Was sind Compliance-Audits?
Ein Compliance-Audit ist eine formelle Überprüfung der Abläufe und Verfahren einer Organisation, um sicherzustellen, dass alle geltenden Regeln, Standards, Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Das Audit wird typischerweise von einem Bericht gefolgt, der die Stärke der Compliance-Vorbereitungen, Sicherheitsrichtlinien, Risikomanagementverfahren und Benutzerzugriffskontrollen während des Audits abdeckt.
Ein Compliance-Audit gibt einer Organisation Klarheit darüber, ob sie alles tut, was sie tun sollte. Der Bericht schließt etwaige Lücken in der Compliance und gibt auch Empfehlungen zur Lösung von Problemen. Die Informationen aus dem Bericht und dem Audit variieren je nach Organisation, ob es sich um ein öffentliches oder privates Unternehmen handelt, welche Art von Daten regelmäßig verarbeitet werden und ob sensible Finanzdaten gespeichert werden.
Organisationen verwenden typischerweise Audit-Management-Software, um ihre Audit-Prozesse zu optimieren und Vorschriften oder internen Richtlinien zu entsprechen. Compliance-Profis und Betriebsleiter verwenden auch Cloud-Compliance-Tools, um die Audits zu planen und die Ergebnisse ordnungsgemäß zu analysieren.
Viele Teams verlassen sich auch auf virtuelle Datenraumlösungen, um sensible Compliance-Dokumente während des Audit-Prozesses sicher zu speichern, zu teilen und den Zugriff darauf zu kontrollieren. Diese Tools helfen, die Vertraulichkeit zu gewährleisten, Audit-Trails zu pflegen und die Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Prüfern zu unterstützen.
Arten von Compliance-Audits
Es gibt verschiedene Arten von Compliance-Audits, die eine Organisation durchführen kann. Die Art hängt von der Branche des Unternehmens ab. Einige gängige Arten von Compliance-Audits sind:
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996): Spezifisch für Gesundheitsorganisationen und bietet den Schutz der Privatsphäre und Sicherheit von medizinischen Kundeninformationen. Es umfasst auch Vorschriften, die Mitarbeiter schützen, die ihren Arbeitsplatz verloren oder gewechselt haben, insbesondere Krankenversicherer, Reinigungsdienste im Gesundheitswesen oder andere Gesundheitsdienstleister, die mit sensiblen Gesundheitsinformationen umgehen. Bei Nichteinhaltung können Bußgelder in Millionenhöhe verhängt werden.
- PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard von 2006): Gibt die notwendigen Schritte vor, die Organisationen in der Kreditkartenbranche befolgen müssen, um eine ordnungsgemäße Verwaltung und Sicherheit von Verbraucherdaten zu gewährleisten. Jedes Unternehmen, das Kreditkartenzahlungen verarbeitet oder Kreditkartendaten überträgt, muss ein PCI-Compliance-Audit seiner IT-Infrastruktur durchführen, um Risiken für Verbraucherdaten zu identifizieren. Der Nachweis der Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen von bis zu 100.000 US-Dollar führen.
- SOC 2 (System and Organization Controls): Ein Datensicherheitsaudit, das speziell für Dienstleister entwickelt wurde, die Kundendaten in der Cloud speichern. Ziel ist es, die Sicherheit von Kundendaten zu gewährleisten, indem sichergestellt wird, dass Unternehmen strenge Richtlinien und Verfahren zum Schutz dieser Informationen haben.
- SOX (Sarbanes-Oxley Act von 2002): Beinhaltet Prüfungs- und Finanzvorschriften für alle börsennotierten Unternehmen. Das Hauptziel dieses Audits ist es, Investoren zu schützen, indem von börsennotierten Unternehmen verlangt wird, Integrität und Ehrlichkeit in ihren Unternehmensangaben zu wahren. Bei Verstößen werden Bußgelder gegen CEOs und CFOs verhängt.
- ISO (International Organization of Standardization): Ein Informationssicherheits-Compliance-Standard, der Unternehmen hilft, die Sicherheit von Vermögenswerten wie Mitarbeiter- oder Drittdaten, Finanzinformationen und geistigem Eigentum zu verwalten. Dieses Audit umfasst einen Risikomanagementprozess, der Menschen, Prozesse und Technologie einschließt.
- Human Resources: Obwohl allgemeiner, gibt es mehrere Arten von Compliance-Audits, die eine Personalabteilung durchführt, um ein sicheres und freundliches Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Typischerweise fördern sie eine gleichberechtigte und faire Beschäftigung, frei von Vorurteilen und Diskriminierung.
- Internal Revenue Service (IRS): Die IRS-Compliance-Audits überprüfen, ob eine Organisation die festgelegten Steuervorschriften auf Bundesebene einhält.
- General Data Protection Regulation (GDPR): Legt Richtlinien für das Sammeln und Verarbeiten persönlicher Informationen von Unternehmen in der Europäischen Union (EU) fest. Der Standard gilt für alle Unternehmen in der EU sowie für Unternehmen außerhalb der EU, die mit den Daten von EU-Bürgern umgehen. Der Nachweis der Nichteinhaltung kann Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens nach sich ziehen.
Vorteile von Compliance-Audits
Wenn sie korrekt durchgeführt werden, können Compliance-Audits zu vielen Vorteilen führen. Einige davon sind:
- Arbeitssicherheit: Compliance-Vorschriften fördern die Arbeitssicherheit und ermöglichen es Organisationen, Anforderungen zu erfüllen, die eine sichere Umgebung für ihre Mitarbeiter gewährleisten.
- Dokumentation des Compliance-Status: Ordentlich durchgeführte Audit-Trails bieten Managern und der Unternehmensleitung ein besseres Verständnis von Unsicherheiten bezüglich der Anforderungen an spezifische Vorschriften.
- Risiken managen: Durchführung einer Risikoanalyse identifiziert und behebt etwaige Compliance-Mängel. Dies reduziert das Risiko von Unfällen, Cybersecurity-Verletzungen, hohen Geldstrafen, Durchsetzungsmaßnahmen und negativer Presse.
- Prozesse verifizieren: Die Durchführung eines Audits kann helfen, Prozesse im Zusammenhang mit der Sicherheit sensibler Daten, Finanzunterlagen, Gesundheit und Sicherheit sowie Gehaltsabrechnungen zu überprüfen.
Best Practices für Compliance-Audits
Wenn Organisationen Compliance-Audits durchführen, gibt es Best Practices, die sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Diese Best Practices umfassen:
- Implementieren Sie schriftliche Richtlinien und Verfahren, wie eine Ethikrichtlinie oder einen Verhaltensleitfaden, auf die bei Bedarf verwiesen werden kann.
- Bestimmen Sie einen Compliance-Beauftragten oder ein Compliance-Komitee, um sicherzustellen, dass die Organisation stets innerhalb der Vorschriften und Standards bleibt.
- Führen Sie effektive Schulungen und Fortbildungen für alle Mitarbeiter durch, um die besten Chancen zu haben, Geldstrafen zu vermeiden.
- Entwickeln Sie effektive Kommunikationswege zu Prozessen und Verfahren.
- Führen Sie interne Überwachungen, Audits, Überprüfungen und Inspektionen durch.
- Setzen Sie Standards und Disziplinarrichtlinien durch, um Geldstrafen zu vermeiden.
- Reagieren Sie schnell auf festgestellte Verstöße gegen Compliance-Standards und gehen Sie zügig zu Korrekturmaßnahmen über.
Compliance-Audits vs. interne Audits
Ein Compliance-Audit wird manchmal mit einem internen Audit verwechselt, meist weil dieselbe Person sie durchführt. Allerdings überprüfen beide Audits unterschiedliche Aspekte einer Organisation und führen zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Ein internes Audit bewertet, wie gut eine Organisation ihre eigenen internen Verhaltenskodizes und formalen Prozesse einhält. Ein Compliance-Audit hingegen bewertet, wie gut eine Organisation externe Gesetze und Vorschriften in verschiedenen Branchen einhält.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
