What is the best way to optimize searches to return the correct result?

Hola Ashley, Espero que hayas encontrado útil la respuesta de Lisa. Añadiría que puedes utilizar el aspecto de control de versiones de DocuShare de manera más adecuada. Al configurar el límite de versiones a un número mayor que el predeterminado de 4, puedes mantener todas tus versiones dentro de la misma cadena de documentos. Así, al cargar un nuevo documento de control, súbelo como una nueva versión del documento existente. El documento anterior ahora se lista como una versión del documento visible. Si cometiste un error o deseas reactivar una versión anterior para que los usuarios la vean, simplemente selecciona esa versión como la versión activa. Si realmente deseas mantener las versiones de los documentos como documentos separados, considera utilizar campos de metadatos apropiados. Crea algunos campos personalizados como estado o fecha de archivo o un campo similar apropiado que facilite tus criterios de búsqueda. Entender cómo deseas encontrar los documentos, antes de crearlos, te permitirá crear los campos de metadatos apropiados para recuperarlos. Esto también puede ser algo automatizado mediante el uso de la opción de Reglas de Contenido, que permite la actualización automática de, por ejemplo, el campo de estado y la fecha de archivo para cambiar automáticamente cuando se coloca en una cierta jerarquía de carpetas. Así, mover un documento a la carpeta de archivo con reglas de contenido y 2 campos personalizados de estado y fecha de archivo actualizaría automáticamente el estado a archivado y la fecha de archivo al día en que se movió. Si este tipo de búsqueda es muy frecuente, puedes guardar la búsqueda y modificarla o habilitar la Búsqueda Rápida, que ofrece una página única para buscar y encontrar objetos rápidamente.

Hola Ashley, Puedes reducir la búsqueda a una colección y/o incluir sus subcolecciones. Una forma es, en la búsqueda 'Avanzada', seleccionar 'Buscar dentro de' una colección específica. Otro consejo es mover la colección de Archivo a un nivel superior o separado de las colecciones principales para buscar, de modo que puedas buscar los documentos activos y sus subcolecciones, pero no la colección de archivo. Espero que esto ayude.