Was ist Informationsarchivierung?
Informationsarchivierung ist ein Prozess, bei dem Daten in großen Speichersystemen gespeichert werden, nachdem sie als inaktiv identifiziert wurden. Software zur Informationsarchivierung unterstützt beim Archivieren von Benutzerinhalten wie SMS, Instant Messaging und Daten aus sozialen Medien, sowohl öffentlich als auch geschäftlich. Archivierte Daten können jederzeit wieder in den Dienst gestellt werden. Unternehmen verwenden häufig Enterprise Information Archiving (EIA) Software, um den Prozess der Informationsarchivierung umzusetzen.
Arten der Informationsarchivierung
Je nachdem, wofür die Archivierung verwendet wird oder in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, wird eine der folgenden Arten der Informationsarchivierung genutzt:
- Compliance-Archive: Diese Art der Informationsarchivierung wird verwendet, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Die Compliance-Informationsarchivierungslösungen können eine Vielzahl von Daten in großen Mengen speichern. Diese Art der Informationsarchivierung gewährleistet Compliance und Sicherheit beim Archivieren der Daten.
- Analyse-Archive: Analyse-Archive speichern Daten, die Einblicke in Produkte und Kunden bieten. Dies hilft, Geschäftspraktiken wie Strategieplanung und Kampagnenaufbau zu verbessern.
Vorteile der Nutzung von Informationsarchivierung
Informationsarchivierung kann Organisationen auf viele verschiedene Arten helfen. Einige davon sind unten aufgeführt:
- Kosteneinsparungen: Archivierte Daten können auf kostengünstigen Geräten gespeichert werden, vorausgesetzt, die Geräte sind vor Ausfällen geschützt. Wenn Daten aus dem Primärspeicher verschoben werden, hilft dies, Energie- und Rechenzentrumskosten zu sparen.
- Datenkompression: Die Daten, die nicht mehr verwendet werden, werden komprimiert. Dies spart bis zu 50 % des Speicherverbrauchs. Dies führt letztendlich zu jährlichen Einsparungen bei der Datenspeicherung.
- Regulatorische Compliance: Archivierte Daten können mit Hilfe von Richtlinien für einen vorbestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dies hilft, jederzeit auf die Daten zugreifen zu können.
- Leistungsverbesserung: Nachdem die Daten, die nicht mehr verwendet werden oder kalte Daten, in Archive verschoben wurden, verbleiben weniger Datensätze zur Verarbeitung, was schnellere Verarbeitungszeiten, reduzierten Speicherplatz und schnellere Suchvorgänge unterstützt.
- Datenlebenszyklus-Management: Das Datenmanagement wird mühsam, wenn die Datenmengen zunehmen. Das Archivieren der ungenutzten Daten erleichtert das Management der restlichen Daten.
- Erhöhte Produktivität: Da der Zugriff auf die archivierten Daten einfacher und schneller ist, sparen die Mitarbeiter Zeit, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Best Practices für die Informationsarchivierung
Informationsarchivierung oder Datenarchivierung ist ein integraler Bestandteil des Datenlebenszyklus. Um die Archivierung effektiv zu gestalten, sollten Benutzer diese Best Practices befolgen:
- Erstellen Sie mehrere Kopien: Es ist wichtig, mehr als ein Backup der Informationsarchive zu haben. Es wird empfohlen, Kopien in der Cloud und auf zusätzlichen Remote-Servern zu speichern.
- Wählen Sie den richtigen Anbieter: Wählen Sie den richtigen Cloud- und Datenaufbewahrungsanbieter. Ein vertrauenswürdiger Datenaufbewahrungsanbieter kann Organisationen helfen, nicht wiederherstellbare Datenverluste zu vermeiden.
- Überprüfen Sie die Datenintegrität: Es wird empfohlen, die Integrität der archivierten Daten zu überprüfen. Da die Daten nicht mehr verwendet werden, können sie beschädigt werden und monatelang im gleichen Zustand verbleiben, ohne regelmäßige Überprüfungen.
- Wählen Sie das richtige Archivierungstool: Es gibt verschiedene Archivierungstools auf dem Markt. Einige Lösungen bieten Datenarchivierung, während andere End-to-End-Datenlösungen mit integrierten Datenarchivierungsfunktionen bieten.
- Entwickeln Sie eine Informationsarchivierungsrichtlinie: Nach Erfüllung der Anforderungen für die Archivierungsstrategie ist es notwendig, eine Archivierungsrichtlinie zu erstellen, die die Prozesse und Verfahren beschreibt.
Informationsarchivierung vs. Datenbanksicherung
Archivierung wird von vielen Organisationen häufig als Datensicherung verwendet. Allerdings unterscheiden sich diese beiden Begriffe. Datenbanksicherung ist das Kopieren von physischen oder virtuellen Dateien an einen sekundären Ort. Informationsarchivierung dient in der Regel dazu, den Verbrauch des Primärspeichers und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren. Daten, die nicht verwendet werden, aber nicht obsolet sind, können aus dem Primärspeicher entfernt werden. Datensicherung hingegen wird verwendet, um Daten in externen Speichern zu speichern, um im Falle eines Risikos des Originaldatensatzes leicht darauf zugreifen zu können.
Informationsarchivierung wird in der Regel verwendet, um auf einzelne Datenobjekte wie E-Mails und Nachrichten sowie Metadaten zuzugreifen. Datensicherung hingegen wird für groß angelegte Datenentdeckungen verwendet. Sicherungsdaten werden auf Deduplizierungsgeräten gespeichert, um schnelleren Zugriff auf große Datenmengen zu ermöglichen.
Shalaka Joshi
Shalaka is a Senior Research Analyst at G2, with a focus on data and design. Prior to joining G2, she has worked as a merchandiser in the apparel industry and also had a stint as a content writer. She loves reading and writing in her leisure.
