There Are a Lot of Up-Front Costs, Right?

Sí, hay costos iniciales, pero el término "mucho" no hace justicia a los beneficios a largo plazo del software de gestión documental. Los beneficios del DMS se comprenden mejor desde una perspectiva de inversión, una que requiere gastos iniciales para una recompensa a largo plazo. Sin embargo, el DMS elimina la apuesta asociada con la inversión debido a la ruta segura hacia el ROI que garantiza, siempre que se implemente correctamente y se utilice completamente. Una organización (o individuo) no puede planear razonablemente obtener ganancias sin asignar capital a los recursos adecuados, siendo un entorno de trabajo sin papel un claro candidato para el puesto de 'el recurso adecuado' cuando se trata de reducir los gastos de OPEX para liberar flujo de efectivo. Por lo tanto, los costos iniciales de comprar y usar software de gestión documental son malas pautas para determinar si una organización pequeña o mediana (o un departamento dentro de una organización más grande) debería optar por usar el software, particularmente cuando el costo inicial no se considera en conjunto con los beneficios relativamente inmediatos y a largo plazo de usar el servicio. El costo inicial de la implementación del producto se puede resumir sumando el precio de la solución con el precio de la implementación de la organización, que, aunque más difícil de cuantificar, depende tanto de la preparación de la organización que implementa el software como de la capacidad del proveedor para proporcionar orientación y asistencia con la implementación, cosas sobre las cuales los administradores tienen un alto grado de control. Los administradores de software de gestión documental que desean conocer los costos operativos asociados con la implementación deben saber cuántos documentos necesitan ser escaneados y cargados, cómo se replicarán los procesos de flujo de trabajo preexistentes en el sistema y cuántos empleados necesitan capacitación para el servicio (igual que el número de licencias de usuario). Esto incluye una estimación de cuánto tiempo tomarán estas tareas y otras consideraciones como los procesos de carga, que se simplifican drásticamente con tecnología como el OCR Zonal (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Una organización eficiente, pequeña a mediana, con un proveedor de software de gestión documental lo suficientemente experto como para proporcionar la asistencia correcta puede tener el DMS completamente integrado en el proceso organizacional de un comprador, y hacer que los empleados de esta organización comprendan sus funciones, generando un retorno de inversión, en un mes (si se asigna aproximadamente una hora al proceso de implementación cada día). Muchos proveedores de DMS de primera categoría tienen pautas de instalación y equipos de soporte al cliente con certificaciones esenciales como parte del costo incorporado para la implementación del producto, que, tenga en cuenta, siempre equivale a mucho menos que el costo de continuar con operaciones dependientes del papel. Como se mencionó anteriormente, estos costos pueden ascender a hasta $864,000 por año, resultando en una mejora enormemente significativa en el resultado final.