Mejores Proveedores de Servicios de Almacenamiento de Registros

Los proveedores de servicios de almacenamiento de registros ofrecen opciones de almacenamiento físico de documentos y archivos fuera del sitio para las empresas. Los proveedores de servicios de almacenamiento de registros almacenan los registros en un ambiente controlado por el clima que protege los documentos de signos de envejecimiento y daño. Además del ambiente seguro, los proveedores también organizan los registros en un inventario controlado que ayuda a las empresas a localizar y recuperar registros específicos con facilidad.

Los proveedores de servicios de almacenamiento de registros ayudan a las empresas a descargar grandes cantidades de documentos y archivos físicos que pueden estar desordenando su ubicación. Las empresas que reciben un alto volumen de correo físico y papeleo también se benefician del almacenamiento de registros. En muchos casos, a pesar de la carga de recopilar los registros, las empresas requieren almacenar todos los documentos físicos que crean para referencia, pero no tienen una necesidad inmediata de los documentos. El almacenamiento fuera del sitio asegura que los registros estén seguros y sean fácilmente accesibles cuando sea necesario. Una empresa típica almacenará registros antiguos de pacientes, archivos confidenciales desactualizados u otros tipos de registros.

Junto con el almacenamiento de registros, muchas empresas podrían contratar a un proveedor de servicios de escaneo de documentos para escanear los registros que están almacenando. Esto permite a las empresas una forma más sencilla de acceder a sus archivos almacenados sin tener que visitar una instalación de almacenamiento de registros fuera del sitio. Además, una empresa puede optar por destruir sus registros físicos después de un cierto período de tiempo. Para hacer esto, se puede contratar a proveedores de servicios de destrucción de documentos físicos para triturar de manera segura un alto volumen de registros.

Para calificar para la inclusión en la Categoría de Proveedores de Almacenamiento de Registros, un proveedor de servicios debe:

Almacenar de manera segura los registros físicos en una instalación fuera del sitio Permitir a las empresas recuperar registros físicos de la instalación fuera del sitio Almacenar registros en un área controlada por el clima para asegurar su longevidad Archivar registros en un inventario organizado y controlado