G2 está siguiendo constantemente la evolución de la industria tecnológica B2B, especialmente durante este tiempo incierto. Como parte de una serie de artículos basados en una encuesta reciente que realizamos, los analistas de G2 han destacado algunos problemas clave y estadísticas sobre lo que los empleados de pequeñas empresas están enfrentando mientras trabajan desde casa, junto con posibles herramientas y cursos de acción que todos pueden adoptar.

G2 realizó una encuesta sobre el trabajo remoto desde casa entre el 24 y el 27 de marzo para obtener más información sobre las experiencias de trabajo remoto debido al actual brote de COVID-19. Recibimos respuestas de 676 usuarios, que representan todos los tamaños de empresas: grandes, medianas y pequeñas empresas, de más de 18 industrias diferentes. Queríamos entender los desafíos que estas empresas están enfrentando mientras se adaptan al trabajo remoto. Específicamente, queríamos entender cómo las empresas están actualizando sus procesos de comunicación, cómo se ve afectado su gasto, las preocupaciones de seguridad que podrían tener y cuán cómodos están sus empleados trabajando desde casa usando sus herramientas actuales.

Las pequeñas empresas son las más lentas en adoptar tecnología de trabajo remoto

Con el 88% de los encuestados trabajando desde casa debido a la epidemia de coronavirus, no debería sorprender que la mayoría de los empleados estén viendo a su empresa actualizar software y procesos relacionados con la comunicación, software de mensajería instantánea empresarial y software de comunicaciones para empleados. Estas plataformas ayudan a aliviar la carga de comunicarse con todos los empleados que trabajan desde casa a tiempo completo.

Aunque las empresas grandes y medianas están experimentando actualizaciones a un ritmo del 60% y 50%, respectivamente, las pequeñas empresas solo están actualizando sus herramientas de comunicación a un ritmo del 40%. De hecho, las pequeñas empresas han tenido las tasas de actualización más bajas en siete de las ocho áreas principales.

Hay muchos factores posibles que podrían explicar esta estadística. Por ejemplo, las empresas podrían tener tan pocos empleados que pueden comunicarse efectivamente a través de correo electrónico, mensajería instantánea o teléfono; o no tienen el presupuesto para actualizar o invertir en tales herramientas. Sin embargo, el presupuesto puede no ser una barrera, hay docenas de software de mensajería instantánea empresarial que ofrecen versiones de prueba gratuitas y están hechos especialmente para pequeñas empresas. No importa el tamaño de su organización, este tipo de software facilita la mensajería directa uno a uno y la mensajería dentro de grupos y equipos predefinidos, eliminando los correos electrónicos de ida y vuelta.

Según nuestra encuesta, el mayor aumento en tecnología o procesos empresariales de pequeñas empresas como resultado del brote de COVID-19 son:

• • 54% - software de gestión de reuniones
  • 40% - comunicaciones
  • 27% - software de gestión de proyectos

Gastos tecnológicos de pequeñas empresas y uso futuro

Similar a las actualizaciones tecnológicas, alrededor del 40% de los empleados de pequeñas empresas esperan que el gasto en software de su empresa aumente, lo cual es nuevamente, menos que las organizaciones de tamaño medio (43%) y las grandes (54%). ¿Por qué las pequeñas empresas gastan menos que las empresas de tamaño medio y grande? ¿Tienen presupuestos más pequeños o no están tan preparadas financieramente para manejar cambios repentinos e inesperados en la economía y el mercado?

Según un estudio preparado por JPMorgan Chase & Co. que encuestó a 600,000 pequeñas empresas, la pequeña empresa promedio tiene alrededor de 27 días de reserva de efectivo en el banco, lo que significa que la pequeña empresa promedio tiene 27 días de flujos de efectivo que podría pagar de su saldo de efectivo si sus ingresos se detuvieran.

Esta estadística podría explicar aún más por qué las pequeñas empresas son reacias o menos dispuestas a aumentar su gasto en tecnología en respuesta a que sus empleados trabajen desde casa a tiempo completo debido al coronavirus.

La mayoría de los empleados creen que este software llegó para quedarse

Somos lo suficientemente afortunados de tener la tecnología que tenemos, como innumerables software, Wi-Fi rápido, teléfonos inteligentes, computación en la nube, mensajería instantánea, y así sucesivamente. Estas tecnologías nos han permitido no solo trabajar con éxito desde casa, sino colaborar y comunicarnos con colegas y clientes instantáneamente. Sería lógico que las empresas continuaran usando estos software después de la epidemia de COVID-19.

En respuesta a nuestra encuesta, casi el 90% de los empleados de pequeñas empresas creen que al menos algunos cambios que se hicieron a su tecnología o procesos permanecerán en su lugar de forma permanente. ¿Y por qué no lo harían? Estudios adicionales muestran que trabajar desde casa lleva a un aumento de la productividad, y según una encuesta de Canada Life, el 77% de los empleados que trabajan desde casa están de acuerdo en que son más productivos que cuando trabajan en una oficina. Esto podría deberse a un entorno más estructurado y tranquilo con menos distracciones. Una encuesta de Stanford encontró que los empleados que trabajan desde casa son un 13% más productivos que sus contrapartes en la oficina.

Además, permitir que los empleados trabajen desde casa les da más autonomía porque algunas personas pueden ser muy particulares sobre cuándo y cómo trabajan. Cuando las personas están en casa, tienen más control y operan de una manera que mejor les conviene. Trabajar desde casa también elimina el desplazamiento de los empleados, lo que puede reducir el estrés y los costos de viaje, resultando en una fuerza laboral más feliz, saludable y motivada. Finalmente, y tal vez la razón más importante para que una empresa mantenga sus actualizaciones de software en su lugar, es estar preparada en caso de que otra tragedia o epidemia ocurra y obligue a los empleados a trabajar desde casa. Si las empresas ya tienen el software y las herramientas adecuadas en su lugar, los empleados pueden pasar sin problemas de trabajar en la oficina a trabajar desde casa.

Riesgos potenciales de seguridad: el 23% de los empleados remotos de pequeñas empresas carecen de capacitación en seguridad

Independientemente del tamaño de la empresa, alrededor de un tercio de los encuestados han experimentado problemas con los riesgos de seguridad de redes domésticas y públicas mientras trabajan de forma remota debido a COVID-19. Solo en las pequeñas empresas, solo el 23% de los empleados han recibido capacitación en seguridad requerida, en comparación con el 32% en empresas medianas y el 31% en organizaciones grandes. La conclusión aquí es que no solo una mayoría de pequeñas empresas carecen significativamente de herramientas y capacitación en seguridad mientras trabajan desde casa, sino que simplemente no están tan enfocadas en la seguridad general como podrían estar. Según Aaron Walker, experto de G2 en tecnologías de seguridad en la nube, aplicaciones y redes, algunos riesgos de seguridad de red que plantea el trabajo remoto incluyen:

• Acceso a la red de la empresa
  Las políticas de acceso a la red deben limitar el acceso a la red empresarial, aplicaciones y otra información que los hackers valoran; estas políticas ayudan a garantizar que solo las partes autorizadas con una necesidad legítima tengan acceso para ver, editar o usar datos sensibles. Usando software de gestión de identidad y acceso (IAM), las empresas pueden autenticar la identidad de sus empleados antes de proporcionar acceso a los activos corporativos.

• Falta de directrices de cumplimiento
  Las directrices de cumplimiento deben desarrollarse para prevenir la pérdida de información sensible o personal. Las organizaciones deben delinear y cifrar los almacenes de datos sensibles y los datos sensibles en tránsito usando software de cifrado y software de prevención de pérdida de datos para ayudar a las empresas a prevenir que los datos sean extraídos sin autorización.

• Políticas de contraseñas
  Las empresas deben requerir que los dispositivos y las contraseñas de las cuentas se actualicen regularmente. También deben hacer cumplir directrices de protección de contraseñas fuertes que sigan las políticas estándar de la industria, como las que NIST (Instituto Nacional de Estándares y Tecnología) publica cada año.

• Políticas de "trae tu propio dispositivo" (BYOD)
  Estas políticas son comunes entre las empresas modernas, pero las empresas deben seguir vigilando de cerca todos los dispositivos conectados a su red. El aspecto más difícil de la gestión de seguridad BYOD es garantizar que los archivos e información sensibles no salgan de la red, por lo que las empresas deben hacer cumplir actualizaciones regulares de antimalware, aplicaciones y sistemas.

Incluso si una pequeña empresa carece de los recursos financieros o de TI para implementar todas o algunas de las recomendaciones anteriores mientras sus empleados trabajan desde casa, hay varias opciones de software antivirus fáciles de usar en el mercado que no solo son efectivas contra posibles malware, virus, gusanos, troyanos o adware, sino que también son fáciles de configurar. Esto empodera a casi cualquier empleado para instalar y gestionar uno de estos software de forma remota, añadiendo seguridad adicional y tranquilidad para ellos y su empresa.

¿La nueva normalidad?

Como trabajar desde casa o de forma remota se ha convertido en la nueva normalidad, al menos por el futuro cercano, las empresas de todos los tamaños, especialmente las pequeñas empresas, necesitan enfocar más recursos en implementar y actualizar sus herramientas, especialmente en lo que respecta a reuniones, comunicación y productividad. Parece haber una correlación entre los empleados que tienen las herramientas en casa que necesitan para tener éxito y sentirse cómodos trabajando de forma remota. Nuestra encuesta indica que del 85% de los empleados que creen que su empresa les ha proporcionado herramientas suficientes para trabajar desde casa, el 86% se siente cómodo trabajando de forma remota. Por otro lado, del 15% que no está de acuerdo en que tienen las herramientas que necesitan, solo el 55% se siente cómodo trabajando desde casa.

Este es el momento en que las empresas se ven obligadas a adoptar nuevas tecnologías y procesos porque sus empleados están obligados a usarlos para tener éxito. Nuestros estudios muestran que la mayoría de los empleados creen que estas herramientas se volverán tan integradas en sus vidas diarias, que al menos algunos, si no todos, de estos productos llegaron para quedarse.

Metodología de la encuesta: Datos recopilados de 676 encuestados del 24 al 27 de marzo. Las personas encuestadas son personas de negocios que actualmente trabajan de forma remota a tiempo completo, el 88% trabaja desde casa directamente en respuesta a la pandemia de COVID-19. Los encuestados residen en América del Norte, APAC o EMEA, provienen de todas las industrias y roles, y comprenden una mezcla de usuarios de G2 y encuestados externos.