Dieser Beitrag ist Teil der 2021 Digital Trends Serie von G2. Lesen Sie mehr über G2s Perspektive zu digitalen Transformationstrends in einer Einführung von Michael Fauscette, G2s Chief Research Officer, und Tom Pringle, VP, Marktforschung, sowie zusätzliche Berichterstattung über Trends, die von G2s Analysten identifiziert wurden.

Technologie verändert weiterhin die Art und Weise, wie Geschäfte in allen Branchen abgewickelt werden, und die Buchhaltungs- und Finanzbranche bildet da keine Ausnahme. Fortschritte in der Buchhaltungssoftware transformieren Systeme und Prozesse und wandeln traditionell manuelle Aufgaben in automatisierte Funktionen um. 

Da wir uns dem Ende eines turbulenten Jahres 2020 nähern und frisch in das Jahr 2021 starten, werden Buchhaltungs- und Finanzteams weiterhin vor der Herausforderung stehen, remote zu arbeiten und Aufgaben zu erledigen, die einst im Büro durchgeführt wurden. Aufgrund der Herausforderungen, die durch die COVID-19-Pandemie entstanden sind, und der anhaltenden Nachfrage von Kunden und anderen Stakeholdern, verschieben sich die Trends in der Buchhaltungssoftware, um die Bedürfnisse von Buchhaltungs- und Finanzteams zu unterstützen. In diesem Artikel betrachten wir einige dieser Trends und wie sie von Unternehmen in den kommenden Jahren genutzt werden.

Wichtige Trends in Buchhaltung und Finanzen im Jahr 2021

• Cloud-basierte Buchhaltung 
• Buchhaltungsautomatisierung 
• Blockchain

Erhöhte Akzeptanz von Cloud-basierter Buchhaltung

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ermöglicht es Benutzern, ihre Software und Daten von überall aus zuzugreifen, wo sie eine Internetverbindung haben. Die „Cloud“ gibt Unternehmen Zugang zu Finanzinformationen und anderen gemeinsam genutzten Ressourcen, die auf den Servern der Anbieter laufen, was Buchhaltungsaufgaben zugänglicher und den gesamten Prozess effizienter macht. Mehrere Personen können auf Elemente und Dokumente zugreifen, während sie bei Bedarf Änderungen und Kommentare vornehmen. Wenn hingegen eine Organisation keinen Zugang zu einem Cloud-basierten System hat und versucht, das Hauptbuch (GL) zu führen, gibt es viele Herausforderungen, die sie überwinden müssen. In diesem Fall müssen Buchhalter manuell Transaktionen von Verbindlichkeiten (AP) und Forderungen (AR) aufzeichnen, indem sie auf mehrere Quellen zugreifen, wie ihre Bank, AP-Automatisierung und AR-Automatisierungssoftware, Papierbelege oder Rechnungen und so weiter. Dies ist nicht nur zeitaufwendig und mühsam, sondern öffnet auch die Tür für menschliche Fehler, die zweifellos zu Inkonsistenzen im weiteren Verlauf des Finanzabschlussprozesses führen werden. 

Cloud-basierte Buchhaltung wird aufgrund geringerer Eintrittsbarrieren und des Bedarfs an weniger Ressourcen immer häufiger. Der jährliche The Practice of Now Report von Sage besagt, dass 67% der Befragten glauben, dass Cloud-Technologie ihre Arbeit erleichtert, indem sie die Zusammenarbeit mit Kunden ermöglicht und das Dienstleistungsangebot verbessert. Der Bericht behauptet auch, dass Cloud-basierte Technologie Aufgaben wie die Vorbereitung von vierteljährlichen oder jährlichen Erklärungen erheblich erleichtert und es Buchhaltern ermöglicht, Probleme zu erkennen und rechtzeitig Ratschläge an Kunden zu geben. 

Aufgrund der COVID-19-Pandemie und der Tatsache, dass viele Mitarbeiter auf absehbare Zeit von zu Hause aus arbeiten, sind Unternehmen gezwungen, schnell Technologien zu implementieren oder zu aktualisieren, die ihnen helfen, sich am besten an diese neuen Umstände anzupassen. Der Wechsel einer Organisation zu Cloud-basierter Buchhaltungssoftware von Desktop- oder serverbasierter Software ermöglicht es Entscheidungsträgern und Mitarbeitern, sicheren, remote Zugriff mit weniger technischen Problemen und manchmal zu einem niedrigeren Preis zu haben. 

Laut einer Microsoft Umfrage von 151 Unternehmen, die bereits Cloud-Computing eingesetzt haben, sind die größten Vorteile Produktivitätsgewinne und Kosteneinsparungen. Immer mehr Unternehmen werden auf Cloud-basierte Buchhaltung umsteigen, wenn sie die potenziellen Vorteile des Rechnens in der Cloud erkennen.

Quelle: Ace Cloud Hosting

Im Zusammenhang mit Cloud-basierter Buchhaltung, Remote-Buchhaltung oder mobilem Computing steht der Begriff der Buchhaltung „unterwegs“, der Buchhaltungsfachleuten die Möglichkeit bietet, remote zu arbeiten, indem sie Online-Portale und Apps nutzen. Diese Funktionalität gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Finanzdaten zu verfolgen, Konten zu verwalten und Ausgaben zu erfassen, während sie sich außerhalb des Büros oder von ihren Computern entfernt befinden. Es ist sicher zu sagen, dass mit der immer größer werdenden Beliebtheit von Cloud-basiertem Computing und der weit verbreiteten Akzeptanz elektronischer Dokumentation Remote-Buchhaltung für Buchhalter zunehmend attraktiv wird. Diese Funktionalität ermöglicht es Buchhaltungsfirmen, die ständig wachsende Nachfrage ihrer Kunden rund um die Uhr zu bedienen.

Jetzt ist die Zeit, in der Unternehmen gezwungen sind, neue Technologien und Prozesse zu übernehmen, weil ihre Mitarbeiter sie nutzen müssen, um von zu Hause aus erfolgreich zu sein. Tatsächlich zeigen Studien, dass es nicht nur das ist, was die Mitarbeiter wollen, sondern dass es auch für das Unternehmen von Vorteil sein kann, Buchhaltern und Buchhaltungsteams die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit remote auszuführen. Laut einer Canada Life Umfrage stimmen 77% der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, zu, dass sie produktiver sind als bei der Arbeit im Büro. Dies könnte auf eine strukturiertere und ruhigere Umgebung mit weniger Ablenkungen zurückzuführen sein. Eine Stanford-Umfrage ergab, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, 13% produktiver sind als ihre Kollegen im Büro.

Herausforderungen bei der Integration mit ERP

Mit der erhöhten Akzeptanz von Cloud-basierten Buchhaltungs- und Finanzplattformen wird ein herausfordernder Trend, den wir sehen werden, die Integration dieser Software in ERP-Systeme sein. Da so viele Mitarbeiter 2021 remote arbeiten werden, benötigen Teams zuverlässigen, remote Zugriff auf ihre ERP-Systeme. Zum Beispiel helfen normalerweise ERP-Systeme oder andere Finanzplattformen Finanzfachleuten bei der Monatsabschlussaufgabe, indem sie Prozesse wie Abstimmungsmanagement, Import oder Integration von Tabellenkalkulationen, Kennzeichnung von Inkonsistenzen, Berichterstattung, Workflows und so weiter automatisieren. Oftmals verlassen sich Organisationen auf mehrere Plattformen im Abschlussprozess, die jeweils eine bestimmte Aufgabe erfüllen. Eine Budgetierungs- und Prognoseplattform könnte Informationen mit Finanzabschlusssoftware teilen, die wiederum Daten aus einem ERP-System zieht.

Aber was, wenn eine Organisation eine On-Premises-ERP-Plattform verwendet, deren Software auf unternehmenseigenen Servern an einem von der Firma kontrollierten Standort läuft? Wenn Unternehmen, die ihre eigene IT-Infrastruktur, Personal und Prozesse nutzen, gezwungen sind, auf ein Cloud-basiertes System umzusteigen, ist es manchmal notwendig, dieses System in ihre aktuelle ERP-Plattform zu integrieren. Im Allgemeinen ist ein ERP- oder Buchhaltungssystem in der Lage, die ihm zugeführten Finanzinformationen zu verarbeiten und mindestens die drei Standardberichte (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Kapitalflussrechnung) genau und schnell zu erstellen, vorausgesetzt, die erhaltenen Informationen waren korrekt. Ohne Zugang zu einem System, das bei der Erstellung dieser Berichte hilft, müssten Buchhaltungs- und Finanzteams Daten manuell sammeln, überprüfen und in eine Vorlage eingeben. Dies würde die Koordination zwischen mehreren Mitarbeitern erfordern, um sicherzustellen, dass die Daten zuerst korrekt sind und dann die Berichte so formatiert werden, dass sie mit Berichten aus früheren Perioden übereinstimmen. Diese Zunahme an menschlicher Interaktion kann zu Fehlern und Irrtümern führen, die ERP-Systeme helfen zu vermeiden. 

Da mehr Unternehmen im kommenden Jahr auf Cloud-basierte Plattformen umsteigen und sich anpassen, sollten sie in Betracht ziehen, Antworten auf einige der folgenden Fragen zu suchen, um ihre Systemanforderungen zu definieren und Integrationen leichter zu navigieren:

• Muss das Cloud-System mit Drittanbieter-Software integriert werden?
• Welche Informationen fließen durch Ihr Buchhaltungssystem?
• Welche Art von Berichten verwendet Ihr Finanzteam? Sind es benutzerdefinierte oder Standardberichte?
• Welche Informationen müssen Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams mit anderen Abteilungen teilen?

Es gibt viele bewegliche Teile in der Welt der Buchhaltungs- und Finanzsoftware. Es beinhaltet komplizierte Berechnungen unter Verwendung von Daten aus mehreren Quellen, wobei das Endziel darin besteht, wichtige Berichte zu erstellen, die das Management und andere Stakeholder verwenden, um die finanzielle Richtung des Unternehmens zu lenken. Mit der Unterstützung eines Cloud-basierten ERP-, Buchhaltungs- oder Finanzabschlusssoftware können Buchhaltungs- und Finanzteams, die Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, produktiv bleiben, während sie sicherstellen, dass es eine klare Kommunikation zwischen den Teams bezüglich der Prozesse und Verantwortlichkeiten gibt.

Automatisierung für den gesamten Buchhaltungslebenszyklus nutzen

Eines der wichtigsten Merkmale von Buchhaltungs- und Finanzsoftware ist die Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen. Diese Automatisierung, oder zumindest teilweise Automatisierung, kann fast alle Facetten der Buchhaltung unterstützen, einschließlich Verbindlichkeiten (AP), Forderungen (AR), GL, Bilanzen, Cashflow-Berichte und Gewinn- und Verlustrechnungen. Es ist daher keine Überraschung, dass der Webverkehr zu G2s AP-Automatisierungs- und AR-Automatisierungskategorie-Seiten im vergangenen Jahr um 78% bzw. 74% gestiegen ist. Das Interesse an Automatisierung erreicht seinen Höhepunkt und wird dies auch 2021 weiterhin tun, da sich Softwareprodukte weiterentwickeln und Unternehmen erweiterte Funktionalitäten, tiefere Berichterstattung, erhöhte Effizienz und erweiterte Automatisierung in ihren täglichen Aktivitäten bieten.

Laut einer Intuit Studie verbringen Buchhalter 86% ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Darüber hinaus wird die Anzahl der Buchhalter und Wirtschaftsprüfer bis 2024 im Geschäfts- und Finanzsektor um etwa 22% wachsen, so das Bureau of Labor Statistics. Diese Statistiken unterstreichen die Bedeutung und Nachfrage nach Buchhaltungssoftware, die automatisierte Funktionen enthält, um Routineprozesse sofort auszuführen und Ressourcen für komplexere Aufgaben und Analysen freizugeben. Die meisten Buchhaltungssysteme haben AP- und AR-Funktionalität integriert, aber sie sind nicht immer ausreichend und robust genug für Unternehmen jeder Größe, egal ob sie nur wenige Rechnungen pro Tag verarbeiten oder Tausende von Rechnungen bearbeiten und mit Hunderten von Lieferanten umgehen müssen. 

Da Organisationen weiterhin Kosten senken und Wege finden, produktiver zu werden, werden wir weiterhin weitere Investitionen in Software sehen, die die Buchhaltungsautomatisierung unterstützt. 

Laut einem Bericht von Vanguard Systems kann AP-Automatisierungssoftware 16 US-Dollar pro Rechnung oder mehr sparen und je nach Größe und Umfang der Software sich innerhalb von 6 bis 18 Monaten amortisieren.

Buchhaltungssoftwareunternehmen integrieren zunehmend künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen in ihre Software. KI sind Softwareanwendungen, die maschinelles Lernen und Algorithmen in die tägliche Funktionalität integrieren, um eine Vielzahl von Aufgaben für Benutzer zu automatisieren. KI gewinnt seit Jahren an Bedeutung und Popularität, da sie in jede Branche integriert werden kann; Buchhaltungs- und Finanzteams können diese Software nutzen, um Dateneingabe und -analyse zu rationalisieren, Betrug zu reduzieren und Unternehmensrichtlinien durch Identifizierung von Nichteinhaltungsproblemen durchzusetzen.

Es gab bereits große Investitionen in KI-gesteuerte Buchhaltungssoftware im Jahr 2020, die jüngste ist Tipalti, ein High Performer auf G2s Enterprise Payment Software Grid® (sowie ein Nischenakteur im AP Automation Software Grid®). Sie sind jetzt mit über 2 Milliarden US-Dollar bewertet, nachdem sie 150 Millionen US-Dollar in einer Series-E-Finanzierungsrunde gesammelt haben, die von Durable Capital Partners geleitet wurde. Das Unternehmen nutzt maschinelles Lernen, um Risiken und Fehler zu reduzieren und gleichzeitig Workflows aufzudecken, die rationalisiert werden könnten.

Ein weiteres relevantes Beispiel ist Nym Health, eine Plattform zur Automatisierung des Revenue Cycle Management für Krankenhausabrechnungen, die gerade 16,5 Millionen US-Dollar einschließlich Finanzierung von Googles Venture-Arm, GV, gesammelt hat. Ihre maschinellen Lernwerkzeuge helfen Krankenhäusern bei dem immerwährenden Problem der Abrechnung, die aufgrund komplizierter Kodierung besonders schwierig sein kann.

Automatische Dienste sind jetzt in vielen Sektoren der Finanzindustrie, wie Steuervorbereitungssoftware, weit verbreitet, doch der Buchhaltungssektor hat noch nicht vollständig von diesen Ressourcen profitiert. Da sich Branchen entwickeln und verändern und Software effizienter und weiter verbreitet wird, werden die Finanz- und Buchhaltungsindustrien weiterhin Plattformen mit Automatisierungsfunktionen integrieren, um Wachstum und Nachhaltigkeit in einer sich ständig verändernden Umgebung aufrechtzuerhalten.

Buchhaltung und Finanzen sind das Rückgrat der meisten Institutionen, und es ist entscheidend, dass diese Unternehmen Software nutzen, die hilft, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren und zu rationalisieren, um Zeit für andere Aufgaben freizugeben. Automatisierung wird durch Softwarefortschritt angetrieben, und es liegt an jeder Organisation, mit den Trends Schritt zu halten, während sie das Zeit- und Geldsparpotenzial dieser Lösungen voll ausschöpfen.

Die Nutzung von Blockchain in großen Buchhaltungsfirmen und Banken

Eine der am meisten diskutierten (und disruptiven) Technologien, die kürzlich aufgetaucht ist, ist Blockchain-Software, aber was genau ist Blockchain? Es ist im Wesentlichen ein effizientes, zuverlässiges und sicheres System für Transaktionen, die nicht rückgängig gemacht oder manipuliert werden können; es ermöglicht zwei Parteien, sichere digitale Transaktionen ohne einen Dritten durchzuführen. 

Als Blockchain ursprünglich im Jahr 2008 entwickelt wurde, wurde es hauptsächlich für Kryptowährungstransaktionen verwendet, aber jetzt hilft Blockchain Buchhaltern, indem es die Aufzeichnung von Vermögenswerten und Hauptbüchern automatisiert und die mit der Pflege dieser Aufzeichnungen verbundenen Kosten reduziert. Die Big Four Buchhaltungsfirmen haben bereits begonnen, in Blockchain zu investieren und es ist nur eine Frage der Zeit, bis mehr Unternehmen diese Technologie in ihre Geschäftspraktiken integrieren. Ursprünglich von der Finanzindustrie als Konkurrenz angesehen, erwärmen sich immer mehr Banken jetzt für die Idee hinter der Blockchain-Technologie. Hunderte von Banken weltweit nutzen diese Technologie bereits, und es werden in den kommenden Jahren sicherlich noch mehr folgen.

Die verschiedenen Anwendungsfälle zeigen, dass die Nachfrage nach Blockchain-Technologie steigt und sie in einer Vielzahl von Branchen, sowohl großen als auch kleinen, eingesetzt werden kann. Die Akzeptanzrate mag langsam sein, aber sie wird in den kommenden Jahren stetig sein und die insgesamt Sicherheits- und Transparenzvorteile werden es wert sein, mit Vorteilen, die sich aus Funktionen wie Smart Contracts und Sicherung von IoT-Netzwerken ergeben.

Bearbeitet von Sinchana Mistry