Zeitdiebstahl: Wie Sie wissen, ob Ihre Mitarbeiter Zeit stehlen

Es ist ein brandneuer Arbeitstag. Aber wissen Sie, wo Ihre Mitarbeiter sind?

Wenn sie nicht an ihren Schreibtischen sind, sind sie vielleicht am Wasserspender und unterhalten sich, machen eine verlängerte Mittagspause oder kommen einfach zu spät.

Der perfekte Mitarbeiter existiert nicht, aber es gibt einen Unterschied zwischen ein paar Mal im Jahr zu spät zur Arbeit zu kommen und das Zeiterfassungssystem auszunutzen. Wenn dies passiert, haben Sie einen Fall von Zeitdiebstahl in Ihrer Organisation.

Je nach Branche oder Größe Ihres Unternehmens kann es schwierig sein, Zeitdiebstahl am Arbeitsplatz zu vermeiden. Während die Implementierung von Abwesenheitsmanagement-Software zur Verfolgung von Mitarbeiterabwesenheiten und Krankheitsurlaub helfen kann, sollten Sie auch die Anzeichen und Möglichkeiten zur Verhinderung von Zeitdiebstahl kennen.

Wie begehen Mitarbeiter Zeitdiebstahl?

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihre Mitarbeiter Zeitdiebstahl begehen können, ohne dass Sie es überhaupt bemerken. Achten Sie auf die folgenden Arten von Zeitdiebstahl in Ihrem Team.

Missbrauch eines flexiblen Zeitplans

Remote-Teams und mobile Arbeiter werden in verschiedenen Branchen immer beliebter. Während es viele Vorteile der Remote-Arbeit gibt, kann es schwieriger sein, die Produktivität und Effizienz eines Mitarbeiters zu verfolgen, als wenn er im Büro wäre.

Da ein Remote-Team einen flexibleren Zeitplan hat, bei dem sie nicht zur Arbeit pendeln müssen, können sie diese Flexibilität für nicht arbeitsbezogene Aufgaben nutzen. Ihr Unternehmen muss die von Remote-Mitarbeitern erfassten Stunden im Auge behalten, damit die abgerechneten Stunden so genau wie möglich sind.

Obwohl dies am häufigsten bei Stundenarbeitern vorkommt, wenn Sie einen festangestellten Mitarbeiter haben, der 40 Stunden pro Woche erfasst, spiegelt die Arbeit die investierte Zeit wider? Zeiterfassungsgeräte plus ordnungsgemäße Kommunikation können viel dazu beitragen, dass Remote-Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoll nutzen.

Fälschung von Stundenzetteln

Wenn Ihr Unternehmen ein Stundenzettelsystem verwendet, kann ein Mitarbeiter seinen Zettel fälschen, indem er ungenaue Informationen über seine Arbeitszeiten angibt. Dies kann passieren, wenn ein Arbeitgeber ein manuelles Zeiterfassungssystem verwendet, wie z.B. das Ausfüllen der Zeit in einer Tabelle oder auf Stundenzetteln. Das Fälschen eines Stundenzettels kann so einfach sein wie das Aufrunden der auf ein Projekt verwendeten Zeit von 22 Minuten auf 30 Minuten.

Freundschaftliches Einstechen

Wenn eine Organisation traditionelle Stechuhr- oder Stundenzettelsysteme verwendet, könnten ihre Mitarbeiter durch freundschaftliches Einstechen Zeit stehlen. Dies geschieht, wenn ein Mitarbeiter für einen anderen Mitarbeiter einsticht, obwohl dieser noch nicht arbeitet. Zum Beispiel kommt Mitarbeiter A etwas zu spät, aber Mitarbeiter B ist bereits bei der Arbeit. Mitarbeiter A könnte Mitarbeiter B bitten, für ihn einzustechen, um trotzdem für diese Zeit bezahlt zu werden.

Technologie für persönliche Zwecke nutzen

Technologie ist überall. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter während der Arbeit ihre sozialen Medien überprüfen, einen Anruf tätigen oder eine persönliche E-Mail beantworten. Während dies hier und da in Ordnung ist, wie viel davon fällt in ihre festgelegten Arbeitszeiten?

Stellen Sie sicher, dass die Systeme oder Software, die Ihr Team verwendet, Ihre Mitarbeiter nicht dazu verleiten, ihre Smartphones zu nutzen. Wenn zum Beispiel das Programm, das zum Einloggen in ein Portal verwendet wird, zu lange zum Laden braucht, fühlen sie sich vielleicht berechtigt, schnell ihre Lieblings-Social-Media-Anwendung zu überprüfen, um die 30 Sekunden zu überbrücken, die das Laden eines Bildschirms dauert. Diese 30 Sekunden könnten sich in eine 10-minütige Scroll-Session verwandeln.

Längere Pausen machen

Jeder braucht eine Pause; tatsächlich wird eine mentale und physische Pause von der Arbeit ermutigt, solange sie nicht länger als die vereinbarte Zeit dauert.

Wenn Ihr Unternehmen nicht verlangt, dass seine Mitarbeiter vor den Pausen ausstempeln, könnte eine 30-minütige Mittagspause auf 45 Minuten oder eine Stunde verlängert werden. Wenn der Leiter einer Abteilung oder ein HR-Experte bemerkt, dass ein Mitarbeiter die Möglichkeit ausnutzt, sich nicht vor und nach der Pause ein- und auszustempeln, sollten Sie die Situation ansprechen, bevor sie eskaliert.

Das Gleiche gilt, wenn ein Mitarbeiter lange und häufige Rauchpausen außerhalb der Mittagspausen macht. Es liegt im Ermessen des Managers, diesen Mitarbeiter zu bitten, die Zeit, die er mit Rauchen verbracht hat, am Ende des Tages nachzuholen.

Zu viel sozialisieren

Sie möchten, dass Ihr Büro eine freundliche Arbeitsumgebung ist, da es immer schön ist zu sehen, wie Mitarbeiter Freundschaften schließen und sich wohl genug fühlen, um bei der Arbeit ihr authentischstes Selbst zu sein.

Unternehmensinhaber sollten das Sozialisieren mit Teammitgliedern innerhalb und außerhalb ihrer Abteilung ermutigen, aber nicht so sehr während des Arbeitstages, dass ihre Mitarbeiter einen großen Teil ihres Tages mit nicht arbeitsbezogenen Gesprächen verschwenden.

Wenn Sie bemerken, dass dies bei einigen Mitgliedern Ihres Teams vorkommt, sollten Sie den Mitarbeiter privat ansprechen, da es nie eine gute Idee ist, vor anderen eine Szene zu machen. Wenn dies zu einem weit verbreiteten Problem mit einer großen Mehrheit der Mitarbeiter wird, sollten Sie vielleicht das Stressmanagement Ihres Teams insgesamt betrachten und ob sie das Sozialisieren nutzen, um Job-Burnout zu vermeiden.

Persönliche Aktivitäten während der Arbeitszeit

Von der Arbeit an ihrem Nebenjob, dem Erledigen von Besorgungen bis hin zum Nickerchen gibt es viele Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter Zeitdiebstahl begehen kann, indem er etwas Persönliches tut. Während dies einmal oder zweimal in Ordnung sein mag, müssen Manager und HR-Experten mit ihrem Team kommunizieren, dass persönliche Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten erledigt werden müssen – insbesondere wenn ein Team remote arbeitet.

Wenn etwas Persönliches auftaucht und es unvermeidlich ist, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter weiß, dass er die verlorene Zeit nachholen muss.

Missbrauch der Zugangskarte

Wenn Ihre Organisation eine physische Zugangskarte zur Zeiterfassung verwendet, könnten Sie feststellen, dass Mitarbeiter ihre Karten für Zeitdiebstahl missbrauchen.

Während es gelegentlich vorkommen kann, dass man seine Karte zu Hause vergisst, wenn Ihre Mitarbeiter es sich zur Gewohnheit machen, diese Ausreden zu verwenden, nutzt Ihr Team diese Methode der Zeiterfassung aus.

Verstecken und Suchen

Je nach Art der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, können Sie Mitarbeiter haben, die ständig unterwegs sind, wie Fahrer, häusliche Pflegekräfte oder Landschaftsgärtner. In diesem Fall kann es schwierig sein zu wissen, wo sie sich befinden im Vergleich zu dem, wo sie sein sollten.

Vielleicht haben sie einen kurzen Stopp gemacht, um Kaffee zu holen, sind nach Hause gegangen, um ihren Hund rauszulassen, oder sind vielleicht gar nicht erschienen. Diese Form des Zeitdiebstahls wird als Verstecken und Suchen bezeichnet. Wenn Sie nicht das richtige System haben, kann ein Mitarbeiter leicht vom Radar verschwinden, und Sie erfahren es möglicherweise erst, wenn Sie eine Kundenbeschwerde haben.

Wie man Mitarbeiter-Zeitdiebstahl verhindert

Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Mitarbeiter seine Zeit nicht genau erfasst hat, gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie sicher wissen können, dass es passiert, und daran arbeiten können, es zu verhindern.

Verwenden Sie die richtige Software

In der heutigen digitalen Landschaft kann die richtige Technologie im Tech-Stack eines Unternehmens einen langen Weg gehen, um Mitarbeiter-Zeitdiebstahl ein für alle Mal zu verhindern, indem sie Fairness und Transparenz in Ihrem Unternehmen fördert.

Zusätzlich zur Nutzung von Abwesenheitsmanagement-Software zur Verfolgung von Abwesenheiten von Mitarbeitern gibt es auch Zeit- und Anwesenheitssoftware, die die Handhabung der Zeiterfassung durch Ihr Team vereinfachen kann. Wenn diese Tools im Einsatz sind, ist das Berechnen der geleisteten Stunden sowie die Nutzung von Funktionen, die das Ein- und Ausstempeln handhaben, einfacher denn je. Es eliminiert auch die Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter Zeitdiebstahl begehen kann, und macht Aktionen wie freundschaftliches Einstechen unmöglich.

Erstellen Sie klare Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien

Wenn der Zeitdiebstahl in Ihrer Organisation außer Kontrolle geraten ist, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über Ihre Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien informiert sind. Oder vielleicht müssen sie komplett überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass der Zeitdiebstahl beseitigt wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, warum Sie diese Richtlinien implementieren und was von ihnen erwartet wird.

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Verantwortlichkeiten bei der Arbeit vollständig zu verstehen und was sie tun sollten, wenn es während des Tages Leerlaufzeiten gibt. Vergessen Sie nicht, alle diese Änderungen in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen und die aktuellen Mitarbeiter über diese Änderungen zu informieren.

Bildung der Manager über die Anzeichen

Wenn ein Manager die Anzeichen von Zeitdiebstahl nicht kennt, wie kann er dann jemals helfen, ihn zu verhindern?

Es ist entscheidend, Manager richtig zu schulen und zu trainieren, wie ein Mitarbeiter Zeitdiebstahl begehen kann, damit sie wissen, worauf sie achten müssen, wenn sie ihre direkten Berichte bewerten. Nicht jede einzelne Methode wird auf jedes Unternehmen zutreffen, also grenzen Sie die ein, von denen Sie glauben, dass sie am wahrscheinlichsten in Ihrem Büro vorkommen, und helfen Sie den Managern zu verstehen, wie sie helfen können, Zeitdiebstahl zu beseitigen.

Manager sollten nicht das Gefühl haben, dass sie jede Bewegung eines Mitarbeiters überwachen müssen oder dass sie ihre Arbeit nicht erledigen können, weil sie ständig ihr Team beobachten. Dies wird nur Misstrauen verursachen, also stellen Sie sicher, dass das Training subtil und nicht invasiv ist.

Disziplinarmaßnahmen durchsetzen

Es macht keinen Spaß, Mitarbeiter zu bestrafen. Es ist nicht nur emotional anstrengend, sondern kann auch kostspielig sein. Dennoch muss Ihre Organisation vorbeugende Maßnahmen ergreifen, falls Sie Beweise sammeln, dass ein Mitarbeiter Zeitdiebstahl begeht.

Sobald Sie die Details zu Zeit und Anwesenheit im Mitarbeiterhandbuch festgelegt haben, spezifizieren Sie auch Disziplinarmaßnahmen. Dies könnte eine mündliche Verwarnung beinhalten, gefolgt von einer schriftlichen Verwarnung oder sogar der Aufnahme des Mitarbeiters in einen Leistungsverbesserungsplan (PIP). Wenn das Problem nicht gelöst wird, können Sie erwägen, Maßnahmen zu eskalieren, entweder zu einer Suspendierung oder zur Kündigung des Mitarbeiters.

Steigern Sie die Mitarbeiter-Moral, um Zeitdiebstahl zu verhindern

Wenn Ihr Personal aus unengagierten Mitarbeitern, einem ausgebrannten Team oder solchen besteht, die das Vertrauen in ihre Manager oder Chefs in Frage stellen, haben sie möglicherweise eine höhere Wahrscheinlichkeit, Zeitdiebstahl zu begehen. Überlegen Sie, ob Ihre Organisation unter einem Problem mit der Mitarbeiterbindung leidet, und nehmen Sie sich Zeit, um die Mitarbeiter-Moral zu steigern und die Unternehmenskultur zu verbessern.

Wenn Mitarbeiter sich geschätzt fühlen und ihre harte Arbeit und ihr Engagement anerkannt werden, können ihre Loyalität und Produktivität steigen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System von Mitarbeiterbelohnungen und Anerkennung implementieren oder sogar mehr Flexibilität am Arbeitsplatz einführen, um Zeitdiebstahl zu reduzieren.

Top 5 Zeit- und Anwesenheitssoftware

HR-Experten nutzen Zeit- und Anwesenheitssoftware, um die Zeiterfassung zu vereinfachen und Zeitdiebstahl zu reduzieren. Diese Tools verwalten Unternehmenszeit- und Anwesenheitsdaten, indem sie nahtlos alle geleisteten Stunden sowie Urlaubszeiten, Krankheitstage, Überstunden, persönliche Zeit und Feiertage berechnen. Außerdem bieten sie Funktionen zur Verfolgung, wann Mitarbeiter ein- und ausstempeln, mit Mitarbeiter-Self-Service-Portalen, um auf Zeitkartendetails zuzugreifen.

Um in diese Kategorie aufgenommen zu werden, muss eine Softwarelösung:

• Alle Zeit- und Anwesenheitsdaten an einem zentralen Ort speichern
• Tools zur Verarbeitung aller Aspekte der Mitarbeiterzeit und -anwesenheit bieten, einschließlich Feiertagen, Überstunden, geleisteten Stunden, Krankheitstagen und bezahltem Urlaub
• Die Wahrscheinlichkeit von anwesenheitsbezogenen Gehaltsabrechnungsfehlern eliminieren
• Arbeitskraftmetriken inspizieren

*Unten sind die fünf führenden Anbieter von Zeit- und Anwesenheitssoftware aus dem G2 Summer 2021 Grid® Report. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet sein.

1. Paycom

Personalverantwortliche lieben Paycom, weil es eine vollständige HR-Suite in einem einfach zu bedienenden Dashboard ist. Es kümmert sich um alles. Von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis zur Einhaltung von Vorschriften, Paycom hat Sie abgedeckt.

Was Benutzer mögen:

„Ich arbeite jetzt seit über 4 Jahren persönlich mit Paycom und liebe das System absolut! Kürzlich habe ich im Akron Art Museum angefangen, und als Interesse bestand, den Gehaltsabrechnungsanbieter zu wechseln, wusste ich, dass Paycom die perfekte Wahl wäre. Aufgrund seiner benutzerfreundlichen Natur und des hervorragenden Kundenservice ist dies das dritte Mal, dass ich mit Paycom implementiert habe.

Der Implementierungsprozess ist sehr reibungslos. Sie haben es zu einer Wissenschaft gemacht. Im Kundenservice würde ich sagen, dass Sie in 95% der Fälle eine Lösung beim ersten Anruf erhalten. Und Sie müssen nicht stundenlang in der Warteschleife warten; das Telefon wird sofort beantwortet. Das Feedback, das wir von unseren Mitarbeitern erhalten haben, ist sehr gut. Jeder gibt Paycom zwei Daumen hoch!“

- Paycom Review, Mary S.

Was Benutzer nicht mögen:

„Obwohl es extrem hilfreich ist, wünschte ich, die Employee Self Service View wäre funktionaler. Es ist eine Funktion, die Ihnen den Zugriff auf das, was ein Mitarbeiter sieht, ermöglicht. Aber es funktioniert eher wie eine Demo, sodass, wenn Sie auf etwas klicken, es möglicherweise funktioniert oder nicht. Dies ist einschränkend, weil ich einem Mitarbeiter nicht genau sagen kann, was er tun soll, wenn ich nur so viel sehen kann.“

- Paycom Review, Carlos S.

2. Rippling

Für ein Team, das Gehaltsabrechnung, Leistungen, HR und IT verwalten muss, ist Rippling die richtige Softwarelösung. Es macht das Onboarding eines neuen Mitarbeiters völlig nahtlos, während es sich mit Ihren bevorzugten Drittanbieter-Apps integriert, um vollständig online und papierlos zu sein.

Was Benutzer mögen:

„Die Backend-Benutzererfahrung ist unglaublich einfach, wo andere Tools übermäßig komplex sein können. Das System wächst auch weiter. Ich habe in der Vergangenheit mit vielen HR-Tools gearbeitet, und letztendlich wechseln Unternehmen von ihnen weg, weil sie sich weigern, zu innovieren und Software zu konsolidieren. Rippling ist buchstäblich ein One-Stop-Shop für HR-, ERP- und IT-Dienste, also kann man das nicht übertreffen. Ganz zu schweigen davon, dass das Unternehmen offensichtlich einen wichtigen Ansatz für sein Gesamtdesign verfolgt. Viele HR-Tools da draußen sehen sehr veraltet aus, und die UX ist nicht gut durchdacht, aber Rippling stellt das in Frage, und ich persönlich denke, dass das es zu einem starken Marktführer in diesem Bereich macht.“

- Rippling Review, Jacob C.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die Admin-Ansicht ist zu kompliziert. Oft sind Manager in unserem Unternehmen auf einen höherstufigen Admin angewiesen, um grundlegende Aufgaben auszuführen. Unser ATS speist nicht immer Kandidaten in Rippling ein, also muss ich Kandidaten manuell eingeben. Sobald Sie die Kandidaten manuell eingeben, findet Rippling sie, also ist es im Grunde doppelte Arbeit, um das Onboarding zu starten. Extrem nerviger Fehler. Außerdem reagiert das Support-Team entweder langsam oder gar nicht.“

- Rippling Review, Michael T.

3. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP wurde mit kleinen Unternehmen im Hinterkopf entwickelt, um alle möglichen HR-Hindernisse zu navigieren. Als Gehaltsabrechnungs- und HR-Lösung hilft es Unternehmen, Geld zu sparen, konform zu bleiben und ihr Team besser zu verwalten.

Was Benutzer mögen:

„Die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten ist mühsam, aber ADP macht es einfach. Die Website ist sehr gut organisiert und sehr benutzerfreundlich. Der Kundenservice ist auch sehr freundlich und bereit, meine Probleme zu lösen.“

- RUN Powered by ADP Review, Emellie A.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es gibt so viele Optionen, dass es ein bisschen überwältigend ist! Außerdem ist der Zugriff auf Formulare ziemlich schwierig. Ich klicke auf Formulare, und es führt mich nicht zu einer anderen Zielseite. Es könnte ein Pop-up sein, aber das sollte klargestellt werden, wenn dem so ist!“

- RUN Powered by ADP Review, Holly S.

4. Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce ist ein einzelnes Lösungstool für das Management von Humankapital, das HR-Experten und Unternehmensleitern hilft, die komplexen HR-Prozesse zu lösen, mit denen sie konfrontiert sein könnten, indem es alle Prozesse vereinfacht und rationalisiert.

Was Benutzer mögen:

„Ich mag die Tatsache, dass WFM direkt in die Gehaltsabrechnung fließt. Man gibt nicht wie bei ADP Dinge mehrfach ein, und das System hat so viel zu bieten. Die Tatsache, dass es wirklich ein System ist, ist ein Game-Changer. Ceridian legt auch großen Wert auf Schulung und Kundensupport sowie Engagement. Ihre jährliche Konferenz ist eine große Hilfe, und das Networking mit anderen Kunden ist so vorteilhaft.“

- Ceridian Dayforce Review, Stacy L.

Was Benutzer nicht mögen:

„Wenn ich etwas nennen müsste, das mir nicht gefällt, wäre es die Komplexität der Anwendung. Ich verstehe jedoch, dass sie komplex sein muss, mit viel, was im Hintergrund passiert, und mit Erfahrung und Zeit versteht man allmählich, wie die Dinge 'verbunden' sind.“

- Ceridian Dayforce Review, Michelle P.

5. UKG Workforce Central

Wenn Sie eine All-in-One-Lösung für das Workforce-Management für Zeit und Anwesenheit, Planung, Abwesenheitsmanagement und mehr benötigen, ist UKG Workforce Central für Sie. Es bietet eine Suite von Tools, die entwickelt wurden, um die Belegschaft eines Unternehmens auf einer mobilen, skalierbaren und sicheren Cloud-Plattform zu verwalten.

Was Benutzer mögen:

„Einfach zu verstehen! Viele Wege führen zu einem Ort! Ich liebe es, dass selbst wenn Sie ein neuer Benutzer sind, Sie sich wahrscheinlich leicht zurechtfinden können, ohne viele Fehler zu machen. Ich bin der 'Kronos-Lehrer' in meiner Organisation. Ich habe so viel Spaß daran, den Endbenutzern die Feinheiten von Kronos beizubringen und ihnen zu zeigen, wie sie sich leicht auf der Plattform zurechtfinden können.“

- UKG Workforce Central Review, Jaimie B.

Was Benutzer nicht mögen:

„WFC erfordert, dass mein Team sich in einen Internet Explorer einloggt, was für Google ein großes Problem darstellt, da wir keinen Internet Explorer auf unseren Maschinen haben dürfen. Dies verursacht einen hohen Aufwand für unser Team, um jegliche Admin-Aufgaben im Tool zu erledigen. Darüber hinaus mussten wir eine externe 'Haut' pflegen, um WFC zu überlagern, da die Benutzeroberfläche so unbenutzerfreundlich war. Dies verursachte große Probleme auf unserer Seite, wenn wir Änderungen am Tool vornehmen wollten, und erforderte ein zusätzliches Konfigurationsniveau.“

- UKG Workforce Central Review, Matt K.

Zeit ist Geld!

Am Ende des Tages ist es in Ordnung, wenn ein Mitarbeiter ein längeres Mittagessen mit einem Kunden einnimmt, der seinen Vertrag verlängert, oder wenn er wegen Autoproblemen zu spät kommt. Es wird zu einem Problem, wenn es zu einem alltäglichen Ereignis wird. Sobald Sie ein besseres Verständnis der Warnzeichen von Zeitdiebstahl, wie man ihn verhindert, und der Software, die Sie in Ihrem Tech-Stack benötigen, haben, können Sie sicher sein, dass keine Zeit verschwendet wird.

Möchten Sie die Produktivität Ihrer Organisation noch weiter steigern? Stellen Sie sicher, dass Ihre Workforce-Management-Strategie alle notwendigen Grundlagen abdeckt.