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Meeting Schedule and Calendar Blocking

We've all had those moments where we open up our calendar, and it looks like an unmaintained bulletin board. But some people have figured out how to truly make their schedule work for them, and not the other way around.

I'll admit, I've been on both ends of this spectrum over the course of my career. I'd love to hear what strategies Icons use for something that we all have to deal with on a daily basis.

–Do you prefer to stack your meetings on certain days for a focused blitz, or do you spread them out throughout the week to keep your schedule more balanced?

–Are you a morning meeting person, who prefers to keep your afternoons open for deep focus time? What scheduling strategy has proven most effective for you?

Personally, I like to schedule back-to-back meetings because I find short breaks disrupt my productivity. What scheduling hacks have you found that work for you?

4 comentarios
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Phil N.
PN
Email geek @ G2 | Accessible email advocate | Creating fun & valuable customer experiences through email
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Prefiero mantener mis mañanas libres para tiempo de concentración, luego realizar sincronizaciones y reuniones de equipo b2b por la tarde. Esto me proporciona un buen bloque de tiempo para concentrarme en mi trabajo sin distracciones y/o prepararme para las reuniones de la tarde. Clockwise también es una herramienta fantástica para optimizar horarios.
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Brett N.
BN
Brett N.
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Vaya, otro fan de Clockwise. Me da vergüenza decir que ni siquiera había oído hablar de ello antes de esta discusión. ¡Gracias Phil!

Sammy C.
SC
CRM, Salesforce, ZoomInfo, Account Management
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¡Hola a todos!

¡Me identifico totalmente con la lucha de gestionar un calendario lleno! Personalmente, uso Clockwise para optimizar mis horarios de reuniones. Me ayuda a reservar tiempo de concentración mientras asegura que mis reuniones se programen de manera eficiente.

Prefiero agrupar mis reuniones en ciertos días para un enfoque concentrado, lo que mantiene mis tardes libres para trabajo profundo. Este enfoque realmente me ayuda a mantener el impulso y evitar el cambio de contexto.

Me encantaría escuchar las estrategias de otros. Siempre estoy buscando formas de mejorar mi productividad y gestión del tiempo, ¡así que cualquier consejo que tengan sería muy apreciado!

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Brett N.
BN
Brett N.
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Realmente me identifico con el esfuerzo por evitar el cambio de contexto. Es un gran desafío para mí saltar entre operaciones >> análisis de datos >> trabajo creativo, pero mi rol requiere llevar muchos sombreros, así que también intento realmente minimizar la cantidad de veces que tengo que hacer eso.

¡Clockwise parece ser de gran ayuda y tiene una calificación de 4.7!

Sammy C.
SC
Sammy C.
CRM, Salesforce, ZoomInfo, Account Management
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¡Hola Brett!

Entiendo completamente lo que quieres decir sobre el cambio de contexto; ¡puede realmente interrumpir tu flujo! Clockwise es una gran herramienta, pero vale la pena señalar que actualmente solo es compatible con cuentas de Google Workspace, específicamente el nivel Essentials y superiores. Esto podría no ser la mejor opción para pequeñas empresas o aquellos que no usan Google Workspace, ya que necesita acceso a los calendarios del equipo para resolver conflictos de programación.

Arjunsinh C.
AC
SEO Specialist & Project Manager at WhirlWind
0

Hola Brett,

Vea mis respuestas en negrita.

–¿Prefieres agrupar tus reuniones en ciertos días para un enfoque concentrado, o las distribuyes a lo largo de la semana para mantener tu agenda más equilibrada? -- Planifico mis reuniones según la prioridad del proyecto, prefiero organizarlas al comienzo de la semana, en lugar de a mitad de semana, lo que me facilita planificar la semana siguiente.

–¿Eres una persona de reuniones matutinas, que prefiere mantener las tardes libres para un tiempo de enfoque profundo? ¿Qué estrategia de programación ha demostrado ser más efectiva para ti? Cuanto más temprano mejor, pero a veces, esto es un desafío cuando se trabaja con un cliente de diferentes zonas horarias, especialmente cuando estás en la zona IST y tus clientes están en PST y EST. El final del día tiene sus beneficios, puedes planificar mejor y más en comparación con cuando lo hacemos temprano en la mañana, tienes todo el día para planificar y abordar los otros proyectos y planificar el trabajo basado en el

Personalmente, me gusta programar reuniones consecutivas porque encuentro que los descansos cortos interrumpen mi productividad. ¿Qué trucos de programación has encontrado que funcionan para ti? -- Esto es bueno, conozco a alguien que planifica su calendario y reuniones de la misma manera que tú, planifica reuniones consecutivas, a menos que la reunión necesite mucha preparación y tiempo.

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Brett N.
BN
Brett N.
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Ah, estoy seguro de que los problemas de zona horaria son un gran desafío. Acabo de lidiar con eso yo mismo al intentar establecer una hora que funcionara para nuestro primer evento virtual la próxima semana, algo que era básicamente imposible de perfeccionar para todos.

¿Qué porcentaje de tus clientes están en los EE. UU.? ¿Y qué horas típicas terminas trabajando debido a eso?

Bashir C.
BC
CISM | CRISC | CEH Cyber Security Professional
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Mis reuniones tienden a ser muy intensas durante los primeros 3 días de la semana. Solo por volumen, no es raro que tenga al menos 8 reuniones en los días más ocupados, y cada una de ellas dura media hora. Algunos días, las reuniones se extienden más allá de sus horarios programados y esto impacta en las reuniones que vienen después. Esto invariablemente significa que aún más tiempo en los días se ocupa con reuniones. Cuando esto sucede, a veces me pierdo mi descanso para el almuerzo y simplemente trabajo durante ese tiempo. La única opción a veces es "salir" de reuniones para unirse a otras reuniones. Una ventaja de tener el 80% de las reuniones al principio de la semana es que desde el final de la tarde del miércoles hasta el final del viernes laboral, puedo concentrarme y avanzar con la mayor parte del trabajo sin realmente ser interrumpido. Este período de concentración es vital para mí para completar mis tareas y actividades laborales, con mínima interrupción. Debe decirse que todavía hay algo de interacción con clientes. Clientes, colegas, partes interesadas, etc. durante este período. Me encantaría tener todas mis reuniones por la mañana, pero también tenemos reuniones con equipos en América del Norte, lo que generalmente significa que tenemos que reunirnos con ellos por las tardes. Nuestro tiempo de la mañana generalmente consiste en reuniones con nuestros colegas locales del Reino Unido/Europa, así como con nuestros colegas en India (que están 4 horas y media por delante de GMT/BST/UTC). No tenemos control sobre la estrategia de programación. Al estar en un entorno de rápido movimiento y debido a la naturaleza misma de la forma en que trabajamos y con quién trabajamos - equipos de TI, equipos de desarrollo de software, ingenieros, equipos funcionales, etc. - tenemos que estar listos en cualquier momento para ayudar a atenderlos. También me gustan las reuniones consecutivas, ya que sé que podemos mantenernos enfocados y completar este componente clave de nuestro trabajo al principio de la semana. Si hay alguna modificación, se puede tratar a mediados de semana o al final de la semana. Estoy interesado en lo que Sammy ha sugerido y me gustaría probar la aplicación Clockwise. De hecho, espero con interés lo que recomienden otros miembros de la comunidad.
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Brett N.
BN
Brett N.
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Vaya... 8 reuniones al día pueden ser un gran desafío. Estoy seguro de que te encanta cuando terminas con esa última reunión el miércoles, pero ese bombardeo a principios de semana tiene que ser agotador, estoy seguro.

¿Qué porcentaje de esas reuniones requiere un gran compromiso de tu parte, en comparación con reuniones en grupos grandes donde no tienes que hablar mucho, o nada en absoluto?

Bashir C.
BC
Bashir C.
CISM | CRISC | CEH Cyber Security Professional
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Hola Brett,

Estimo que al menos el 80% de las reuniones son aquellas que lidero o co-lidero con mi Analista Senior. Así que estamos haciendo el 'trabajo pesado' y dirigiendo la conversación, mientras escuchamos activamente y obtenemos información, perspectivas, pensamientos e incluso recomendaciones de los asistentes.