How can total cost of ownership (TCO) be made better using Salesforce?

Al evaluar el TCO de los productos de Salesforce (Ventas, Marketing, Servicio, Nubes IoT, Pardot, etc.), hay 3 elementos principales a tener siempre en cuenta: Costo de Adquisición, Costo de Implementación y Costo de Soporte/Mantenimiento Continuo. En cada elemento, hay áreas donde se puede minimizar/optimizar el costo para aumentar el ROI general de los productos de Salesforce. El Costo de Adquisición gira en torno al costo de Suscripción/Licencia SaaS que Salesforce cobra a su empresa. Como Consultor de Salesforce y Socio VAR, nuestra empresa siempre aconseja a nuestros clientes negociar los precios de licencia "de etiqueta/venta al por menor". Dependiendo del tamaño de la empresa de nuestro cliente/número total de licencias de usuario necesarias, utilizamos esto como palanca para negociar un costo de licencia por usuario más barato. Además, si la asignación presupuestaria de nuestros clientes para licencias de Salesforce permite compromisos a varios años, tratamos de aprovechar esto para también negociar a la baja los costos de licencia. Los Costos de Implementación generalmente consisten en el costo de tiempo de configurar, integrar y desplegar los productos de Salesforce. Además, también es importante incluir el costo de capacitar a los usuarios en la nueva tecnología y tener una idea del impacto del cambio en la productividad y eficiencia. En casi todos los casos en nuestra experiencia, la implementación de un nuevo sistema causa una disminución a corto plazo en la eficiencia a medida que los usuarios se acostumbran a trabajar en el nuevo entorno (entender que esta disminución va a ocurrir y planificar cómo ayudar a los usuarios a transitar por ella es una parte importante del proceso de Gestión del Cambio de un proyecto). Dependiendo de las interpretaciones contables, gran parte del costo de Implementación puede tratarse como un gasto de capital, y a menudo es el costo más visible de un proyecto, particularmente cuando se utilizan consultores externos, como nuestra empresa R/CS, para realizar la implementación. La forma más fácil de minimizar los costos de implementación es planificar minuciosamente con anticipación e identificar a todos los interesados necesarios en la fase de implementación. Aunque a menudo no es muy visible en la planificación de iniciativas relacionadas con CRM, el costo continuo de mantener el nuevo sistema en funcionamiento a largo plazo, así como en el despliegue de nuevas o adicionales funcionalidades y (dependiendo del escenario) en escalarlo a usuarios adicionales. Estos costos incluyen contratos de soporte con proveedores externos o con el propio Salesforce, costos de licencia continuos y (ocasionalmente) costos de actualización. El plan tecnológico debe ser capaz de prever estos costos recurrentes basándose no solo en los números actuales, sino también en el estado futuro planificado de la organización. Por ejemplo, si una comunidad en línea de clientes cuesta $1 por usuario por año con 5000 usuarios actuales, pero la organización planea escalarla a 100,000 usuarios en cinco años, el costo también escalará, lo que puede proporcionar una sorpresa desagradable desde una perspectiva presupuestaria a menos que se haya planificado desde el principio. Se debe hacer tanto trabajo como sea posible para aislar los costos conocidos y proyectables e incorporarlos en el plan organizacional general para que sepa qué necesita financiar y cuándo. Idealmente, sus inversiones comenzarán a darle economías de escala u otros ahorros con el tiempo.

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Al planificar una implementación de Salesforce y crear su presupuesto, querrá considerar el costo total de propiedad (TCO). Calcular esto ayudará a su equipo a determinar no solo el presupuesto para su proyecto de Salesforce, sino también los costos a corto y largo plazo del proyecto.

Al planificar una implementación de Salesforce y crear su presupuesto, querrá considerar el costo total de propiedad (TCO). Calcular esto ayudará a su equipo a determinar no solo el presupuesto para su proyecto de Salesforce, sino también los costos a corto y largo plazo del proyecto.

El equipo de TNG ha escrito varios artículos sobre este tema aquí: https://www.thenegotiator.guru/learninghub.html.

Hay que mirar muy de cerca los costos indirectos, es decir, muchos sistemas diferentes que manejan grandes datos, menos tiempo produciendo informes siempre que los informes sean lo que los solicitantes están pidiendo - esto es muy importante. Hay demasiadas ocasiones en las que un gerente de alto nivel pide un informe que se puede obtener fácilmente de SF.com, pero el representante se queda atascado teniendo que sacarlo - eso no es un buen uso de la aplicación. También las aplicaciones móviles personalizadas que acortan el tiempo de elaboración de informes, cualquier cosa que libere a un representante para concentrarse en avanzar en el trato, cerrar, profundizar relaciones tiene un precio y necesita ser considerado. A los vendedores no les gusta hacer informes ni ingresar datos, queremos vender, eso es lo que hacemos y lo que deberíamos estar haciendo.

El TCO con respecto a Salesforce se reduce a utilizar la herramienta y obtener el compromiso total de todos los usuarios potenciales. Si se "vende" solo como una herramienta de seguimiento obligatoria, el equipo no la usará como está diseñada.

El mayor impacto que he visto con nuestros clientes al justificar el TCO es asegurarse de que todos los equipos estén alineados en los procesos. A medida que los leads fluyen de Marketing a Ventas y a Operaciones, ¿se han identificado todas las variables y se ha desarrollado una solución? Si Salesforce se convierte en un directorio elegante, entonces no hay forma de justificar el costo. Si los leads, clientes y socios están constantemente alineados con quién es responsable de ellos en esa etapa y las comunicaciones continúan, entonces el valor definitivamente está presente.

Realmente se reduce a cuán efectivo eres al usar SF y Pardot/Marketing Cloud. Si usas SF y no incorporas el Proceso de Ventas, Captura/Flujo de Leads y Marketing Automatizado, entonces terminará en el centro de costos. Si lo estás usando para Service Cloud, también puedes calcular ahorros operativos. En resumen, debería estar impulsando un aumento en el ROI y así es como reduces el TOC.

El TCO puede reducirse contratando al administrador de ventas adecuado para que los datos ingresados en el CRM se mantengan y utilicen al máximo.