Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
¿Qué es el reembolso de empleados?
El reembolso de empleados, también llamado reembolso de gastos, es el proceso de una empresa para reembolsar a los trabajadores el dinero personal gastado en artículos relacionados con el negocio. El empleado presenta documentación, como recibos, y la empresa ofrece compensación financiera.
Normalmente, las organizaciones tienen una política de reembolso de empleados que detalla los gastos cubiertos. Los gastos comúnmente cubiertos incluyen viajes, comidas, kilometraje, suministros de oficina y educación continua.
El software de gestión de gastos permite a los empleados ingresar sus propios gastos y documentación. Ayuda a las empresas a gestionar el proceso de reembolso. Las empresas también analizan los gastos y encuentran oportunidades para medidas de ahorro de costos con este software.
Gastos elegibles para el reembolso de empleados
Aunque los planes de reembolso varían, hay varias categorías comunes de gastos elegibles. Estas categorías incluyen:
- Gastos de viaje: El viaje es uno de los gastos de negocio más frecuentes. Es una colección de costos: taxis, vuelos, habitaciones de hotel, propinas y comidas. La mayoría de las tarifas relacionadas con el viaje son elegibles para reembolso.
- Suministros de oficina: Cuando un miembro del equipo está en un apuro y tiene que pagar de su bolsillo por grapadoras o una resma de papel, las empresas generalmente compensan al empleado una vez que obtienen un recibo.
- Comidas y entretenimiento: Las organizaciones no quieren pagar la cuenta cada vez que un empleado sale a cenar, pero hay ocasiones en que las comidas y el entretenimiento son parte del trabajo. En ventas, por ejemplo, una comida con un cliente potencial puede ayudar a cerrar un gran trato y ser categorizada como un gasto de negocio.
- Transporte: Los trabajadores a veces reciben reembolso por kilometraje cuando usan su vehículo personal para conducir a una función relacionada con el trabajo. Por ejemplo, un fisioterapeuta de salud a domicilio podría ser compensado en base al kilometraje por conducir para ver a los pacientes.
- Salud: Algunas empresas ofrecen un acuerdo de reembolso de salud (HRA). No debe confundirse con una cuenta de reembolso de salud, un acuerdo de reembolso de salud permite a los empleadores reembolsar a sus trabajadores libre de impuestos por gastos médicos.
Beneficios de una política de reembolso de empleados
Cuando una empresa se toma el tiempo para crear una política de reembolso bien definida como parte de su plan de administración de beneficios, el resultado es claridad y reducción del estrés tanto para el empleador como para el empleado. Algunas ventajas adicionales incluyen:
- Mejorar la satisfacción del empleado: Nadie quiere preocuparse por procesos complicados de presentación de recibos y largos retrasos en los pagos. Cuando los empleados saben que hay un proceso fácil de seguir para el reembolso, pueden sentirse más relajados al usar inicialmente su propio dinero para gastos de negocio.
- Aumentar la productividad y eficiencia: Tener una política clara ahorra tiempo para los equipos de recursos humanos y finanzas y también aumenta la productividad de los trabajadores. Por ejemplo, en lugar de pasar la mañana para ser reembolsado por un viaje reciente, un empleado puede concentrarse en alcanzar los objetivos de ventas mensuales.
- Construir confianza: Una buena política de reembolso de gastos informa a los empleados de antemano en qué pueden y no pueden gastar dinero. Una empresa podría sorprenderse si un empleado reserva una estancia de una semana en un resort de cinco estrellas para un viaje de negocios. Mientras tanto, un empleado podría estar molesto si reserva el viaje sin darse cuenta de que los resorts de cinco estrellas no pueden ser reembolsados. Una política clara proporciona límites que ayudan a establecer una confianza que funciona en ambos sentidos.
Mejores prácticas para el reembolso de empleados
Al considerar cómo aclarar el reembolso de gastos dentro de una organización, es mejor crear un plan. Algunas mejores prácticas para desarrollar una política incluyen:
- Establecer límites de tiempo. Es importante establecer restricciones sobre el tiempo que un empleado tiene para presentar una solicitud de reembolso, pero también considerar si la empresa tendrá un período de gracia o una política de retraso si pasa demasiado tiempo.
- Especificar los requisitos de documentación. Algunas empresas necesitan un recibo para todos los gastos. Otras organizaciones establecen un umbral. Por ejemplo, requieren recibos para cualquier gasto superior a $50.
- Requerir aprobación: El fraude de reembolso es desafortunado, pero ocurre. Establecer y seguir una política de aprobación puede ayudar, al igual que realizar auditorías anuales para buscar cualquier cosa fuera de lo común, como recibos falsos o alterados.
- Automatizar cuando sea posible: El software puede ayudar a agilizar los pasos del proceso de reembolso. Con algunas herramientas, se pueden configurar flujos de trabajo para enviar automáticamente formularios a dos personas para su aprobación. Además, las configuraciones aseguran que los usuarios hayan adjuntado la documentación adecuada antes de que un formulario sea enviado a recursos humanos, ahorrando tiempo y molestias.
