Bestes Software zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen

Software zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen hilft Regierungsbehörden, öffentliche Aufzeichnungen zu archivieren, zu verwalten und zu digitalisieren, oft mit dem Ziel, Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOI) von Bürgern zu unterstützen; gängige Dokumente umfassen Grundbuchaufzeichnungen, Heiratslizenzen, Geburts- und Sterbeurkunden sowie rechtliche Verträge. Lösungen zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen automatisieren den Arbeitsablauf, um Anfragen nach Aufzeichnungen, unabhängig davon, wie sie eingegangen sind, an die entsprechenden Parteien weiterzuleiten und die Zahlungsabwicklung zu übernehmen. Sie gewährleisten auch die Privatsphäre und Sicherheit sensibler Regierungsinformationen, indem sie Dokumente schwärzen, um die Offenlegung vertraulicher Details an Bürger zu verhindern. Typischerweise bieten diese Produkte ein Front-End-Öffentlichkeitsportal, um die Suche nach öffentlichen Aufzeichnungen zu ermöglichen und Bürgeranfragen für diese Aufzeichnungen zu sammeln, und Antragsteller können ihre Anfrage von der Aufnahme bis zum Abschluss verfolgen.

Intern bieten diese Lösungen Regierungsbehörden ähnliche Funktionen wie Software zur Archivierung von Unternehmensinformationen. In den Vereinigten Staaten sind Bundesbehörden seit 2020 verpflichtet, alle Aufzeichnungen elektronisch zu verwalten; daher sind Systeme zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen nun eine Notwendigkeit für viele amerikanische Regierungsstellen. Sie ermöglichen es den Behörden, viele ihrer Aufzeichnungen elektronisch hochzuladen und zu speichern, mit Indexierungsfunktionen für eine schnelle Abrufbarkeit zur Beantwortung von Anfragen. Software zur Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen führt auch Prüfpfade für alle Aufzeichnungen, um zu überwachen, wann sie abgerufen werden und von wem. Die meisten Lösungen bieten Berichts- und Analysefunktionen, um Leistungskennzahlen zu verfolgen und Trends in den Arten von gestellten Aufzeichnungsanfragen zu identifizieren.

Um in die Kategorie der Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

Die Erstellung von Antragsformularen ermöglichen, um mehrere Arten von Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen zu unterstützen Den Aufbau maßgeschneiderter Arbeitsablaufzuweisungen erleichtern Kommunikationstools für Bürger und Regierungsmitarbeiter bereitstellen Öffentliche Aufzeichnungen elektronisch speichern oder sich in dedizierte Dokumentenverwaltungslösungen integrieren Mit regulatorischen Programmen konform sein, die sensible Regierungsinformationen schützen, wie FedRAMP, CJIS und HIPAA