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¿Qué es el Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
La gestión de procesos de negocio (BPM) es la práctica de optimizar y mejorar las actividades empresariales para realizar acciones específicas de manera más eficiente. A menudo, estas acciones empresariales requieren colaboración entre equipos y consisten en muchas partes móviles, ya sean sistemas de software o intervención humana. Existen muchos productos de software BPM que pueden ayudar a las empresas a lograr el objetivo final de una automatización de flujo de trabajo sin problemas. Las herramientas BPM a menudo proporcionan funcionalidades de modelado, ejecución y análisis de procesos para ayudar a los gerentes de negocios a garantizar que los procesos que necesitan se realicen de manera eficiente y efectiva. Las posibilidades son vastas y variadas: este software puede usarse para una variedad de casos de uso, como facturación, marketing y contabilidad.
Con soluciones de automatización de procesos de negocio, las empresas pueden mejorar y aumentar la colaboración y estar en camino hacia la automatización. A través de mapeos detallados de procesos y herramientas para gestionar flujos de trabajo, los profesionales pueden obtener una vista panorámica de sus operaciones comerciales y, por lo tanto, tener una comprensión clara de cómo pueden optimizarlas.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) Existen?
Existen algunos tipos y casos de uso diferentes de software BPM, pero cada uno ayuda a una organización a optimizar los flujos de trabajo. Aunque todas estas herramientas capturan procesos empresariales y brindan a los usuarios la capacidad de automatizarlos, difieren en cuanto a su capacidad para que los usuarios creen aplicaciones independientes sobre estos procesos.
Software BPM estándar
Con el software BPM estándar, los usuarios obtienen control total sobre sus procesos empresariales, proporcionándoles herramientas para monitorear el rendimiento de la ejecución y analizar sus objetivos actuales, flujos de trabajo y más. Cabe señalar que las soluciones BPM no existen de manera aislada del conjunto de software más amplio de una empresa. Por el contrario, es clave que se integren en varias otras herramientas, como software CRM y software ERP. Con una integración adecuada, los usuarios pueden comprender mejor los múltiples procesos de la empresa para optimizarlos o automatizarlos.
Automatización de procesos digitales (DPA)
DPA es un subconjunto de BPM y se refiere a aquellos productos que incluyen toda la funcionalidad central del software BPM, pero también permiten a los usuarios crear aplicaciones independientes sobre los procesos empresariales. Por ejemplo, una empresa minorista puede usar automatización de procesos digitales para analizar cómo los representantes de ventas están vendiendo sus productos en varias regiones, como cómo ingresan datos de canalización en hojas de cálculo, envían correos electrónicos a prospectos y más. Luego, un administrador puede crear una aplicación que los vendedores puedan usar para optimizar y automatizar este proceso, ayudándolos a ser más eficientes.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
Las siguientes son algunas características centrales dentro del software BPM que pueden ayudar a las empresas a definir, automatizar e informar sobre procesos que están destinados a ayudar a optimizar los negocios para cumplir con los objetivos de la empresa.
Monitoreo de procesos en tiempo real: Mantener un seguimiento de los múltiples procesos que tiene una empresa puede ser difícil, especialmente al hacerlo en tiempo real a través de varios sistemas. Con un software BPM correctamente implementado, los usuarios pueden monitorear estos procesos en tiempo real. Esto proporciona el beneficio de poder probar rigurosamente variaciones y cambios en estos procesos. Por ejemplo, una empresa puede probar el efecto de dirigir todos sus casos de soporte a un individuo o sistema en particular. Si se descubre que esto no está funcionando bien, pueden iterar y probar diferentes opciones, todo mientras mantienen un ojo atento en su función de monitoreo BPM para obtener información.
Automatización de documentos: Los formularios y documentos son omnipresentes en las empresas, como documentos de incorporación para nuevos empleados, contratos para clientes o proveedores y encuestas. La entrada y el análisis manual de datos de estas fuentes pueden ser tediosos y consumir mucho tiempo. El software BPM puede ayudar a automatizar este proceso, ya sea en parte o en su totalidad. Por ejemplo, se puede usar BPM para automatizar la entrada de datos de los documentos personales de nuevos empleados en el software de recursos humanos central de la empresa.
Las herramientas BPM diferirán en cuanto a la cantidad de inteligencia o comprensión del lenguaje natural que tienen incorporada. Por lo tanto, aunque la mayoría de las soluciones tendrán reconocimiento óptico de caracteres (OCR) incorporado, algunas también proporcionarán la capacidad de comprender documentos. Esto le permitiría "leer" documentos y, por ejemplo, resumir el texto en ellos o reconocer términos clave para ingresarlos en otros documentos o sistemas.
Automatización de procesos: La automatización de procesos y flujos de trabajo no ocurre de la noche a la mañana. El software BPM proporciona características para facilitar esta automatización a través del diseño y ejecución de procesos. En otras palabras, los usuarios pueden usar este software no solo para documentar procesos, sino también para crearlos ex nihilo y automatizarlos, a menudo a través de una interfaz de arrastrar y soltar.
En cuanto a cómo se facilita esto, muchos productos BPM tienen una biblioteca en la que se guardan flujos de trabajo previamente utilizados o diseñados para uso futuro. Además, algunas herramientas proporcionan plantillas para casos de uso comunes, como cuentas por pagar, incorporación de empleados y adquisiciones. Los usuarios pueden adoptar y adaptar estas plantillas para sus necesidades y casos de uso particulares.
Otras Características del Software de Gestión de Procesos de Negocio: Generación de documentos, Finanzas, Desarrollo de aplicaciones de bajo código, Desarrollo de aplicaciones sin código, Análisis de procesos
Temas Específicos: Recursos humanos
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
Las empresas compran software BPM porque necesitan resolver algún tipo de objetivo operativo de manera optimizada y eficiente. El software BPM permite a los usuarios construir fácilmente flujos de trabajo únicos, evaluar los pasos necesarios para llevar a cabo el objetivo e integrar todas las diferentes soluciones involucradas en el proceso. Las acciones que deben llevarse a cabo suelen ser complejas y consumir mucho tiempo, por lo que encontrar una manera de automatizar estos procesos empresariales puede ser muy beneficioso para cualquier empresa. Además, las soluciones BPM pueden proporcionar información sobre la eficiencia de los procesos. Las herramientas BPM pueden ayudar a identificar cuellos de botella y pasos de proceso innecesarios, e incluso ayudan a responsabilizar a los empleados por sus acciones.
Aumento de la eficiencia: El uso de soluciones BPM asegura que las tareas se realicen de la manera más eficiente posible. Los procesos están configurados de manera óptima para que las empresas no desperdicien recursos y los empleados no pierdan tiempo, no se omitan pasos y todas las acciones se realicen como deberían; por lo tanto, todas las tareas se realizan al máximo.
Mayor productividad: Si las empresas están aprovechando adecuadamente las herramientas BPM, eso significa que están ahorrando tiempo a sus empleados a través de la automatización. Al optimizar y automatizar las tareas tediosas, los trabajadores tienen más tiempo para centrarse en tareas críticas para el negocio en lugar de trabajar en las que consumen mucho tiempo.
Mejora de la colaboración: Las empresas pueden fácilmente quedar aisladas, con unidades de negocio trabajando por su cuenta, enfocadas en sus propios objetivos y métricas. Aunque todos se esfuerzan por mejorar el negocio en general, la colaboración entre departamentos puede ser difícil. Un beneficio clave del software BPM es proporcionar una vista panorámica de todos los procesos de una empresa, a través de sus departamentos. Con una única fuente de verdad en su lugar, las conversaciones interdepartamentales se vuelven más fáciles y fructíferas.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
Tradicionalmente, las herramientas BPM son utilizadas por empresas de tamaño medio y grande. Las empresas más grandes tienden a tener departamentos más aislados, y cuando las acciones empresariales necesitan integrarse para ser eficientes, el software BPM es una solución fácil. Es mucho más raro que las pequeñas empresas necesiten una herramienta dedicada para la gestión de flujos de trabajo.
Dentro de las empresas, las herramientas BPM son frecuentemente aprovechadas por administradores de operaciones y administradores de TI, pero pueden expandirse a cualquier departamento que necesite automatizar procesos empresariales. Algunas empresas pueden tener analistas de negocio dedicados o directores de procesos que aseguran que los procesos internos sean lo más optimizados posible. Aquí hay algunos ejemplos específicos por departamento:
Ventas: El software BPM puede ayudar a automatizar acciones realizadas por un equipo de ventas, específicamente cuando se trata de la creación y aprobación de contratos. Muchas herramientas BPM ofrecen características de gestión de documentos específicamente diseñadas para la creación de contratos. Una vez que un representante de ventas convence a un prospecto de comprar, el siguiente paso en el flujo de trabajo es enviar un contrato. Basado en las especificaciones particulares del acuerdo, se puede crear un contrato utilizando herramientas BPM.
Cadena de suministro: Una vez que se finaliza un acuerdo, el siguiente paso en un flujo de trabajo puede ser enviar los bienes comprados. Si se firma un documento, el software BPM puede ayudar a realizar el pedido exacto comprado por el cliente. Aquí es donde la herramienta pasa de trabajar con el CRM de una empresa a trabajar con su software de cadena de suministro. El pedido se ingresa automáticamente en el sistema ERP de una empresa y los bienes se fabrican y envían.
Contabilidad: Ahora que los bienes se han enviado y recibido, el departamento de contabilidad necesita anotar el intercambio exacto de bienes (es decir, cuánto se envió, cuánto pagaron por ello, etc.). Esta información puede ingresarse en un sistema de contabilidad utilizando software BPM.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
Las alternativas al software BPM pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de gestión de flujos de trabajo: Las empresas deben tener una idea clara de lo que están tratando de lograr para determinar el tipo de software que están buscando. Por lo tanto, si una empresa está buscando una solución más ligera para facilitar el flujo de trabajo, el software de gestión de flujos de trabajo podría ser la mejor opción. Este software ayuda a definir y gestionar secuencias de actividades y tareas empresariales y es más beneficioso para pequeñas y medianas empresas con un nivel de complejidad bajo a medio en sus operaciones.
Software de automatización de procesos robóticos (RPA): Si una empresa está buscando automatizar tareas rutinarias, RPA podría ser una buena opción. RPA proporciona robots que imitan clics y otras actividades en la pantalla de la computadora y facilita la automatización de una serie de tareas, como facturación e incorporación de empleados. Estos agentes virtuales realizan acciones siguiendo estos flujos de trabajo tanto con como sin supervisión o intervención humana.
Software de desarrollo rápido de aplicaciones (RAD): Las empresas deben entender que pueden seguir diferentes caminos para lograr la automatización. En lugar de BPM o además de él, los usuarios deben investigar el software RAD, como la forma de plataformas de desarrollo de bajo código y sin código. Con este software, las empresas pueden desarrollar software rápidamente con una codificación mínima, reduciendo la necesidad de experiencia extensa en codificación. Algunas de estas herramientas están diseñadas específicamente para la automatización de procesos.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Las siguientes soluciones pueden usarse junto con herramientas BPM para crear una automatización de procesos empresariales de extremo a extremo y avanzar aún más en la transformación digital:
Software de automatización de procesos robóticos (RPA): El software RPA es algo así como un avance en automatización nacido del BPM. El software RPA permite a las empresas construir y entrenar bots para llevar a cabo tareas tediosas. Al proporcionar automatización tanto supervisada como no supervisada, el software RPA ayuda a llevar el BPM un paso más allá, en términos de automatización de flujo de trabajo sin problemas y ejecución de procesos. Las herramientas RPA pueden usarse junto con o en lugar de soluciones BPM.
Software de minería de procesos: Mientras que las herramientas BPM ayudan a configurar flujos de trabajo y automatización, el software de minería de procesos ayuda a monitorear la automatización y garantizar que los procesos se lleven a cabo correctamente. El software de minería de procesos ayuda a encontrar dónde los procesos están fallando, qué pasos se están omitiendo y cuán efectivos son los procesos para el objetivo empresarial general. Estas herramientas pueden monitorear registros de eventos para asegurarse de que los empleados estén siguiendo todos los pasos necesarios o si están omitiendo ciertas tareas. Con la ayuda del aprendizaje automático, el software de minería de procesos puede a menudo informar a los analistas de negocio sobre pasos innecesarios que pueden optimizar los procesos empresariales.
Desafíos con el Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos. Especialmente cuando se trata de soluciones BPM, que se integran y conectan a sistemas en toda la organización, es importante prestar atención a los siguientes problemas centrales:
Retorno de la inversión (ROI): El mayor problema con el software BPM es entender el ROI. Es difícil medir el nivel exacto de productividad y eficiencia ganada con las herramientas BPM, lo que puede hacer que ganar tracción y adopción interna sea un desafío.
Integración: La integración es otra preocupación, especialmente con la frecuencia rápida con la que las empresas añaden nuevas soluciones de software. Sin embargo, con los productos SaaS convirtiéndose en la norma, la facilidad de integrar productos de software dispares en los departamentos se está volviendo más fácil. Si una empresa está utilizando soluciones heredadas, en las instalaciones, puede ser desafiante y costoso hacer que los procesos teóricos funcionen sin problemas en la práctica.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
La implementación de inteligencia artificial (IA) puede tener un impacto positivo en las empresas de una variedad de industrias diferentes. Aquí hay algunos ejemplos:
Servicios financieros: Dentro de las instituciones financieras, como bancos, firmas de corretaje y cooperativas de crédito, es común que se utilicen una variedad de sistemas diferentes. Pueden beneficiarse de una herramienta BPM que pueda ayudarles a obtener una mejor comprensión de sus procesos empresariales y el uso de estos diversos sistemas en toda la empresa. Como una industria que está fuertemente regulada, el BPM puede ser particularmente beneficioso, ya que puede ayudar en la auditoría de los procesos de la empresa.
Salud: Para muchas organizaciones relacionadas con la salud, el software puede ayudar con procesos como la entrada de datos relacionados con nuevos pacientes y el procesamiento de reclamaciones de seguros. Esto ayuda a analizar la eficiencia de los procesos actuales y mejorarlos. A través de la automatización y optimización de procesos, las empresas de salud pueden reducir riesgos y costos, y hacer que su facturación y cobros sean más inteligentes.
Gobierno: Se dice comúnmente que las organizaciones gubernamentales son ineficientes. Este estereotipo se atribuye al hecho de que estas organizaciones podrían estar utilizando tecnología heredada, así como herramientas dispares en los departamentos. Los efectos de esta ineficiencia no son triviales. Con el software BPM, las organizaciones gubernamentales pueden optimizar y automatizar sus flujos de trabajo.
Cómo Comprar Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Al buscar implementar una solución BPM, es importante comenzar desde el principio. En otras palabras, una empresa debe comenzar realizando una visión general de los procesos empresariales. Si una empresa está comenzando y buscando comprar su primer software BPM, o donde sea que una empresa esté en su proceso de compra, g2.com puede ayudar a seleccionar la mejor opción.
Tomar una visión general holística de los sistemas y procesos empresariales ayudará a las empresas a identificar puntos problemáticos. Esto les ayudará a determinar qué software comprar (por ejemplo, si puede manejar efectivamente los procesos de la empresa) y a desarrollar criterios de compra. Una lista de verificación cuidadosamente creada puede ayudar a determinar las características necesarias y deseables, como características, presupuesto, integraciones, número de usuarios, requisitos de seguridad, soluciones en la nube o en las instalaciones, y más.
Una solicitud de información (RFI) puede ser útil, especialmente si la implementación es de gran escala y alcance. Al producir esto, una empresa puede estar bien posicionada para recopilar información de los vendedores. Dependiendo del alcance de la implementación, podría ser útil producir un RFI, una lista de una página con algunos puntos clave que describan lo que se necesita de un software BPM.
Comparar Productos de Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Crear una lista larga
La evaluación de proveedores debe comenzar con una lista larga, que ayudará a determinar si una solución dada es adecuada. Los compradores deben crear una lista amplia de herramientas que se alineen con sus objetivos empresariales. Para que haya un campo de juego nivelado, es importante hacer el mismo conjunto de preguntas a cada vendedor.
Crear una lista corta
A continuación, debe realizarse una reducción. A través de preguntas específicas, demostraciones y pruebas, se puede pasar de una lista larga a una corta. Aunque esto diferirá para cada empresa y caso de uso, de tres a cinco productos son típicamente un buen número. Con esta lista en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características y precios de las diversas soluciones.
Realizar demostraciones
Para asegurar que la comparación sea exhaustiva, el usuario debe realizar una demostración de cada solución en la lista corta con el mismo caso de uso y conjuntos de datos. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada proveedor se compara con la competencia.
Selección de Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
Elegir un equipo de selección
Antes de comenzar, es crucial crear un equipo ganador que trabajará junto durante todo el proceso, desde identificar puntos problemáticos hasta la implementación. El equipo de selección de software debe consistir en miembros de la organización que tengan el interés, las habilidades y el tiempo adecuados para participar en este proceso. Un buen punto de partida es apuntar a tres a cinco personas que ocupen roles como el principal tomador de decisiones, gerente de proyecto, propietario del proceso, propietario del sistema o experto en la materia de personal, así como un líder técnico, administrador de TI o administrador de seguridad. En empresas más pequeñas, el equipo de selección de proveedores puede ser más pequeño, con menos participantes multitarea y asumiendo más responsabilidades.
Negociación
El hecho de que algo esté escrito en la página de precios de una empresa no significa que sea fijo (aunque algunas empresas no cederán). Es imperativo abrir una conversación sobre precios y licencias. Por ejemplo, el proveedor puede estar dispuesto a ofrecer un descuento por contratos de varios años o por recomendar el producto a otros.
Decisión final
Después de esta etapa, y antes de comprometerse por completo, se recomienda realizar una prueba piloto o programa piloto para probar la adopción con una pequeña muestra de usuarios. Si la herramienta se utiliza bien y es bien recibida, el comprador puede estar seguro de que la selección fue correcta. Si no, podría ser el momento de volver a la mesa de dibujo.
Tendencias del Software de Gestión de Procesos de Negocio (BPM)
La transformación digital está abriéndose camino en todo tipo de software, y el BPM no es una excepción. La IA y el análisis predictivo son dos de las tendencias más poderosas en el espacio BPM hoy en día.
Aprendizaje automático
Al implementar la funcionalidad de aprendizaje automático en las herramientas BPM, estas soluciones pueden volverse más adaptativas y predictivas. Si una solución BPM puede aprender qué está funcionando y qué no, y realizar cambios de manera autónoma que beneficien al negocio, entonces ahorra tiempo, esfuerzo y dinero a la empresa. Sin embargo, aunque los productos BPM verdaderamente inteligentes aún están a años de distancia, la lógica está ahí y podría impactar la industria de maneras masivas.
Análisis
El análisis es una tendencia mucho más inmediata para las herramientas BPM. Poder monitorear y ver los datos que ingresan en cada proceso es crítico para las empresas. Proporciona a los usuarios empresariales una comprensión de exactamente cuán efectivo y eficiente es cada proceso empresarial y permite a los equipos ajustarse en consecuencia.
