Más Información Sobre Software de nómina
¿Qué es el Software de Nómina?
El software de nómina permite a las empresas de todos los tamaños gestionar y optimizar los procesos de nómina y asegurar que los empleados sean pagados de manera oportuna y precisa. Tiene en cuenta la tasa de pago y calcula lo que un empleado debe recibir por un período de pago. Estos sistemas ayudan a los departamentos de recursos humanos (RRHH) a automatizar los procesos de nómina, rastrear el número de horas trabajadas, rastrear el tiempo y la asistencia, y permitir a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre. Los equipos de contabilidad utilizan el software de nómina para apoyar la contabilidad precisa y gestionar los gastos. Este software también calcula salarios, impuestos y deducciones antes y después de impuestos, además de ayudar a las organizaciones a cumplir con varios impuestos estatales y federales y requisitos de seguridad social. Los clientes que utilizan software de nómina a menudo aprovechan el software de nómina multinacional. Las herramientas de nómina también se integran con una variedad de otras herramientas como software de RRHH central, software de contabilidad, software de administración de beneficios y software de tiempo y asistencia.
¿Qué Tipos de Software de Nómina Existen?
Existen dos tipos principales de sistemas de nómina basados en la instalación y operación. Estos son soluciones basadas en la nube y soluciones locales. También es importante distinguir entre el software de gestión de nómina y el software de procesamiento de nómina.
Software de nómina basado en la nube
El software de nómina basado en la nube, o en línea, puede almacenar programas y datos en una base de datos remota o sistema en la nube al que se puede acceder desde cualquier computadora con conexión a internet. El software de nómina ayuda a calcular los cheques de pago a partir de las horas registradas en los sistemas de seguimiento de tiempo y asistencia. Las empresas obtienen más flexibilidad en características, control y costo en comparación con el uso de un sistema local o la externalización de la nómina a una agencia. Las soluciones de nómina en la nube también permiten a las empresas manejar sus datos, permitiéndoles proteger mejor la información de sus empleados. Dado que estas herramientas están basadas en la nube, la integridad de los datos es confiable ya que los proveedores son conocidos por usar tecnologías de seguridad de primera línea junto con copias de seguridad regulares.
Software de nómina local
El software de nómina local tiene muchas de las mismas características que las soluciones basadas en la nube, excepto que normalmente se instala e implementa en el servidor de una empresa o en las computadoras de los empleados. A su vez, se necesita un equipo de TI para mantener y gestionar el sistema, lo que lleva a costos operativos más altos que una plataforma basada en la nube.
Gestión o procesamiento de nómina
El software de gestión de nómina define y gestiona las reglas de pago, rastrea el tiempo trabajado, acumula y gestiona el tiempo de vacaciones de los empleados, calcula bonificaciones si corresponde, y gestiona las deducciones de nómina, por nombrar algunos. El procesamiento de nómina maneja todas las tareas involucradas en el pago real a los empleados, como emitir cheques o transferir fondos mediante depósito directo.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Nómina?
Hay varias características incluidas en el software de nómina que benefician a RRHH, equipos de contabilidad, empleados y la empresa en su conjunto. Las características más importantes se discuten a continuación.
Calcular y pagar salarios a los empleados: Probablemente la función más crucial de cualquier sistema de nómina es gestionar y ejecutar la nómina. En el núcleo de esta función, esto implica asegurar que cada empleado sea compensado correctamente y a tiempo a través de su método de pago preferido. Esta característica proporciona la base para todas las demás características adicionales del software de nómina. Los equipos de RRHH pueden pagar a los empleados con precisión de varias maneras con solo unos pocos clics. Los equipos de nómina gestionan y procesan la nómina a través de una plataforma, en lugar de cambiar entre diferentes programas.
Calcular y deducir retenciones: Un buen sistema de nómina procesa la información fiscal y ayuda a las organizaciones a cumplir con las obligaciones y leyes fiscales. El software de nómina calcula y deduce retenciones, como impuestos sobre la nómina, seguros, contribuciones para la jubilación, etc. Este tipo de software ajusta el pago de los empleados según el estado de retención que proporcionaron en sus formularios IRS W-4 y genera un formulario W-2 al final del año. El software de nómina también calcula la cantidad de impuestos sobre la nómina adeudados y realiza automáticamente los pagos a las autoridades fiscales. También procesa otras deducciones de nómina, como embargos salariales y deducciones voluntarias.
Procesar datos de tiempo y asistencia: Para las empresas que pagan a los empleados un salario por hora, la capacidad de rastrear el tiempo y la asistencia puede ser la capacidad más beneficiosa del software de nómina. Este software combina la nómina y el control de tiempo, lo que elimina todo el problema creado por el seguimiento de las tarjetas de tiempo de los empleados. Este tipo de sistema monitorea ausencias, días de enfermedad, horas trabajadas, horas extras y otros factores. Luego, el software sincroniza sin problemas esta información para procesar la nómina de manera eficiente.
Generar informes de nómina: La nómina siempre debe contabilizarse en los registros comerciales. El software de nómina permite a estas empresas exportar informes financieros, reduciendo así el tiempo dedicado al procesamiento de nómina. Además, utilizan otro software de contabilidad que se integra con el software de nómina para crear automáticamente un nuevo elemento de gasto al ejecutar la nómina, eliminando entradas duplicadas. La inteligencia artificial (IA) contable y las tecnologías de automatización también ayudan a reducir el fraude de proveedores y empleados. El software de nómina ayuda generando varios informes y resúmenes. Este software a menudo puede generar informes como estados de salario, informes de beneficios o resúmenes de licencias. Aún más útiles son los sistemas que permiten a los empleados acceder e imprimir formularios como sus recibos de pago o declaraciones W-2. El software de nómina genera una multitud de informes para empleados por hora y asalariados, al tiempo que proporciona plantillas de informes para que los gerentes puedan descubrir rápida y fácilmente cuáles son sus costos de nómina para cualquier período dado. Estas características permiten a los equipos de nómina revisar y analizar otros datos importantes como el número de empleados, los saldos de vacaciones (PTO) y los empleados mejor y peor pagados.
Cumplir con las leyes laborales locales y nacionales y las regulaciones de privacidad: El cumplimiento fiscal representa un verdadero problema para las empresas cuyo personal y contratistas están ubicados en todo Estados Unidos o en el extranjero. Hay miles de jurisdicciones fiscales solo en Estados Unidos, con impuestos que vienen en una variedad de formas, lo que hace que el cumplimiento de las reglas fiscales sea un trabajo complicado y que consume mucho tiempo para el personal de nómina. Las características de gestión de cumplimiento actualizan automáticamente el software de nómina cuando se promulgan cambios en cualquier ley laboral local, estatal o federal para ayudar a asegurar que las entradas de tiempo, los datos de nómina y las declaraciones de impuestos estén en línea con las leyes en las áreas donde una empresa hace negocios. Esta característica también tiene la capacidad de actualizar las reglas en el sistema de nómina para marcar automáticamente las entradas no conformes y explicar lo que se necesita para corregirlas con cada ejecución de nómina. Además, para la presentación de formularios fiscales, algunos software de nómina pueden completar los formularios automáticamente y enviar recordatorios cuando es hora de presentar. Esta característica ahorra a los equipos de nómina la tediosa tarea de solicitar extensiones o pagar multas por no cumplir con un plazo.
Otras Características del Software de Nómina: Capacidades de API / Integración, Capacidades de Pago Automático de Impuestos, Capacidades Móviles, Capacidades de Presentación de Impuestos
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Nómina?
Las soluciones de software de nómina generalmente incluyen las siguientes características, todas las cuales pueden mejorar el procesamiento, los flujos de trabajo y los sistemas de la empresa:
Calcula cálculos y deducciones de nómina: El software de nómina calcula los salarios brutos y las deducciones de nómina gestionando y procesando la nómina mientras asegura que cada empleado sea compensado correctamente y a tiempo a través de su método de pago preferido. Este software también calcula y deduce retenciones, como impuestos sobre la nómina, seguros, contribuciones para la jubilación, etc.
Genera recibos de pago precisos: El software de nómina debe generar una copia digital, en papel, o ambas, de los recibos de pago o talones de pago de los empleados, que generalmente muestran los salarios brutos para el período de pago, impuestos y cualquier otra deducción que el empleador esté obligado a hacer por ley. Esto también incluye cualquier otra deducción personal como contribuciones a planes de jubilación o pensiones, seguros, embargos o contribuciones caritativas.
Automatiza tareas: La automatización de nómina puede simplificar las operaciones diarias como la recopilación de datos, validación, protección e informes de fin de año.
Almacena datos: Otro beneficio del software de nómina es la capacidad de almacenar datos, como recibos de pago e informes anuales en una base de datos segura y fácilmente accesible.
¿Quién Usa el Software de Nómina?
El software de nómina es utilizado principalmente por equipos de RRHH, contabilidad y finanzas. Las razones más importantes y relevantes para que estos equipos utilicen el software de nómina se dan a continuación.
Recursos humanos (RRHH): Los equipos de RRHH dependen del software de nómina para automatizar los complicados procesos de nómina y asegurar que sus empleados sean pagados con precisión y a tiempo, cada vez. Los equipos de contabilidad necesitan apoyar la contabilidad precisa mientras navegan por diversos códigos fiscales, configuran modelos de nómina, emiten cheques fuera de ciclo y realizan cambios posteriores a la nómina. El software de nómina asiste a los equipos de RRHH en todas estas tareas, de manera más eficiente y precisa.
Contabilidad y finanzas: Los equipos de contabilidad y finanzas utilizan el software de nómina principalmente para el procesamiento y la elaboración de informes. Este software les proporciona una aplicación todo en uno que ayuda a eliminar la entrada de datos duplicados y asegura que el libro mayor refleje la actividad más precisa y reciente. La mayoría del software de nómina se sincroniza con el software de contabilidad, lo que permite que la información de nómina se ingrese automáticamente, asegurando un informe fiscal adecuado y un seguimiento de remesas, que es dinero que se envía o transfiere a otra parte.
Empleados: La mayoría del software de nómina proporciona portales en línea que dan a los empleados acceso a su información de pago bajo demanda. Algunos ejemplos de esta información incluyen deducciones fiscales, retenciones 401(k) y otros desgloses de beneficios. En algunos casos, los empleados pueden configurar sus propias cuentas, revisar y firmar documentos de contratación directamente a través del software.
Software Relacionado con el Software de Nómina
Varias soluciones de software benefician a los departamentos de contabilidad y finanzas, que también se integran con, o proporcionan características similares al software de nómina. Algunos ejemplos de estas categorías de software se enumeran a continuación:
Software de RRHH central: El software de RRHH central, también conocido como software de gestión de capital humano (HCM), almacena información de los empleados dentro de un sistema central de registro. Los sistemas de RRHH central se utilizan para gestionar la información de los empleados, como datos de nómina y beneficios, dentro de una base de datos de RRHH centralizada y fácilmente accesible. Estos sistemas de tecnología de RRHH han sido comercializados durante mucho tiempo como sistemas de información de recursos humanos (HRIS) o sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), pero recientemente han sido reemplazados por el término popular, HCM.
Las empresas utilizan el software de RRHH central para mantener perfiles de empleados, almacenar documentos relevantes de empleados e identificar tendencias con una visión holística de la organización. Los sistemas de RRHH central se implementan más comúnmente en los departamentos de RRHH, permitiendo a los gerentes de RRHH rastrear registros de empleados e informar tendencias clave a la gerencia. Muchas soluciones de RRHH central ofrecen opciones de autoservicio para que los empleados puedan actualizar sus beneficios o información de contacto sin interrumpir los flujos de trabajo de RRHH. El software de RRHH central a menudo se implementa como parte de un conjunto de gestión de RRHH integrado o ofrece integraciones con aplicaciones de RRHH de terceros para aumentar su valor en múltiples funciones de RRHH.
Software de administración de beneficios: El software de administración de beneficios ayuda a las organizaciones a planificar y administrar paquetes de beneficios para empleados y asegurar el cumplimiento con las regulaciones gubernamentales. Los sistemas de administración de beneficios se utilizan para gestionar beneficios para empleados, como planes de seguros y opciones de acciones, y facilitar los períodos de inscripción abierta a través de un panel de administración. Las organizaciones también utilizan estos programas para ver y ajustar los paquetes de beneficios de los empleados. Los productos de administración de beneficios frecuentemente ofrecen portales para empleados y opciones de autoservicio para permitir a los empleados ver, gestionar y actualizar información y documentos personales.
Estos sistemas son más comúnmente utilizados por los departamentos de RRHH, permitiendo a los gerentes de RRHH administrar paquetes de beneficios y fomentar un uso saludable entre los empleados. Con el software de administración de beneficios, las organizaciones identifican los beneficios que proporcionan más valor a los empleados y reducen los costos generales. El software de administración de beneficios también ayuda a las empresas a mantenerse en cumplimiento con las regulaciones federales y locales, incluyendo la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA).
Software de tiempo y asistencia: El software de tiempo y asistencia es utilizado por empresas y departamentos de RRHH para simplificar el seguimiento del tiempo. Estas soluciones gestionan los datos de tiempo y asistencia de la empresa calculando automáticamente todas las horas trabajadas, así como el tiempo de vacaciones, días festivos, días de enfermedad y horas extras. Las soluciones de tiempo y asistencia ofrecen una variedad de métodos para registrar la entrada y salida, incluidos relojes, web, teléfonos y tabletas, por nombrar algunos. Algunas soluciones pueden proporcionar características adicionales, incluyendo programación y visibilidad de las causas y tendencias de horas extras. Mientras tanto, algunas herramientas de tiempo y asistencia también ofrecen portales de autoservicio para empleados para la visibilidad de todos los detalles de la tarjeta de tiempo.
Software de contabilidad: El software de contabilidad ayuda a las empresas a optimizar y automatizar los procesos de gestión financiera, asegurando registros precisos y aumentando la eficiencia operativa en procesos recurrentes como la facturación y la conciliación. Los productos de contabilidad varían en complejidad y funcionalidad; muchas soluciones están optimizadas para su uso por empresas de cierto tamaño. Dependiendo de la escala del producto, el software de contabilidad puede incluir características para el procesamiento de nómina, facturación, conciliación, gestión de facturas y gastos, e informes financieros. Además, algunas soluciones de contabilidad incluyen características específicas de la industria, como contabilidad de proyectos para empresas de servicios profesionales o contabilidad de fondos para organizaciones sin fines de lucro.
Desafíos con el Software de Nómina
Incluso con todos los beneficios y características que proporcionan las soluciones de software de nómina, aún pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Error humano: Si bien el software de nómina elimina gran parte del trabajo manual que consume tiempo, todavía hay espacio para el error humano. Gran parte de los datos iniciales deben ingresarse manualmente para poner en marcha el sistema, por lo tanto, al incorporar nuevos empleados, la ocurrencia de errores humanos es una posibilidad. El software de nómina puede ayudar a eliminar muchas de las posibilidades de error en la nómina, pero no es absolutamente infalible.
Curva de aprendizaje: Muchos sistemas de nómina se esfuerzan por ser fáciles de usar, pero todavía hay una curva de aprendizaje para usar este software. Cuantas más características avanzadas posea un software, más hay que aprender y más tiempo llevará volverse totalmente eficiente usando el sistema.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Nómina?
Empresas de prácticamente cualquier tamaño, en cualquier industria, pueden encontrar software de nómina que se ajuste a su presupuesto y sus necesidades. Hay numerosas plataformas que están construidas exclusivamente para pequeñas y medianas empresas, o grandes empresas de tamaño empresarial. Algunos software de nómina incluso están disponibles de forma gratuita, o ofrecen un período de prueba gratuito para que las empresas con presupuestos más pequeños puedan beneficiarse del software de nómina.
Cómo Comprar Software de Nómina
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Nómina
Al seleccionar software de nómina, es importante primero observar el tamaño de la empresa, qué funcionalidad se necesita, y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay una variedad de opciones cuando se trata de productos de software de nómina, incluidos aquellos diseñados para las necesidades comerciales de pequeñas y medianas empresas.
Comparar Productos de Software de Nómina
Crear una lista larga
El propósito principal del software de nómina es facilitar la vida de todos; esto incluye la creación de talones de pago, informes, recopilación de datos y pago de salarios a los empleados. Es importante primero crear una lista larga de soluciones que reúnan todas estas funcionalidades y tareas en un solo sistema. Los compradores pueden considerar incluir software que ofrezca una aplicación móvil para gestionar la nómina sobre la marcha.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede acortar esta lista en función del presupuesto disponible. El software de nómina está disponible para adaptarse a todos los presupuestos, mientras que algunas aplicaciones generales de nómina pueden descargarse de forma gratuita o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Sin embargo, los compradores deben tener en cuenta que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Este es el caso porque la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan, por ejemplo, uno podría pedir que se le explique cómo ejecutar la nómina, crear informes personalizados o agregar un nuevo empleado al sistema de nómina.
Otro factor a considerar es cuán fácil de usar es el software para gestionar y rastrear la nómina. A menudo, el software de nómina diseñado para pequeñas empresas es más fácil de usar pero tiene menos características que el software empresarial.
Selección de Software de Nómina
Elegir un equipo de selección
Es importante que los miembros del equipo de contabilidad, nómina y RRHH, así como los gerentes que utilizarán este software, estén involucrados en el proceso de selección. Cada negocio es diferente y los usuarios probablemente estén en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre cuál es la mejor opción para las necesidades particulares del negocio.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, independientemente del software elegido, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver un retorno de la inversión (ROI), los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que se espera de la otra.
Si el negocio tiene flujo de efectivo, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitarán ayuda para implementar el software de nómina o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos, o si un tercero puede hacerlo a un costo menor.
También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa va a utilizar el software durante años y años, el comprador puede negociar términos más largos que a veces resultan en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no con todos, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero sí hay uno que es el mejor para su negocio.
Tendencias del Software de Nómina
Inteligencia artificial (IA)
La IA y la automatización podrían cambiar la nómina en los próximos años y pueden hacerse cargo de todo el proceso de nómina. Los chatbots están liderando actualmente el camino en la IA. Estos programas conversacionales llevan a cabo conversaciones en línea con los empleados para responder preguntas, resolver problemas, completar transacciones o servir como un servicio de ayuda de nómina. La IA también ayuda a automatizar los cálculos de salarios y horas y simplifica el proceso de cálculo de deducciones fiscales. Esta automatización libera tiempo para los empleados y maneja tareas mundanas como revisar innumerables hojas de cálculo y realizar numerosos cálculos.
Adopción de la nube
La nómina es el aspecto más intensivo en datos de RRHH. Las empresas que utilizan un sistema de nómina basado en la nube pueden acceder a sus datos y plataforma de software desde cualquier lugar, en lugar de usar un sistema de software interno. Todo lo que la empresa necesita es una conexión a internet para acceder a la nube. El software de nómina en la nube simplifica los procesos y reduce el esfuerzo manual, ya que sus sistemas se respaldan constantemente. Los sistemas de nómina basados en la nube también son fácilmente escalables a medida que una empresa crece. Si una organización experimenta un crecimiento rápido, no tienen que preocuparse por reemplazar su sistema de nómina existente. Invertir en sistemas basados en la nube que crecen con una empresa les permite beneficiarse continuamente de su funcionalidad.
