¿Qué es la videoconferencia?
La videoconferencia es una reunión en línea donde los participantes utilizan software de video y audio para reunirse en tiempo real y desde cualquier ubicación en una sala de reuniones digital o virtual.
Popular entre grupos remotos o distribuidos, la videoconferencia permite a individuos y equipos reunirse cara a cara sin necesidad de estar en la misma ubicación física o incluso dentro de la misma zona horaria.
Los teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras de escritorio conectados al mismo software de videoconferencia hacen que llevar a cabo este tipo de reuniones sea más sencillo y accesible para cualquiera que necesite unirse.
Tipos de videoconferencia
La videoconferencia se puede utilizar para los mismos tipos de reuniones que se organizan en persona. Simplemente ocurren en un espacio digital en lugar de una sala física. Los usos más comunes de la videoconferencia son:
- Conversaciones uno a uno: Ya sea un gerente hablando con un solo empleado o un representante de recursos humanos (RRHH) contactando a un posible empleado para una entrevista, las reuniones uno a uno son una situación típica para usar llamadas de conferencia, especialmente cuando ambas personas están en dos ubicaciones diferentes.
- Reuniones internas de equipo: Es importante mantener a todos en un equipo informados y reunirse regularmente para compartir actualizaciones de proyectos o noticias. Para las empresas con empleados remotos, la videoconferencia en grupo es probablemente la mejor solución para asegurar que todos reciban la información que necesitan en tiempo real.
- Llamadas con proveedores o clientes: La mayoría de las empresas trabajarán con otras compañías o clientes ubicados en una ciudad o estado diferente. La videoconferencia permite a estos grupos conectarse cara a cara y construir relaciones comerciales más profundas y significativas.
Elementos básicos de la videoconferencia
Algunas empresas utilizan tecnología de videoconferencia altamente sofisticada para colaborar entre ubicaciones, pero no todas las compañías necesitan este nivel de software. Para reuniones de video exitosas, los componentes básicos que una empresa debería tener son:
- Una cámara para cada participante: Cualquiera que participe en la reunión debería tener acceso a una cámara web u otra cámara conectable para que todos los participantes puedan ver sus rostros.
- Un micrófono y salida de audio para cada participante: De manera similar, para que otros participantes escuchen a los oradores individuales, cada persona debería tener un micrófono conectado a su dispositivo y altavoces para seguir la conversación.
- Iluminación adecuada: Una vez que se configura una cámara, los participantes en la reunión deberían verificar la iluminación de su sala y cómo se refleja en la cámara. Sentarse frente a una ventana puede generar luz natural que hace que el rostro de alguien sea más fácil de ver. Pero sentarse de espaldas a la ventana puede hacer que la cámara se enfoque solo en la luz y proyecte una sombra en su rostro, dificultando verlo.
- Software de videoconferencia: Dependiendo del número de personas involucradas en la videoconferencia, puede ser necesario un software especializado para albergar a un gran número de participantes, crear salas de grupos o grabar la reunión para compartirla más tarde.
Beneficios de la videoconferencia
Con el mercado global de videoconferencia predicho para duplicar su valor desde ahora hasta 2027, ciertamente es un área de comunicación que muchas empresas están considerando adoptar. Hay muchos beneficios de la videoconferencia, incluyendo:
- Ahorra dinero: Pedir a los miembros del equipo que vengan a la oficina, especialmente si viven lejos, para una sola reunión puede costar al individuo o a la empresa cantidades significativas de dinero por miembro del equipo. En cambio, la videoconferencia solo cuesta tanto como la plataforma que se está utilizando y cualquier costo de equipo para preparar a los miembros del equipo con la capacidad de unirse a las reuniones desde su ubicación.
- Aumenta la productividad del equipo: Poder reunirse cara a cara a menudo puede mejorar la producción colaborativa de un equipo. Con la videoconferencia, esto sigue siendo posible como si el equipo estuviera junto en persona. También está el beneficio adicional de no perder tiempo viajando a la reunión, dejando más tiempo para el trabajo productivo.
- Más accesible: Los miembros individuales del equipo pueden tener requisitos personales que hacen que trabajar en un entorno de oficina sea un desafío, especialmente si deben viajar entre pisos del edificio o a diferentes sedes corporativas. La videoconferencia significa que aún pueden participar en reuniones de equipo pero desde una ubicación y entorno que funcione mejor para ellos.
Mejores prácticas para la videoconferencia
Particularmente cuando hay más de un puñado de personas en una reunión de video, puede volverse difícil concentrarse y participar efectivamente. Sin embargo, seguir varias mejores prácticas puede mantener las videoconferencias en el camino correcto y productivas. Estas incluyen:
- Minimizar el ruido en la sala: Los micrófonos son increíblemente sensibles y captarán cualquier ruido de fondo cuando alguien esté hablando. Es mejor usar un auricular cuando se toman llamadas de video en un lugar concurrido, apagar cualquier música de fondo o audio que pueda estar sonando, o pedir a otros en la casa que mantengan el ruido bajo mientras están en una llamada.
- Silenciar a los participantes que no están hablando: Con muchos participantes, puede volverse rápidamente caótico y difícil de escuchar si varias personas intentan hablar al mismo tiempo. Mantener a todos en la reunión en silencio hasta que necesiten hablar reduce el ruido de fondo general y da pleno enfoque a la persona que está hablando.
- Optar por grabar las reuniones: La mayoría del software de videoconferencia ofrece la opción de grabar reuniones. Aunque esto no siempre es necesario, especialmente en reuniones uno a uno, grabar y compartir la llamada de video puede ser útil si algunas personas no pueden asistir.
- Recordar la cortesía común en las reuniones: Al igual que cualquiera lo haría en una reunión en persona, es importante recordar las reglas básicas de etiqueta en las reuniones. No interrumpir a las personas que están hablando, prestar atención completa a lo que está sucediendo en la reunión y siempre despedirse de los otros participantes al final.
Facilita una mayor colaboración y productividad del equipo con software de gestión de reuniones que mantiene las reuniones en el camino correcto.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
