¿Qué es la búsqueda en el escritorio?
La búsqueda en el escritorio permite a los usuarios encontrar rápidamente archivos, carpetas o contenido específico buscando en un solo lugar. En lugar de buscar en cada aplicación o carpeta individualmente, la búsqueda en el escritorio busca en todas partes para acelerar el tiempo que lleva encontrar lo que se necesita, incluso si no está guardado localmente.
Las búsquedas efectivas en el escritorio van más allá de los archivos y carpetas locales, buscando en:
- Correos electrónicos y archivos adjuntos.
- Nombres y formatos de imágenes y videos.
- Metadatos de archivos como título, fecha de creación, autor y tipo de archivo.
- Historial del navegador web.
- Información de contacto.
- Eventos y historial del calendario.
- Palabras clave en documentos, hojas de cálculo y notas.
- Bases de datos empresariales, intranets y servidores, incluidos archivos en las computadoras de otros usuarios.
- Aplicaciones instaladas y conectadas.
Usando software de búsqueda en el escritorio, las empresas facilitan la búsqueda de datos y archivos sin mantener una estructura o sistema de archivos complicado. El software de búsqueda en el escritorio mejora la función de búsqueda existente de un sistema operativo y aumenta la productividad del equipo.
¿Por qué se creó la búsqueda en el escritorio?
A medida que aumentó el número de aplicaciones y sistemas de almacenamiento en la nube, las herramientas de búsqueda existentes en los escritorios no crecieron para acomodarlas. Muchas empresas encontraron que estas herramientas no podían realizar búsquedas exhaustivas, y los empleados estaban gastando demasiado tiempo simplemente buscando los archivos e información correctos.
El software de búsqueda en el escritorio se creó para abordar ese problema, indexando información de cada archivo, aplicación y base de datos conectados.
Características de la búsqueda en el escritorio
A diferencia de las funciones de búsqueda nativas de los sistemas operativos, la búsqueda en el escritorio proporciona algunas ideas y características adicionales.
- Una interfaz y experiencia de búsqueda unificada
- Teclas de acceso rápido, fragmentos y palabras clave guardadas para búsquedas específicas
- Resultados relacionados basados en términos similares a la palabra clave utilizada
- Configuraciones de seguridad para controlar la visibilidad de los archivos si están en un servidor o base de datos compartida
- Integraciones con otras herramientas en diferentes formatos
- Filtrado y clasificación de resultados según el nombre, fecha de creación, fecha de actualización y tipo de archivo
- Análisis de comportamiento y uso
Beneficios de la búsqueda en el escritorio
Todos necesitan encontrar un archivo o información en el escritorio o dentro de una base de datos en algún momento, y las herramientas de búsqueda en el escritorio simplifican el proceso de muchas maneras.
- Aumento de la velocidad y productividad. La búsqueda en el escritorio reduce el tiempo que lleva encontrar un archivo y elimina la necesidad de buscar en múltiples lugares uno por uno.
- Reducción del costo total. Aunque el costo inicial de una herramienta de búsqueda en el escritorio puede ser alto, las eficiencias que crea ahorran dinero a largo plazo.
- Acceso a datos de uso y conocimientos. ¿Con qué frecuencia los usuarios buscan consultas específicas? ¿Qué tan rápido encuentran el elemento correcto? Algunas soluciones de búsqueda en el escritorio ofrecen esta información.
Consideraciones para la búsqueda en el escritorio
Aunque los beneficios de la búsqueda en el escritorio y el software de búsqueda en el escritorio son claros, hay problemas a considerar antes de seleccionar una herramienta.
- Ciertas herramientas solo funcionan para sistemas operativos específicos. Algunas fueron construidas específicamente para Windows OS, mientras que otras solo funcionan con macOS o Linux.
- Puede ser difícil lograr que los empleados adopten la búsqueda en el escritorio. Si alguien está acostumbrado a hacer algo de una manera, puede dudar en cambiar su técnica, incluso si el nuevo método ahorra tiempo.
- Ninguna búsqueda en el escritorio compensará sistemas de nombres y estructuras de archivos deficientes. Los archivos solo son encontrables si tienen la palabra clave correcta.
- Puede llevar una cantidad significativa de tiempo implementar. Dependiendo del tamaño de la empresa, integrar la búsqueda en el escritorio en el flujo de trabajo podría llevar meses.
Búsqueda en el escritorio vs. búsqueda empresarial vs. búsqueda local vs. motor de búsqueda
La búsqueda en el escritorio es una función para encontrar un archivo u otro contenido dentro de un disco duro local, archivos y aplicaciones y bases de datos conectadas.
La búsqueda empresarial va más allá al buscar en intranets y en las computadoras de otros usuarios si están conectadas a través de un servidor de la empresa.
La búsqueda local es una función para encontrar un archivo u otro contenido dentro de un disco duro local y archivos.
Un motor de búsqueda es una herramienta que permite a los usuarios buscar en internet la información que necesitan con palabras clave o frases.
Las plataformas de inteligencia empresarial (BI) pueden ayudar aún más a entender cómo funciona la búsqueda en el escritorio con conocimientos valiosos.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
