse si los líderes senior expresan su entusiasmo por el nuevo proceso. Proporcionar orientación y asistencia sobre la colaboración visual es fundamental para una adopción más rápida.
- Enfocarse en las integraciones. La colaboración y la productividad van de la mano. Elegir aplicaciones de colaboración visual que se integren con las herramientas de gestión de documentos existentes es esencial para que las herramientas funcionen para todos de manera cohesiva. Evaluar las opciones disponibles en el mercado y evaluar qué procesos y características funcionan mejor para los requisitos del equipo.
Los casos de uso de la colaboración visual son infinitos, ya que puede transformarse dependiendo del contexto empresarial. Aprende cómo el proceso de diseño de productos utiliza principios visuales para construir un producto que los clientes amarán.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
