Mejores Software de Gestión de Registros Públicos

El software de gestión de registros públicos ayuda a las agencias gubernamentales a archivar, gestionar y digitalizar registros públicos, a menudo con el propósito de apoyar las solicitudes de Libertad de Información (FOI) realizadas por los ciudadanos; los documentos comunes incluyen registros de tierras, licencias de matrimonio, certificados de nacimiento y defunción, y contratos legales. Las soluciones de gestión de registros públicos automatizan el flujo de trabajo para dirigir las solicitudes de registros, independientemente de cómo se recibieron, a las partes apropiadas y manejar el procesamiento de pagos. También aseguran la privacidad y seguridad de la información gubernamental sensible, redactando documentos para evitar la divulgación de detalles confidenciales a los ciudadanos. Típicamente, estos productos proporcionan un portal público de interfaz para permitir la búsqueda de registros públicos y la recopilación de solicitudes de ciudadanos para dichos registros, y los solicitantes pueden rastrear su solicitud desde la recepción hasta la finalización.

Internamente, estas soluciones ofrecen a las agencias gubernamentales una funcionalidad similar a la del software de archivo de información empresarial. En los Estados Unidos, las agencias federales están obligadas a gestionar todos los registros electrónicamente desde 2020; por lo tanto, los sistemas de gestión de registros públicos son ahora una necesidad para muchas entidades gubernamentales estadounidenses. Permiten a las agencias cargar y almacenar muchos de sus registros electrónicamente, con características de indexación para una recuperación rápida para responder a las solicitudes. El software de gestión de registros públicos también mantiene registros de auditoría para todos los registros para monitorear cuándo se acceden y por quién. La mayoría de las soluciones ofrecen características de informes y análisis para rastrear métricas de rendimiento e identificar tendencias en los tipos de solicitudes de registros que se realizan.

Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Registros Públicos, un producto debe:

Permitir la creación de formularios de solicitud para apoyar múltiples tipos de solicitudes de registros públicos Almacenar registros públicos electrónicamente o integrarse con soluciones dedicadas de gestión de documentos Cumplir con programas regulatorios que protegen la información gubernamental sensible, como FedRAMP, CJIS y HIPAA